Учет документов Архивного фонда

Российской Федерации

 

Учет архивных документов –это установление количества до-кументов, его отражение в учетных документах архивов.

Учет производится в несколько этапов:

1) подсчет количества документов в архиве;

 

2) регистрация сведений о количестве документов во внутрен-них учетных документах архива;

 

3) заполнение на их основе документов централизованного го-сударственного учета, которые представляются в органы управле-ния архивным делом субъектов Федерации;

 

4) составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и пред-ставление их в Росархив.

 

34

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

 

 

Централизованный государственный учет документов –этосистема учета, основанная на сосредоточении в органах управле-ния архивным делом сведений о количестве архивных докумен-тов.

 

Научный учет документов осуществляется исходя из принци-пов:

 

– централизации учета (регламентация взаимодействия Фе-дерального архивного агентства с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ и негосу-дарственной части АФ РФ);

 

– унификации учета (преемственность учета архивных доку-ментов на всех этапах работы с ними);

 

– динамичности учета (любое движение документов архива–поступление, выбытие, описание – должно быть своевременно от-ражено);

 

– полноты и достоверности государственного учета (уничто-

женные документы не должны числиться хранящимися).

Цифры учетных форм должны отражать достоверное количе-ство документов в архиве, иначе будет искажена вся статистиче-ская картина отрасли.

 

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица из-

мерения количества документов (архивный фонд и архивная кол-лекция, единица хранения, а также отдельный обособленный до-кумент).

Организация учета документов Архивного фонда РФ. Прави-

ла учета базируются на Регламенте государственного учета доку-

ментов Архивного фонда РФ,зарегистрированном Министерствомюстиции 8 июля 1997 г. Регламент устанавливает требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками ком-плектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивно-го фонда РФ.

 

Учетный документ –это документ установленной формы,фик-сирующий поступление, выбытие, количество, состав и состоя-ние архивных документов. Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и раз-

 

личаются по составу в негосударственных, государственных, ве-домственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

 

35

Составление учетных документов в архиве. Внутренниеучетные документы служат основой для всей сводной статистики.

 

К ним относятся книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Полистный учет документов осу-ществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя де-ла. Рассмотрим виды учетных документов.

 

Книга поступлений предназначена для первичного учета доку-ментов, поступающих в архив. С ее помощью можно узнать, от-куда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены до-кументы для архива. Книга поступлений помогает правильно оце-нить динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

 

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, первичные они или вторичные. При ведении книги необходимо охарактеризовать со-став и состояние документов, а также годы создания.

 

Список фондов представляет собой перечень наименованийархивных фондов в порядке номеров, которые они получают по мере поступления. Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и его официально принятое со-кращенное название. Главная цель списка фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз и его нельзя изменить. При выбытии фонда из ар-хива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как этот номер мог войти в научный оборот.

 

Лист фонда включает сведения о номере фонда,его названии

и всех переименованиях, количестве, хронологических границах и составе документов, а также о наличии описей. Он отражает и ди-намику изменений состава и состояния фонда. Эти сведения вно-сятся на основании записей о поступлении и выбытии докумен-тов. По листу фонда присваивается номер каждой описи.

Архивная опись является учетным справочником,на основе ко-торого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

 

Дело фонда –комплекс документов,отражающих историю ар-хивного фонда. В него включаются историческая справка о фон-дообразователе, схема систематизации дел фонда, рабочая ин-струкция по обработке фонда, акты о приеме документов, акты о выделении документов к уничтожению, акты проверки наличия

 

и состояния документов, акты о неисправимом повреждении до-

 

36

кументов, копии составленных для путеводителя характеристик фонда, справка об использовании материалов фонда и др. Из де-ла фонда можно получить сведения о дате создания учреждения-фондообразователя, подчиненности, функциях, реорганизации, условиях хранения материалов.

 

Документы централизованного государственного учета со-ставляются путем суммирования данных, извлеченных из до-кументов внутреннего учета. Основным документом централи-зованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации. В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами архива на 1 декабря каждого года.

 

Паспорт государственного архива на1января каждого годасостоит из следующих разделов: архивные материалы, страховой фонд копий, научно-справочный аппарат, условия хранения доку-ментов.

 

Вопросы и задания

 

1. Назовите основные принципы научного учета документов.

2. Изучите Регламент государственного учета документов Ар-хивного фонда Российской Федерации. Опишите при помощи ре-гламента порядок государственного учета документов негосудар-ственной части Архивного фонда РФ.

 

3. Раскройте значения терминов: учет архивных документов, централизованный государственный учет документов, единица учета Архивного фонда РФ, учетный документ, книга поступле-ний, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда, па-спорт архива организации.

 

Список рекомендуемой литературы

 

1. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (Приложение к приказу Федеральной архивной службы России № 11 от 11 марта 1997 г.). URL: http://www.rusarchives.ru/ lows/reglam.shtml (дата обращения: 25.05.2013).

 

2. Шабанова Т.Е. История и практика фондирования документов Ар-хивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. 2005. № 2. С. 28–34.

 

3. Елпатьевский А.В., Химина Н.И. Фондирование документов совре-менных организаций в государственных архивах России // Отечествен-ные архивы. 2005. № 2. С. 35–43.

 

37

4. Леонтьева О.Г. Дело фонда как источник информации о фондо-образователе и фонде // Отечественные архивы. 2004. № 2. С. 66–69.

 

5. Правила организации хранения, комплектования, учета и исполь-зования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: ВНИИДАД, 2007.

 

6. Методические рекомендации по упорядочению и приему научно-технической документации в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации / сост. Л.Ю. Покровская, С.Н. Супра-нова, Н.И. Телегина и др.; под ред. И.Н. Давыдовой, Л.Ю. Покровской. Самара: НТЦ, 2007. 123 с.

 

7. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главархив СССР, 1986.