Архитектура электронного правительства: Единая архитектура – это методологический подход при создании системы управления государства, который строится...
Типы сооружений для обработки осадков: Септиками называются сооружения, в которых одновременно происходят осветление сточной жидкости...
Топ:
Методика измерений сопротивления растеканию тока анодного заземления: Анодный заземлитель (анод) – проводник, погруженный в электролитическую среду (грунт, раствор электролита) и подключенный к положительному...
Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса приобретения: Процесс заготовления представляет систему экономических событий, включающих приобретение организацией у поставщиков сырья...
Интересное:
Средства для ингаляционного наркоза: Наркоз наступает в результате вдыхания (ингаляции) средств, которое осуществляют или с помощью маски...
Берегоукрепление оползневых склонов: На прибрежных склонах основной причиной развития оползневых процессов является подмыв водами рек естественных склонов...
Влияние предпринимательской среды на эффективное функционирование предприятия: Предпринимательская среда – это совокупность внешних и внутренних факторов, оказывающих влияние на функционирование фирмы...
Дисциплины:
2020-05-08 | 153 |
5.00
из
|
Заказать работу |
в условиях применения электронного документооборота на примере организационно-контрольного комитета администрации города Барнаула
Е.А. Жукова
Алтайский филиал ФГБОУ ВО «Российская академия народного хозяйства
и государственной службы при Президенте Российской Федерации»
(г. Барнаул)
Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности организации [1]. Для рациональной организации делопроизводства необходима систематизация документов.
Особенности систематизации документов в современном делопроизводстве определяются необходимостью организации документооборота в электронном формате. Приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (далее – Рекомендации) определил единые подходы в работе по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. На основе указанного документа в органах местного самоуправления (далее – МСУ) также должен быть разработан перечень документов, которые будут использованы в электронном формате для более рациональной организации работы органов МСУ.
Организационно-контрольный комитет (далее – ОКК, Комитет) является одним из структурных подразделений Администрации города. За организацию делопроизводства в ОКК ответственность несет структурное подразделение Комитета – отдел канцелярии [2]. В сферу его полномочий входит осуществление контроля за организацией документооборота, а также соблюдение требований Инструкции по делопроизводству и Регламента работы в городской системе электронного документооборота (далее – гор СЭД).
Номенклатура дел в организационно-контрольном комитете администрации города Барнаула составляется на основе инструкции по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления. Составители инструкций по делопроизводству до сих пор устанавливают правила систематизации документального фонда только для бумажных документов.
В данном структурном подразделении документооборот является смешанным. При анализе номенклатуры дел для выявления наличия электронного документооборота в работе Комитета, необходимо обратить внимание на графу Примечание. В этой графе дается ссылка на хранение какого-либо документа в электронном формате. Анализ показал, что в номенклатуре дел ОКК в электронном формате предусмотрено ведение журналов регистрации различных документов. Остальные документы создаются, хранятся и используются на бумажном носителе.
Таким образом, документы комитета хранятся на бумажном носителе, а в электронном виде проходит только их регистрация в горСЭД. Соответственно, электронный документооборот не используется в полной мере.
Для определения вида носителя документов требуется разработка перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. В администрации города Барнаула такой документ пока не составлялся. В связи с этим, для совершенствования внедрения электронного документооборота необходимо создание данного перечня для конкретного структурного подразделения, в нашем случае для ОКК. При принятии решения о переходе на использование электронных документов и смешанного документооборота необходимо, в первую очередь, ориентироваться на интересы дела и использовать электронные документы там, где это дает реальные преимущества. Предельно осторожно следует подходить к вопросу об отказе от бумажных документов в тех случаях, когда им установлены длительные сроки хранения и когда эти документы необходимы с целью подтверждения правовых обязательств [4].
Таким образом, номенклатура дел позволяет систематизировать документы в организации, а также рационально организовывать работу с документами. Создание надежной и понятной системы оперативного и архивного хранения электронных документов и дел в организации является важнейшим фактором, обуславливающим расширение применения информационных технологий в современном делопроизводстве.
Библиографический список
1. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р 7.0.8-2013. – утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 – № 1185-ст.
2. Положение об организационно-контрольном комитете администрации города Барнаула: утв. Постановлением Администрацией города Барнаула 19.02.2019 № 245.
3. Регламент работы в городской системе электронного документооборота [Текст]: утв. Первым заместителем главы администрации города, руководителем аппарата П.Д. Фризен 29.12.2016.
4. Самсонова, Т.Н. К вопросу об организации документального фонда в условиях смешанного документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления / Т.Н. Самсонова // Учетные записки Алтайского филиала российской академии народного хозяйства и государственной службы. – 2018. – № 16. – С. 111-115.
5. Приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности».
6. Постановление от 16.04.2018 № 700 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления города».
Научный руководитель – Т.Н. Самсонова, ст. преподаватель
Таксономические единицы (категории) растений: Каждая система классификации состоит из определённых соподчиненных друг другу...
Особенности сооружения опор в сложных условиях: Сооружение ВЛ в районах с суровыми климатическими и тяжелыми геологическими условиями...
Состав сооружений: решетки и песколовки: Решетки – это первое устройство в схеме очистных сооружений. Они представляют...
Археология об основании Рима: Новые раскопки проясняют и такой острый дискуссионный вопрос, как дата самого возникновения Рима...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!