Л2. Современная источниковая база ДОУ. Понятие «документ»: происхождение и трансформация. Определение документа в государственных стандартах. Функции документа.

Определение документа в государственных стандартах.

Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как "средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека". Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что "документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве". Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: "Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, также как и его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи "закреплённой" на материальном носителе или даже "привязанной" к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. "Документированная информация... есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности".

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: "Документ - информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем".

Почему уделяется так много внимания термину "документ" и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку "язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё".

Таким образом, стандартизованное определение понятия "документ", с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

Функции документов

Функция документа – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. При дифференциации функций необходимо учитывать, что не существует документов, несущих лишь одну функцию, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и разграничить их можно только для их функционального анализа, который возможен исходя из содержательной стороны документа. Документ является полифункциональным объектом, выполняющим ряд взаимосвязанных функций, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

Типологически функции объединяются в следующие блоки:

- информационные функции, включающие собственно информационную, социальную, политическую и коммуникативную;

- функции, обеспечивающие процесс управления, - управленческая, правовая;

- культурно-исторические функции – культурная, исторического источника.

 Среди функций выделяются главная, общие и специальные.

Главная, наиболее обобщающая функция документа – это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размножения документной информации.

 К общим функциям относятся:

- информационная: любой документ создается для сохранения информации, т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа; эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность ценность, новизна информации и др.; информацию, содержащуюся в документах, можно разделить на ретроспективную (относящуюся к прошлому), оперативную (текущую), перспективную (относящуюся к будущему), а также на первичную и вторичную, динамическую и статистическую;

- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью; социальная функция документа состоит в запечатлении, хранении и передаче именно социальной информации, т.е информации о процессах, происходящих в обществе; документ не только является продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в известной степени формировать их; изучение социальной функции документа, ее правильное уяснение помогает воспроизвести механизм действия общества; социальная функция документа – это и отражение в нем деятельности, места и роли человека в данной социальной структуре;

- коммуникативная: способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, т.е. документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями; у коммуникативной функции есть три подфункции исходя из которых документы делятся на категории: документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, жалобы и др.), документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и др.) и документы много стороннего действия (заявления политических партий, коллективные письма – протесты и др.); коммуникативные возможности документов резко возросли благодаря внедрению информационных, прежде всего компьютерных технологий – Интернета (Всемирной компьютерной сети), интерфейса (аппаратных или программных средств, обеспечивающих взаимодействие программ внутри вычислительной системы) и др.;

- культурная: способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе; закрепление и передача культурных ценностей лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

К специальным функциям документов относятся:

- управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;

- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

- политическая: определяется необходимостью запечатления, сохранения и передачи информации о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, деятельности политических партий и общественных организаций, политических лидерах и т.п.;

- историческая (исторического источника): документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно 12=14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Функциональность документа, т.е. применимость для хранения и передачи той или иной информации, определяется его структурой, которая обычно понимается как целое, задающее характер входящих в него элементов, их взаиморасположение и связь.

Определенную структуру имеют как отдельные элементы документа, так и документ в целом.

 

 

 

Механическая запись

Перфорирование                                                        ,

Начиная с XIX века широкое распространение в мире приобрели способы записи и считывания информации, явившиеся результатом дальнейшего технического прогресса: механический, фотохимический, электромагнитный, оптический и другие. Все они основаны на использовании специальной достаточно сложной техники, без помощи которой человеку в большинстве случаев просто недоступна записанная подобным образом информация. Такими способами создаются документы, массивы которых (полностью или частично) называют технотронными, машиночитаемыми, аудиовизуальными. В частности, к аудиовизуальным относят документы, содержащие изобразительную и звуковую информацию, воспроизведение которой требует соответствующего оборудования (фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фонодокументы, а также документы на микроформах).

Значительная часть такого рода документов создавалась механическим способом, основанным на изменении физического состояния поверхности или структуры материального носителя информации. Первый известный факт практического применения механического способа фиксации информации относится к 1741 г., когда французский механик Ж. Вакансон для управления ткацким станком использовал механический перфорированный барабан. Шесть десятилетий спустя, в 1804 г., другой французский изобретатель — Ж. Жаккар — также для управления ткацкими станками применил перфокарты. Будущий узор на ткани программировался сначала на прямоугольных карточках из картона — перфокартах, на которых в определённом порядке пробивались отверстия (перфорации). В процессе работы станка перфокарты ощупывались специальными штырями, считывавшими таким образом информацию, которая затем передавалась движущемуся челноку.

Между прочим, на перфокарты записывались и программы мелодий для шарманок, широко распространённых в минувшие столетия на улицах европейских городов.

В XIX веке были сделаны дальнейшие шаги по пути механизации процессов документирования. В частности, в конце столетия Герман Холлерит сконструировал перфоратор, с помощью которого информация механическим способом фиксировалась на перфокартах, использовавшихся как матричные носители. Затем электромеханическая счётная машина (статистический табулятор) достаточно быстро сортировала и считывала эту информацию.

Впервые изобретение Г. Холлерита было успешно использовано в процессе обработки материалов переписи населения. На перфокарте имелось 12 рядов, в каждом из которых можно было пробить 20 отверстий и закодировать таким образом минимально необходимую информацию: пол, возраст, место рождения, семейное положение, количество детей. Считывание информации производилось с помощью игл. Попадая в отверстие на перфокарте, игла замыкала электрический контакт и передавала таким путём электрический сигнал на счётчик табулятора. С помощью этой машины удалось всего лишь за один год обработать материалы 11-й переписи населения Северо-Американских Соединённых Штатов (1890 г.), вместо первоначально предполагавшихся 7 лет.

