Обеспечение сохранности документального наследия Российской Федерации

 

Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы

 

55

в нашей стране связана с гибелью документов по причине безот-ветственного отношения к ним. Однако нет ничего страшнее, чем потеря памяти народом. Обеспечение сохранности – это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения ар-хивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспе-чивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. Оно включает также правила и рекомендации по осуществлению строительства зданий архивов, их оборудованию, размещению фондов, топографированию, соблюдению нормативных условий хранения, размещению фондов, выдаче и проверке наличия дел и документов на стадиях их движения и др.

 

Здания и помещения для архивов. Архив должен размещаться

в специально построенном или приспособленном для хранения до-кументов здании. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, не отапливаемых зданий без вентиляции. Архиву должно быть предоставлено несколько помещений: под хранилище документов; для приема, временного размещения, акклиматизации докумен-тов; для использования документов; рабочие комнаты. Им долж-на быть обеспечена безопасность от затопления, пожаров, наличие запасного выхода.

 

Режим хранения. Для сохранности документов важную рольиграет правильное освещение. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа. В помещениях хранилищ должен поддерживать-

 

ся оптимальный температурно-влажностный режим, учиты-

вающий специфику материальных носителей информации. Для документов на бумаге оптимальная температура – 17–19 °С, от-носительная влажность воздуха – 50–55%; для черно-белых пле-ночных материалов – температура 15 °С, влажность 40–55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – темпе-ратура 15–20 °С, влажность 50–65%. Для поддержания санитар-но-гигиенического режима,исключающего появление плесени,пыли, насекомых и грызунов, в помещениях необходимо система-тически проводить влажную уборку. Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Требуется ограничивать право доступа кхранилищу, необходимы технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

 

 

56

Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами. Расстояние между рядами стеллажей должно состав-лять в главном проходе 120 см, между стеллажами – 75 см. В це-лях закрепления места хранения документов используются топо-графические указатели.

 

Страховой фонд архивных документов –это совокупностькопий особо ценных и уникальных документов, хранимых в фор-ме микрофильмов и специально защищенных объектов на случай утраты или повреждения оригинала. Страховой фонд архивных документов входит в состав Единого страхового фонда Россий-ской Федерации (ЕСФ РФ). В РФ объекты для хранения страхово-го фонда расположены в основном за Уралом.

 

В архиве организации, где документы интенсивно используют-ся в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользования путем микрофильмирования, ксерокопирования, сохранения на электронных носителях.

 

Особо ценные документы Архивного фонда РФ. В докумен-

тальном фонде организации могут содержаться документы осо-бой ценности. Если дело содержит особо ценные документы,оновключается в перечень ОЦД. Перечень рассматривается на ЭК и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. После его утверж-дения все особо ценные дела подлежат учету. На их обложках в правом верхнем углу ставится индекс «ОЦ». Главным учетным документом особо ценных дел является опись установленной фор-мы. Особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно луч-ших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвы-чайных условиях подлежат ей в первую очередь).

 

Проверка наличия и состояния документов в архивах РФ заключается в установлении фактического присутствия в фонде дел, числящихся по описям, а также в выявлении дел, требующих профилактической обработки и реставрации. В государственных архивах этот вид деятельности является периодической плановой работой.

 

Физическое состояние дел (степень ветхости бумажной основы, наличие поражений плесенью, насекомыми и т.д.) определяется путем их просмотра. Все обнаруженные недостатки записываются

 

в лист проверки. Затем на основании итоговых записей по каждой графе листа проверки составляется акт.

 

В ходе проверки наличия и состояния дел фонда устанавлива-ются:

 

57

– количество дел, числящихся по описям и оказавшихся в на-личии, в том числе неописанных;

 

– качество итоговых записей (учет литерных, свободных, по-вторных и пропущенных номеров дел);

 

– наличие дел, относящихся к другим фондам;

– количество дел, требующих дезинфекции, дезинсекции, ре-ставрации, восстановления затухающих текстов, переплетения или подшивки, обработки, а также количество неисправимо по-врежденных дел.

