Инструкция для работодателей

Работодателю следует собрать подписи абсолютно всех работников, подтверждающие тот факт, что они ознакомлены с уведомлением о переходе на электронные трудовые книжки. Как это реализовать – решать Вам. Мы можем порекомендовать следующие способы:

· Создать информационную рассылку, в которой рассказать о данном новшестве и собрать подписи работников, что они ознакомлены с данными нововведениями.

· Отправить индивидуальное письма каждому работнику о данном нововведении и также попросить расписаться о получении информации.

Работникам, которые не находятся на месте работы по причине командировки, больничного или же декретного отпуска, следует отправить письмо с уведомлением.

После того, как работник получил уведомление, он должен выполнить следующие действия:

· Написать заявление в произвольной форме по поводу того, что он согласен перейти на электронную трудовую книжку;

· Написать заявление с просьбой по-прежнему вести трудовую книжку на бумаге

Также работодатель должен будет выполнить следующие действия:

· Издать приказ о конкретных планах по переходу на электронный формат электронных книжек;

· Издать приказ о назначении ответственного лица за контролем над электронными трудовыми книжками;

· Подготовить программное обеспечение для функционирования электронных трудовых книжек;

· Внести изменение в сетевые акты компании и составить коллективный договор в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Переходить на электронные трудовые книжки необходимо грамотно и поэтапно. О том, как именно нужно осуществить переход, мы сейчас и поговорим.

· Осведомите всех работников о переходе на электронную книжку.

- До 1 июля работодатель обязан предупредить всех своих работников о том, что информация о трудовом стаже будет внесен на хранение в ПФР в электронном виде, они могут избрать, как начальник будет вести их книжки.

- В осведомлении нужно попросить сотрудников выбрать правильное решение и подать заявку в определенный месяц. Работодатель не должен предъявлять требований о быстром принятии решения.

· Раздайте сотрудникам бланки заявлений.

- По окончанию 2020 года работник обязан сообщить о принятом решении насчет сохранения бумажной книжки, либо о переходе на электронную. Самым лучшим вариантом будет считаться подготовка шаблонов с уведомлениями и отослать их всем сотрудникам. В таком случае возможны два варианта: заявление о сохранении старой книжки, либо заявление об отказе от бумажной книжки.

· Проверяйте бумажные трудовые книжки.

- Перед ведением новых трудовых, проверьте правильность заполнения бумажных. Проблема в том, что различные поправки необходимо отражать в новом отчете.

· Подготавливайтесь к сдаче новых отчетов.

- С 1 января у работодателей появилась другая обязанность – представлять в ПФР данные о трудовой деятельности.

- Работодатели численностью больше двадцати четырех человек должны отправлять отчеты в ПФР через Internet. Если в организации меньше людей – просто сдать на бумаге.

· Лучше завести электронную почту.

Можете создать почту для отделов кадров. Весь процесс заключается в том, что данные о трудовой деятельности в нынешнее время необходимо хранить не только в бумажном варианте, но и на электронных носителях. Так как у большинства сотрудников должен быть доступ к данной информации, а постоянно носить с собой бумажные источники информации крайне неудобно.

· Изменение внутренней документации отдельно по кадрам.

Необходимо проверить внутреннюю документацию компании, в частности пункт с трудовыми книжками работников и обновить разделы о приеме на работу и выдаче сведений о трудовой деятельности. В данные разделы необходимо внести изменения о переходе на электронный носитель информации в соответствии с действующим Трудовым Кодексом Российской Федерации.

Как внести запись

В случае, когда работник подписал заявление о переходе организации на электронные трудовые книжки, работодатель должен зафиксировать факт перехода от бумажного варианта к электронной трудовой книжке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. О том, как это правильно сделать, мы сейчас Вам подробно расскажем.

В бумажном варианте трудовой книжке, которая будет выдана сотруднику после осуществления перехода на электронный формат трудовой книжки, необходимо указать следующую информацию:

· в графе 1— необходимо внести порядковый номер вносимой записи;

· в графе 2 — следует указать дату выдачи трудовой книжки на руки;

· в графе 3 раздела «Сведения о работе» — запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федеральных законов от 16.12.19 № 439-ФЗ)»;

· в графе 4 — нужно указать дату подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Кроме того, в книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» делается следующая запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федеральных законов № 439-ФЗ)». Работник, получивший на руки трудовую книжку, должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек.