Таксономические единицы (категории) растений: Каждая система классификации состоит из определённых соподчиненных друг другу...
История создания датчика движения: Первый прибор для обнаружения движения был изобретен немецким физиком Генрихом Герцем...
Топ:
Проблема типологии научных революций: Глобальные научные революции и типы научной рациональности...
Когда производится ограждение поезда, остановившегося на перегоне: Во всех случаях немедленно должно быть ограждено место препятствия для движения поездов на смежном пути двухпутного...
Методика измерений сопротивления растеканию тока анодного заземления: Анодный заземлитель (анод) – проводник, погруженный в электролитическую среду (грунт, раствор электролита) и подключенный к положительному...
Интересное:
Наиболее распространенные виды рака: Раковая опухоль — это самостоятельное новообразование, которое может возникнуть и от повышенного давления...
Берегоукрепление оползневых склонов: На прибрежных склонах основной причиной развития оползневых процессов является подмыв водами рек естественных склонов...
Как мы говорим и как мы слушаем: общение можно сравнить с огромным зонтиком, под которым скрыто все...
Дисциплины:
2020-05-10 | 222 |
5.00
из
|
Заказать работу |
документов. Развитие унификации и стандартизации документов. Вопросы:
1. Унификация документов как одно из направлений их совершенствования.
2. Внутривидовая унификация документов.
3. Развитие унификации и стандартизации документов.
Под унификацией в широком теоретическом смысле понимается оптимальное сокращение числа элементов объектов, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления путем сокращения времени на все виды работы с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и формы.
Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковы.
Объектом унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в него реквизитов.
Основные задачи совершенствования содержания документа:
1) при унификации:
отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;
2) при стандартизации:
установление единых требований к реквизитам, включаемым в документ. В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные формы документов.
Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации:
• целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления.
при стандартизации:
• формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобразить наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.
Стандарты на документ должны способствовать унификации управленческой документации в организациях, организация централизованного выполнения бланков - созданию возможности обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, уменьшению затрат на канцелярские расходы.
Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено необоснованным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.
Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выходит требование повышения информативности документов, их унификации по форме и содержанию. Эта задача решается методом стандартизации.
Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами:
1) стандартизация – это устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. При этом она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение;
2) стандартизация – это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов;
3) стандартизация – это закрепление и распространение лишь тех свойств, качеств документа, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Часто унификация рассматривается как один из методов стандартизации. Унификация может проводиться самостоятельно (без стандартизации).
Правовая сила стандартов:
Стандарт – это технический нормативный документ рекомендательного характера.
Включение в стандарты требований обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.
Унификация и стандартизация документов имеют достаточно долгую историю. В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы различных журналов, сформулированы требования к написанию целого ряда документов.
Однако на серьезной научной основе работы по стандартизации и унификации документов начались только в СССР. В первой половине 1920-х годов началась практическая деятельность по унификации и стандартизации документов:
1) упорядочение форматов бумаг;
79397032) разработка форм и бланков документов (основное внимание уделялось письмам как наиболее массовому виду документов. В середине 1920-х годов в ряде ведомств разрабатывались единые бланки писем. Попытки создать устойчивые формуляры других наиболее распространенных в управленческой деятельности видов документов
(протокола, извещения, командировочного удостоверения). Большую работу в этом
направлении проделали НК РКИ и Институт техники управления (в начале 1930-х
годов закрыт, а работники репрессированы). Проектируя формы документов, они
учитывали способ и последовательность их заполнения и применения при обработке
документов средствами механизации, несмотря на незначительность их распространения в те годы. В 1929-1930 гг. утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд форм документов: ОСТы «Письма деловые», «Телефонограммы», «Протокол заседания», «Извещение о заседании» и др. Часть из ОСТов действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий);
3) выработка трафаретов текстов документов и попытка установления отдельных разновидностей документов (в ведомствах типизировали письма, разрабатывали структуру планов, отдельных разновидностей протоколов и т.д.).
Качественно новый этап в оптимизации управленческой деятельности начался в середине 1960-х годов. Основное направление совершенствования документации с конца 1960-х годов - унификация и стандартизация, которые рассматривались как общегосударственная проблема. Начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первично-учетной и организационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных министерств, ведомств, НИИ. Методика унификации и стандартизации складывается на базе накопленного отечественного и зарубежного опыта.
Под влиянием практики международной стандартизации получает распространение метод стандартизации и унификации документов на основе построения графической модели - формуляра-образца. Единый формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов на одном листе. Однако теоретическая неразработанность документоведческих проблем приводит к выбору объектов стандартизации, исходя из массовости распространения того или иного документа в практике управления. Разработан комплекс проектов ГОСТов на отдельные виды ОРД. Но уже в начале 1970-х гг. происходит разработка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов. Внедрение системных исследований приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как объект унификации.
История развития пистолетов-пулеметов: Предпосылкой для возникновения пистолетов-пулеметов послужила давняя тенденция тяготения винтовок...
Семя – орган полового размножения и расселения растений: наружи у семян имеется плотный покров – кожура...
Двойное оплодотворение у цветковых растений: Оплодотворение - это процесс слияния мужской и женской половых клеток с образованием зиготы...
Историки об Елизавете Петровне: Елизавета попала между двумя встречными культурными течениями, воспитывалась среди новых европейских веяний и преданий...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!