 

На каждое необнаруженное дело составляется карточка, которая включается в картотеку необнаруженных дел. По окончании про-верки в конце каждой описи (после заверительной надписи) ста-вится отметка «проверено» и дата проверки, а также должности и подписи лиц, проводивших ее. Необнаруженные и неисправимо по-врежденные дела снимаются с учета в установленном порядке.

 

Угрозы архивным документам. Угроза –это вероятностная ха-

рактеристика, определяющая совокупность факторов опасности, воздействию которых может подвергаться учреждение культуры (архив). Фактором опасности называют действие или явление, которое может привести к повреждению или уничтожению ар-хивных документов. Архивы могут находиться под воздействием внешних и внутренних угроз: стихийных бедствий; террористи-ческих актов; нарушения условий и правил хранения, учета, ис-пользования архивных документов; хищения сотрудниками и по-сторонними лицами. Каждый из названных факторов опасности требует применения индивидуальных (специфических) методиче-ских, организационных и технических средств и методов защиты, способных предотвратить их действие.

 

Важно учитывать различные характеристики факторов опас-ности в их совокупности: время и место потенциального проявле-ния угрозы, площадь возможного действия, масштаб возможных утрат (архивов, фондов, дел, документов), удаленность от средств нейтрализации, человеческий ресурс и др. Необходимо создание в архиве всеобъемлющей системы организационных и технических мероприятий, направленных на своевременное предотвращение, обнаружение и ликвидацию угроз.

 

Вопросы и задания

 

1. Изучите Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ. Каким

 

58

требованиям должны соответствовать режим хранения и разме-щение документов в хранилище? Каков порядок учета физическо-го и технического состояния архивных документов?

 

2. Перечислите факторы внешних и внутренних угроз архив-ным документам. Назовите меры и технические средства защиты от факторов опасности.

 

3. Раскройте значения терминов: обеспечение сохранности Ар-хивного фонда РФ, страховой фонд архивных документов, доку-менты особой ценности, угроза архивным документам, фактор опасности, хищение архивного документа, риск объекта (архива), безопасность фондов, скрытая маркировка, изотопное штриховое кодирование.

 

Список рекомендуемой литературы

 

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и исполь-зования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: ВНИИДАД, 2007.

 

2. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архи-вы. 2000. № 1. С. 10–18.

 

3. Егоров С.А. Современные угрозы архивным документам // Отече-ственные архивы. 2009. № 6. С. 19–28.

 

4. Гусакова З.Е., Майорова А.С. Целостность архивных фондов долж-на быть гарантирована // Отечественные архивы. 2006. № 2. С. 32–38.

 

5. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального насле-дия в условиях современной действительности // Вестник архивиста. 1999. № 1. С. 13–17.

 

6. Козлов В.П. О причинах краж документов в федеральных архивах (из выступления на заседании коллегии Минкультуры России) // Отече-ственные архивы. 2006. № 5. С. 82–84.

 

7. Зудин Н.А. Федеральным архивам – надежную противопожарную безопасность // Отечественные архивы. 2006. № 3. С. 57–58.

 

8. Гармаш В.Н. Современные требования к архивным зданиям // Оте-чественные архивы. 2004. № 3. С. 48–57.

 

9. Канунова Е.Е., Садыков С.С. Компьютерная реставрация архивных текстовых документов // Отечественные архивы. 2007. № 1. С. 41–47.

 

10. Рекомендации по обеспечению сохранности информации, за-писанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов) / М.И. Пилипчук, А.Н. Балакирев, Л.В. Дмитриева, Г.З. Залаев. М.: РГАНТД, 2011. 52 с.

 

59

11. Гедрович Ф.А. Новые национальные стандарты на создание и хра-нение страховых копий уникальных и особо ценных документов Архив-ного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. 2010. № 1. С. 18–19.

 

12. Защита архивных документов от плесневых грибов: метод. реко-мендации / сост. Н.М. Грефнер. СПб.: Лаборатория обеспечения сохран-ности документов, 2001.

 

13. Линник М.А., Прохоров В.П., Дмитриева М.Б. Биостойкость бума-ги и подбор препарата с наночастицами серебра для ее защиты от плес-невых поражений // Отечественные архивы. 2011. № 4. С. 30–38.