В России счётные машины фирмы «Холлерит» для работы с перфокартами впервые были применены в 1897 г. для обработки материалов первой всеобщей переписи населения. Было заполнено свыше 126 млн. перфокарт на основе информации, перенесённой с 30 млн. переписных бюллетеней, общий вес которых составлял более 1000 тонн.

Тогда же, в XIX веке, появилась перфолента, которая использовалась в различных областях человеческой деятельности. В частности, перфолента являлась важнейшей составляющей изобретённой в 1881 г. пианолы (или фонолы) — инструмента для автоматической игры на фортепиано. Заранее, во время игры пианиста, на перфоленте пробивались отверстия, соответствовавшие определённым нотам. Затем валик с перфолентой вставлялся в пианолу, где записанная таким образом информация считывалась с помощью пневматического механизма.

Перфолента нашла применение и в так называемом монотипе — наборной машине, изобретённой в 1892 г. Т. Ланстоном. Используя специальную клавиатуру, наборщик составлял текст, на основании которого иглы перфорирующего механизма с помощью сжатого воздуха пробивали в бумажной ленте кодовую комбинацию из отверстий. После каждого удара по клавише, соответствовавшего определённой букве, знаку или пробелу между ними, бумажная лента передвигалась на один шаг — 3 мм. Затем катушка с перфолентой заряжалась в отливной аппарат, где также с помощью сжатого воздуха считывалась с перфоленты закодированная на ней информация и автоматически изготавливался набор из литер.

Позднее, в середине и второй половине XX века, перфорирование, т. е. механическая запись, широко использовалось для ввода и вывода информации в первых цифровых вычислителъных машинах. Необходимая информация фиксировалась на машинных перфокартах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в обусловленных матрицей информационных точках. Шаг перфорации был стандартизован и составлял 2,5 мм, а диаметр отверстий— 1,8 мм. Пробивка перфокарт осуществлялась специальными машинами— перфораторами и контрольниками. Обработка производилась при помощи сортировок, раскладочно-подборочных машин и табуляторов. Информация с машинных перфокарт и перфолент в ЭВМ на первых порах считывалась с помощью специальных металлических щёточек— электрических контактов, замыкавших электрическую цепь при попадании на отверстие. Впоследствии, с внедрением фотоэлементов, считывание информации стало бесконтактным.

Система организационно-распорядительной документации (ОРД)

Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система организационно-распорядительной документации состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

1. система организационной (или организационно-правовой) документации

2. система распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся такие виды документов, как:

1. устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

2. положение об организации;

3. штатное распивание;

4. должностные инструкции, а также некоторые другие.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и некоторые другие.

Копийность документа

Копия (от лат. “copia”) – множество. Копия документа – это “документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”.

Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст. В практических целях составлялись сборники копий, грамот – для укрепления землевладельческих прав, привилегий, для учёта документации и т.д. В Западной Европе эти сборники назывались картуляриями и были известны с 10 века. В России они получили название копийных книг. В частности, из 15 столетия до нас дошёл список так называемого Краткого собрания ханских ярлыков русским митрополитам в русском переводе¹³¹.

Первоначально копия списывалась от руки. Отсюда и название – список (например, список летописи). В российских учреждениях копированием документов занимались специальные сотрудники – копиисты. Позднее, начиная со второй половины 19 в., появились машинописные копии.

Существует множество видов копий:

отпуск – это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала; дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан; выписка – копия части документа; копия с копии – создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

Один из экземпляров копии документа называется дублетным документом.

По способу воспроизведения копии могут быть:

ручные - получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке; автоматические – представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии.

По времени воспроизведения копии делятся на:

одновременные – возникают одновременно с оригиналом (например, при написании через копировальную бумагу); позднейшие копии (могут создаваться спустя многие годы и тысячи лет).

По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть:

графически тождественные (факсимильные) – фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения; частично тождественные – обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа; графически не тождественные копии – копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом; рисованные копии – максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение текста, удостоверительные надписи) оригинала.

В связи с использованием для изготовления документов новых информационных технологий, компьютерной периферии, прежде всего принтеров, появились достаточно специфические копии. Дело в том, что многие принтерные распечатки не имеют оригиналов, либо их получают с временно существующего оригинала, в частности, с промежуточного экранного (дисплейного). А в перспективе роль временного оригинала будет играть “формируемый с голоса или с компьютерной авторучки и корректируемый в том же режиме электронный вариант временно существующего оригинала”.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

авторизованные, т.е. удостоверенные автором; заверенные – копии, удостоверенные должностным лицом. Заверенная копия – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений. Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

 

Виды документов.

Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.
Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно- кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.
Подлинные документы бывают действительные и недействительные.
Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные.
Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

 

Л2. Современная источниковая база ДОУ. Понятие «документ»: происхождение и трансформация. Определение документа в государственных стандартах. Функции документа.

 

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

 

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте — Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ. Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д. —

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004№ 125-ФЗ.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов, на которые по мере необходимости в настоящем пособии будут делаться ссылки.

 

Назовем также ряд Указов Президента РФ: «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ», «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации». Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов.

Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значени е. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Вот эти документы:

— Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции. Принципиальное отличие такой системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

— Утратила силу Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8ноября 2005г. №536.

Со 2 июля 2009 года вступили в действие Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477

Теперь все ссылки в этих Типовых регламентах на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 заменены ссылками на новые правила.

На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.

Правила дают определения таким понятиям как «документирование» (фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке), «делопроизводство», «документ», «документооборот», «реквизит документа», «подлинник документа» и «копия документа» и т. п. Несомненно, современные словари кадрового делопроизводства будут опираться теперь во многом на новый источник ["документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти; "документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти; "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа; "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа; "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения; "дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти; "служба делопроизводства" - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях феде<