Договор о полной материальной ответственности

Среди документов, которые должны быть составлены нанимателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности, а также о коллективной (бригадной) материальной ответственности (ст. 405, 406 ТК). Их в обязательном порядке заключают с работником, достигшим 18-летнего возраста, в случае передачи ему ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения их в процессе производства.

Типовой договор о полной материальной ответственности утвержден постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2000 № 764 «Об утверждении примерного перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерного договора о полной индивидуальной материальной ответственности» (в ред. от 09.07.2011).

Вопросы о коллективной (бригадной) ответственности урегулированы постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 54 «Об утверждении Положения о коллективной (бригадной) материальной ответственности, Примерного перечня работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, Примерного договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности».

График отпусков

Наниматель обязан составить график отпусков (ст. 168 ТК). В соответствии с ним определяют очередность предоставления оплачиваемых отпусков. График отпусков утверждает наниматель с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации (если он есть) не позднее 5 января. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала (ст. 169 ТК) в письменной форме.

При составлении графика необходимо обеспечить соблюдение требований законодательства относительно отдельных категорий работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время или в определенное время (например, работники моложе 18 лет, ветераны войны и боевых действий на территории других государств и т.п.). Кроме того, лицам, работающим по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе.

Положение об оплате труда

Внедрение в организации эффективной системы оплаты и нормирования труда с учетом его специфики позволяет рациональнее использовать кадровые ресурсы и принимать оптимальные решения в конкретной производственной обстановке. Основным внутренним документом, регулирующим применяемую в организации систему оплаты труда работников, является Положение об оплате труда. Содержательная часть и структура этого Положения зависят от многих обстоятельств, предопределяющих компетенцию нанимателя в разработке условий оплаты, т.е. на практике содержание данных документов строго индивидуально.

Положение о премировании

Под премированием понимают выплату работникам денежных сумм сверх основного заработка в целях поощрения достигнутых успехов по работе и стимулирования их дальнейшего возрастания. Премиальная система оплаты труда предполагает выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных условий премирования.

Положение о премировании (ст. 63 ТК) утверждается приказом нанимателя. В нем указывают круг лиц, подлежащих поощрению, показатели и условия премирования, размеры премий (предельные или конкретные по каждой профессии, должности). На основании данного Положения у работников при выполнении ими показателей и условий премирования возникает право требовать выплаты премии, а у нанимателя – обязанность уплатить данную премиальную сумму. Положения о премировании составляются по категориям работников.

Табели учета рабочего времени

Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц, а при работе с гибким графиком работы – суммированный учет рабочего времени. Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя, отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя, и служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии предприятия.

Должностные инструкции

Важным этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций для работников (ст. 194 ТК).

Справочно: должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до работника под роспись.

Разработка должностных инструкций очень важна, так как в ней четко определены обязанности работника. Обязанность по составлению должностных инструкций фактически установлена только для работников, занимающих должность. Для рабочих составление должностных инструкций не предусмотрено.

Тем не менее, как показала практика, наличие рабочих инструкций для различных профессий рабочих не будет лишним, особенно в случае возможных судебных споров как с работающими, так и с уволенными работниками

Должностные инструкции позволяют расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности; служат основой для проведения аттестации сотрудников; помогают избегать дублирования обязанностей между работниками с похожими должностями; позволяют доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей. Таким образом, наниматель сможет ответить на вопрос суда: «Чем вы руководствовались при увольнении работника, делая вывод о ненадлежащем исполнении им своих обязанностей?»

Личное дело

Личное дело работника – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит: личный листок по учету кадров; автобиографию; копии документов об образовании; характеристики или рекомендательные письма (в случае необходимости); заявление о приеме на работу; трудовой договор; копию приказа о приеме на работу и др.

Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т.п.

Первоначально в личное дело группируют документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника в организации.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Журнал учета личных дел

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

Личная карточка работника

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш), работник кадровой службы обязан ознакомить владельца этой книжки под роспись в личной карточке формы Т-2. В личной карточке работника дублируются записи, которые делаются в трудовой книжке работника, а также содержатся иные персональные данные работника, т.е. информация, касающаяся конкретного сотрудника, необходимая нанимателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.