Информационные технологии в архиве на современном эта-

 

пе. В настоящее время информационные технологии используют-ся во всех без исключения направлениях архивной деятельности. Они применяются в основном при комплектовании архива и экс-пертизе ценности документов; создании и внедрении информаци-онно-поисковых архивных справочников; комплектовании, хране-нии и поиске документов на машиночитаемых носителях; учете документов архива и контроле за обеспечением их сохранности; создании страхового фонда и фонда пользования документами; в информационно-справочной работе и т.д. Наиболее результативно информационные технологии используются в сфере научно-спра-вочного аппарата и государственного учета, началось их продви-жение в области комплектования. Определенные шаги сделаны в сфере обеспечения сохранности архивных документов (в той ее части, которая связана с информацией о состоянии документов).

 

Для четкого разграничения полномочий в сфере информацион-ных технологий между центром и регионами Росархив принял на себя следующие функции:

 

– разработка и предоставление архивным учреждениям отрас-ли унифицированного программного обеспечения;

 

– ведение общеотраслевых баз данных и представление в сети Интернет объединенных архивных информационных ресурсов;

 

– содействие льготному приобретению стандартного про-граммного обеспечения.

 

Современные информационные технологии помогают суще-ственно сократить сроки исполнения социально-правовых запро-сов, ощутимо компенсировать нехватку архивных кадров в этом направлении.

 

Важной и далеко еще не полностью освоенной архивистами сферой применения информационных технологий в архивном де-ле является сеть Интернет. Основные цели присутствия архивов в Интернете заключаются в следующем:

 

– предоставление справочной информации об архивных доку-ментах и архивах;

 

61

– постоянное информирование об архивной деятельности;

– содействие поиску архивных документов и получению архив-ных услуг;

 

– взаимное информирование архивистов и обсуждение профес-сиональных вопросов;

 

– популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов в обществе.

 

В последние годы использование информационных технологий

в архивном деле становится все более разнообразным. Разрабо-таны конкретные методики построения и функции специализи-рованных архивных технологий, определены состав и структуры формируемых баз данных, создано или находится в процессе раз-работки общеотраслевое программное обеспечение, введены в ба-зы данных и практически используются значительные архивные информационные ресурсы.

Электронные документы и архивы. Документ на машиночи-

таемом носителе –это документ,созданный с использованиемносителей и способов записи, обеспечивающих обработку инфор-мации автоматизированным способом. Создание и использование электронных архивов обеспечивает сохранение значительной ча-сти отечественных исторических источников Новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не име-ют равноценных аналогов на традиционных носителях (например, базы данных системы «Выборы», паспортно-визового контроля, банки данных для обработки экономической, демографической статистики и др.). Как правило, машиночитаемые документы по-ступают в электронные архивы из делопроизводства государ-ственных и негосударственных учреждений, в которых они были созданы.

 

Основными направлениями деятельности электронных архивов являются разработка принципов хранения информации, защита информации, стандартизация критериев описания данных, регу-лирование отношений между архивом и разработчиком машино-читаемых данных, реализация информационных услуг и исследо-вательских проектов. В настоящее время электронные документы хранятся в Центральном архиве электронных и аудиовизуальных документов Москвы (ЦАЭиАДМ) и в ряде других архивов.

 

Рекомендуется принимать на постоянное хранение достаточно ограниченный круг больших массивов машиночитаемой информа-ции, имеющих очевидную социально-экономическую значимость

 

62

(данные демографических переписей, социологических исследова-ний), не имеющих аналогов в традиционной форме.

 

Если архив комплектуется электронными документами, не-обходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных. Приоритетное значение в современном архивоведении имеет раз-работка методов источниковедческого анализа массивов докумен-тов на машиночитаемых носителях.

 

Вопросы и задания

 

1. Какие этапы информатизации архивного дела в нашей стране можно выделить? С чем связаны перспективы развития информа-ционных технологий в архивной сфере?

 

2. Проанализируйте достоинства и недостатки создания элек-тронного архива.

 

3. Раскройте значения терминов: информатизация архивного дела, объекты информатизации, документ на машиночитаемом но-сителе, электронный архив, информационно-поисковая система, учетные базы данных.

 

Список рекомендуемой литературы

 

1. Афанасьева Л.П. Автоматизированные архивные технологии. М.:

Изд-во Ипполитова, 2005. 407 с.

