Унифицированные системы документации. Классификаторы технико-экономической и социальной информации.

В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971г было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации. В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации.

Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизированному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности».

Главной целью создания унифицированной системы документации является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

Унифицированная система документации способствует:

1. сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате чего от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

2. широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);

3. упорядочению информационных потоков;

4. сокращению количества документов;

5. дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому унифицированная система документации представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

Ядро всей унифицированной системы документации составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

- общероссийские;

- отраслевые (ведомственные);

- формы документов субъектов Федерации;

- формы документов объединений, предприятий, организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует 8 унифицированных систем документации, в том числе:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система Пенсионного фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации и др.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов – единых нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела Табель форм документов – это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы.

В настоящее время в условиях бурного развития информационных технологий единицей хранения, обработки, информационного обмена и поиска стал выступать не только документ как единое целое, но и отдельные его реквизиты, а также показатели содержания. Это потребовало создания единого языка формализованного описания данных, используемых в управлении, с целью единообразного представления одних и тех же реквизитов в различных документах для решения в конечном счете задачи создания единого информационного пространства страны. Таким стандартным языком, обеспечивающим информационную совместимость различных систем документации, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Координация работы по созданию классификаторов и унифицированных систем документации осуществлялось Госстандартом СССР и непосредственно – Всесоюзным научно-исследовательским институтом классификации и кодирования информации (ВНИИКИ).

Классификаторы подразделяются на категории. Категория классификатора указывает на его принадлежность к определенной группе в зависимости от уровня утверждения сферы применения. Различают классификаторы общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Вся совокупность общероссийских классификаторов в зависимости от вида информации, являющейся объектом классификации и кодирования, распределена на восемь групп:

1. Социальная информация. Сюда входит Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН), разработанный в 1993г. Объектами классификации в нем являются виды пенсий и пособий; условия назначения пенсий, их размеры; причины и группы инвалидности; трудовой стаж и его исчисление; исчисление пенсии и заработка; надбавки к пенсиям и т.п.

2. Информация по описанию организации экономики. В эту группу входят наиболее широко используемые классификаторы:

- Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО), разработанный в 1995г и введенный в действие с 01.01.1997г;

- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ), разработанный в 1993г и введенный в действие с 01.07.1997г;

- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), разработанный в 1993г;

- Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР) – утвержден Госстандартом России в 1995г и введен в действие с 1997г;

- Классификатор форм собственности (КФС) и Классификатор организационно-правовых форм (КОПФ), введенные в действие с 1 января 2000г.

3. Информации о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах. Сюда относится, в частности, Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), введенный в действие с января 2003 г. и сменивший ранее действовавший, разработанный еще в 1975г Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ).

4. Информация о природных и трудовых ресурсах – Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), введенный в действие с 1 января 2004г (ОК 009-2003) и др.

5. Информация о финансово-кредитной сфере – представлена, в частности, Общероссийским классификатором валют (ОКВ).

 6. Информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения. Сюда входят Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др. В частности, в ОКУД кодируются наименования унифицированных форм восьми унифицированных систем документации, включая организационно-распорядительную, банковскую, отчетно-статистическую, первичную учетную и др. В этот классификатор включено в общей сложности около 1900 форм документов.

7. Информация о стандартах и технологических процессах – Общероссийский классификатор стандартов (ОКС); Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (ОК ЕСКД).

8. Прочие виды технико-экономической и социальной информации. В частности, Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ), Общеправовой классификатор отраслей законодательства (ОКОЗ), Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК).

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации относятся к нормативным документам. По своему статусу они соответствуют государственным стандартам.