Экспертиза ценности документов и комплектование архивов

 

Экспертизой ценности документов (ЭЦ)называют изучениедокументов на основе принципов и критериев ценности в целях определения их сроков хранения и отбора для хранения. Задачи ЭЦ заключаются в отборе ценных документов для вечного хране-ния и документов длительных сроков хранения, а также в выделе-нии к уничтожению малоценных материалов.

 

ЭЦ документов проводится в несколько этапов: 1) на стадии де-лопроизводства; 2) при подготовке дел к передаче в ведомствен-ный архив; 3) при подготовке дел к передаче на государственное хранение. При отборе документов на хранение основополагающи-ми являются принципы историзма, всесторонности и комплекс-ности изучения документов.Для успешного проведения эксперти-зы ценности применяется совокупность критериев ценности до-кументов. Назовем основные из них:

 

1) критерии происхождения (роль и место организации или ли-ца в системе государственного управления или конкретной отрас-ли);

 

30

2) критерии содержания (значимость события, отраженного в документе);

 

3) критерии внешних особенностей (юридическая достовер-ность документа: наличие подписей, дат, печати, резолюций и по-мет).

 

В ходе экспертизы ценности уделяется внимание таким факто-рам, как время и место образования документов; их подлинность, копийность и дублетность; поглощенность содержания. Докумен-ты особой ценности должны сохраняться независимо от степени сохранности: техника реставрации развивается, и в будущем по-врежденные документы могут подлежать восстановлению.

 

Система экспертных органов. Работы по экспертизе ценностидокументов проводит экспертная служба, которая представля-

 

ет собой систему экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-прове-

рочных комиссий (ЭПК).Ее задача–сохранить наиболее ценныедокументы. ЭК и ЭПК – постоянно действующие совещательные органы. ЭК получают организационно-методические указания от ЭПК. В министерствах и центральных учреждениях ведомств РФ организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

 

ЭПК функционируют при архивных управлениях – отделах автономных республик, краев, областей, а также в федеральных госархивах, комплектующихся современными документами. При других госархивах действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК). При Росархиве действует Центральная экспертно-прове-

рочная комиссия (ЦЭПК).ЦЭПК является высшей инстанцией повопросам экспертизы ценности документов.

 

Экспертно-методические комиссии (ЭМК)госархивов ведутработу с постоянным составом документов внутри архива. В фе-деральных государственных архивах и центрах хранения доку-ментации, комплектующихся современными документами, орга-

 

низованы экспертно-проверочные комиссии.

Для всестороннего и квалифицированного обсуждения слож-ных вопросов в состав комиссии включают юристов, экономистов, представителей научных учреждений и др. Таким образом, усло-вия для объективной оценки документов обеспечиваются объеди-нением усилий специалистов отрасли, историков и архивистов.

 

Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов. При формировании комплекса документовпостоянного хранения, определения конкретных сроков хранения отдельных групп документов используется система нормативно-

 

31

методических пособий по отбору документов.В нее входят переч-ни документов, классификаторы, списки источников комплектова-ния, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

 

Особую значимость в процессе установления сроков хранения документов имеют перечни документов – систематизированные списки документов учреждений, содержащие указания о сроках хранения или о составе документов, прием которых на государ-ственное хранение обязателен. Назначение перечней состоит в том, чтобы сохранить ценные документы и обеспечить комплек-тование ими АФ РФ, оградить государственные архивы от дублет-ных и малоценных документов, содействовать сотрудникам архи-вов в экспертизе документов. Однако перечни – это инструмент. Эксперт должен владеть методологией экспертизы.

 

Экспертиза ценности документов в государственных ар-хивах. В государственных архивах проводится экспертиза двухвидов: целевая (самостоятельный вид работы) и попутная (в ходе переработки описей).

 

Прежде чем приступить к непосредственному просмотру дел, необходимо изучить историю фондообразователя и фонда. Это позволит правильно определить место и значение учреждения в системе, установить его внутриотраслевые и межотраслевые свя-зи. Перед экспертизой сложных фондов или комплексов фондов составляется рабочая инструкция, которая раскрывает особенно-сти фондов и предлагает методику проведения экспертизы.