2. Залаев Г.З., Боброва Е.В. Архивы и Интернет // Отечественные ар-хивы. 2000. № 2. С. 42–50.

 

3. Киселев И.Н. Архивные информационные технологии на современ-ном этапе // Отечественные архивы. 2008. № 4. С. 24–30.

 

4. Харченко О.А., Климова А.Ф., Купряшева Н.К. Плюсы и минусы организации электронного архива // Отечественные архивы. 2009. № 6. С. 48–51.

 

5. Гринфельд П.А., Мерсадыкова Т.Е. Информатизация по-новому ор-ганизует работу основных служб архива // Отечественные архивы. 2011. № 3. С. 81–84.

6. Боброва Е.В. Архивный гипертекстовый справочник в Рунете:

опыт и перспективы // Отечественные архивы. 2003. № 1. С. 16–24.

7. Боброва Е.В. Аудиовизуальные каталоги и базы данных в Рунете: опыт и перспективы // Аудиовизуальные архивы на рубеже XX–XXI вв. (отечественный и зарубежный опыт). М.: Изд-во Ипполитова, 2003. С. 335–338.

 

8. Козлов В.А., Салтыков С.В., Семенова Ю.В. Автоматизированная система учета, заказа и контроля движения дел: опыт ГАРФ и РГАЭ // Отечественные архивы. 2007. № 2. С. 35–40.

 

63

9. Медведева Г.А., Успенская В.Н. Автоматизированные системы уче-та и поиска документов в Российском госархиве научно-технической до-кументации // Отечественные архивы. 2001. № 3. С. 73–77.

 

10. Губайдуллин Р.М., Мироненко Е.М., Галактионов А.В. Автомати-зированные технологии в региональных архивах // Отечественные архи-вы. 2003. № 1. С. 24–29.

 

11.  Концепция информатизации архивного дела России (утв. Росархи-вом в 1995 г.). URL: http://www.rusarchives.ru/informatization/conseption. shtml (дата обращения: 15.06.2013).

12. Программа информатизации Федерального архивного агентства

 

и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг. (утв. Приказом Росархива № 104 от 2 декабря 2011 г.). URL: http://archives.ru/programs/ informatization.shtml (дата обращения: 15.06.2013).

 

13. Рекомендации по созданию архивного сайта в Интернет (При-ложение к письму Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К). URL: http://www. rusarchives.ru/methodics/sait.shtml (дата обращения: 15.06.2013).

 

Архивный менеджмент

 

Архивный менеджмент –это совокупность современных кон-цептуальных моделей и технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие учреждений архивной сферы в динамично меняющейся информационной среде.

 

Нормативно-правовая основа работы архива. Деятельностьархива должна базироваться на правовой основе. Помимо архив-ного законодательства, нормативно-правовую базу работы архива составляют нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты (в том числе приказы Росархива, основные пра-вила работы архивов, отраслевые инструкции и нормативы). Ос-новные нормативные документы разрабатываются в самом архиве

 

и утверждаются органами управления архивным делом. Важней-шим документом, регламентирующим деятельность архива, яв-ляется его Положение (Устав). Оно устанавливает юридический статус, ранг, профиль, задачи, права и обязанности учреждения.

 

Положение о структурном подразделении архива определяет за-

дачи и организацию деятельности подразделения. Должностными инструкциями сотрудников определяются их обязанности,права

 

и ответственность.

 

Планирование в архиве – это деятельность по составлениюпланов, определяющих приоритетные задачи архива. Планы со-

 

64

ставляются в соответствии со структурой и штатом архива. Штат-ная численность работников определяется исходя из объема до-кументов, хронологических границ, статуса учреждения, его фи-нансовых возможностей и государственного бюджета. Главным документом по планированию работы является годовой план ра-боты архива. Самый важный отчетный документ– годовой отчет

 

архива,который составляется в соответствии с разделами плана. Маркетинг архивной информации – это деятельность,направ-

 

ленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных доку-ментах.

 

Архивные учреждения играют первостепенную роль в инфор-мационной сфере общества и в производстве информационных то-варов на основе ретроспективной информации. В настоящее время информационные ресурсы способны обеспечить экономию прак-тически всех других ресурсов – сырьевых, энергетических, фи-нансовых. По этой причине информационная индустрия рассма-тривается в качестве стратегического сектора экономики, а инфор-мационные продукты считаются частью национального богатства.