 

Изучение дел при комплексной экспертизе нужно начинать с фонда вышестоящего учреждения системы. Дела просматривают-ся полистно. При дальнейшем просмотре дел подведомственных организаций устанавливаются дублеты, поглощенная информа-ция, разночтения в информации руководящих и подведомствен-ных учреждений и т.п. Предпочтение отдается подлиннику доку-мента. На хранение могут быть оставлены документы, содержа-щие важные визы, резолюции, поправки.

 

Определение сроков хранения документов проводится в соот-ветствии с действующими типовыми и ведомственными перечня-ми. Документы, оформляющие результаты экспертизы, рассматри-ваются сначала ЭМК госархива, затем ЭПК архивного органа или ЦЭПК Росархива. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива.

 

Комплектование архивов Российской Федерации. Комплек-тование –это систематическое пополнение архива документами в

 

32

соответствии с его профилем. Главной целью комплектования яв-ляется наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю архива.

 

Источниками комплектования именуются учреждения или ли-ца, передающие документы в архивы. Каждый государственный архив ведет списки своих источников комплектования.

 

Обладатели документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федераль-ного архивного агентства России. Передача права собственности на документы оформляется соглашением с архивным учрежде-нием. В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»: проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их докумен-тов; выявление потенциальных источников комплектования в ор-ганах регистрации юридических лиц и др.

 

Соблюдение этих принципов обеспечивает преемственность в работе ведомственных и государственных архивов.

 

Вопросы и задания

 

1. Перечислите функции экспертных органов: экспертной ко-миссии, экспертно-методической комиссии, экспертно-провероч-ной комиссии, центральной экспертно-проверочной комиссии.

 

2. Каковы основные критерии определения источников ком-плектования государственных архивов?

 

3. Раскройте значения терминов: экспертиза ценности докумен-тов (ЭЦ), экспертная служба, перечень документов, комплектова-ние, профиль архива, источники комплектования, фондообразова-тель, дублетный документ.

 

Список рекомендуемой литературы

 

1. Перечень документов, подлежащих приему в государственные ар-хивы СССР. М.: Главархив СССР, 1975.

 

2. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектования госархивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) // Оте-чественные архивы. 1995. № 6. С. 37–44.

 

3. Экспертиза ценности, упорядочение и подготовка к передаче на по-стоянное государственное хранение научно-технической документации: учеб.-метод. пособие / сост. Л.Ю. Покровская, Т.Н. Фисюк. Самара: НТЦ, 2004. 122 с.

 

 

33

4. Химина Н.И. Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации: история и современное состо-яние // Отечественные архивы. 2004. № 6. С. 49–52.

 

5. Черешня А.Г. Об оценке качества комплектования государствен-ных архивов // Отечественные архивы. 1995. № 4. С. 3–11.

 

6. Леонтьева О.Г. Организация комплектования государственных архи-вов нуждается в обновлении // Отечественные архивы. 1994. № 2. С. 14–19.

 

7. Жумер В. Важнейшие аспекты экспертизы ценности документов: анализ международного опыта (1950–1990-е гг.) // Отечественные архи-вы. 2005. № 4. С. 16–20.

 

8. Евстигнеева А.Л. Об изменениях в методике комплектования гос-архивов документами личного происхождения // Отечественные архивы. 1995. № 2. С. 112–113.

 

9. Клейн В.Р. Уточнение источников комплектования государствен-ных архивов // Советские архивы. 1980. № 3.

 

10. Покровская Л.Ю. Роль ЭПК филиала РГАНТД в организации от-бора документов на государственное хранение // Отечественные архивы. 2002. № 4. С. 27–29.

 

11. Тихонов В.И. Методология экспертизы ценности электронных доку-ментов нуждается в развитии // Отечественные архивы. 2003. № 5. С. 33–36.

 

12. Перечень типовых управленческих архивных документов, обра-зующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г.

 

№ 558). URL: http://archives.ru/documents/perechen_typdocs.shtml (дата об-ращения: 25.05.2013).