 

В Российской Федерации есть значительные ресурсы ретроспек-тивной информации, которые могут быть эффективно использова-ны в научных исследованиях. Они сосредоточены в значительной степени в государственных архивах.

 

В архивном деле создаются материальные условия для потре-бления физическими и юридическими лицами накопленной ин-формации. Это особый вид производства, на который расходуются материальные и трудовые ресурсы, имеющие стоимостный экви-валент в виде денежных средств, необходимых для непрерывного функционирования архивов.

 

Архивы являются некоммерческими организациями, поэтому их содержание и покрытие расходов осуществляется за счет бюд-жетных средств. Однако этих ресурсов недостаточно для обеспе-чения развития архивных учреждений, поэтому возникает необхо-димость во внебюджетных поступлениях. Их можно получить в результате коммерческого использования ретроспективной инфор-мации, содержащейся в архивных документах.

 

Цель маркетинга заключается в прогнозировании спроса на архивную информацию и услуги для оптимизации их создания

 

и сбыта, а также в получении внебюджетных средств. Маркетин-говые исследования в архивных учреждениях следует начинать с

 

65

изучения законодательных и нормативных актов, регулирующих коммерческую деятельность в информационной сфере. Далее сле-дуют несколько этапов:

 

– изучение информационных товаров, имеющихся на рынке, и цен на них;

 

– изучение потребителей информации и выявление их потреб-ностей;

 

– анализ собственных информационных ресурсов и их соответ-ствие долгосрочному спросу на информационном рынке;

 

– определение способов вывода информационных товаров на рынок.

 

Информационная система по маркетингу обязательно должна включать в себя базу данных (БД), содержащую тексты законо-дательных актов в области информации, БД по тематике иссле-дований пользователей архива и использованных ими архивных документов, БД по иностранным исследователям, работавшим в архиве. Проведение маркетинговых исследований организуется в отделе использования архивных документов.

 

Существует несколько форм продажи архивной информации: копии архивных документов, тематические перечни, обзоры, ар-хивные справки, а также передача прав на издание и распростра-нение архивных справочников и документальных публикаций при условии соблюдения действующих в Российской Федерации зако-нов в области информации.

 

Ценовую политику на рынке этих услуг определяют проду-центы (производители и продавцы информации). Продуцентамимогут являться как сами архивы, так и фирмы, занимающиеся пу-бликацией архивных документов.

 

В современных условиях происходит не только интенсивное становление отечественного рынка информации – архивисты по-степенно выходят на мировой информационный рынок.

Порядок оказания платных услуг в архиве. Чтобы самостоя-тельная предпринимательская деятельность архива имела закон-ные основания, необходимо придерживаться документов, регла-ментирующих оказание платных услуг: перечня платных услуг, цен на платные услуги, договора на коммерческое использование документов архива. Приказом Росархива от 08.02.1993 г. № 10 ут-верждена «Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями» и методические ре-комендации «Расчет свободных цен на работы и услуги, выпол-

 

66

няемые архивными учреждениями и организациями». Приказом Росархива от 24.07.1998 г. № 55 внесены изменения и дополнения

 

в раздел «Использование документов и печатных изданий, науч-но-издательская работа» указанной номенклатуры, расширен круг платных работ и услуг.

 

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и ут-верждается директором архива. Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с названными методи-ческими рекомендациями. С пользователем, который собирается осуществить коммерческое использование архивных документов, следует заключить договор об использовании архивной информа-ции.

 

Вопросы и задания

 

1. Какие информационные услуги оказываются государствен-ными архивами Российской Федерации безвозмездно в соответ-ствии с действующим законодательством? Назовите услуги, ко-торые государственный архив имеет право оказывать на платной основе.

 

2. Каковы современные особенности развития мирового рынка ретроспективной документной информации?

 

3. Раскройте значения терминов: архивный менеджмент, мар-кетинг архивной информации, информационная потребность, ин-тенсивность использования документов, эффективность исполь-зования документов, планирование в архиве, штатное расписание архива, годовой план работы архива, годовой отчет архива, проду-цент, мировой рынок документной информации.

 

Список рекомендуемой литературы

 

1. Архивный маркетинг. М., 1996.

2. Бурова Е.М. Маркетинг архивных документов и архивной инфор-мации // Вестник Российского государственного гуманитарного универ-ситета. 2008. № 8. С. 104–124.

3. Маркетинг информации Архивного фонда Российской Федерации:

справ.-метод. пособие. М.: ВНИИДАД, 1995.

4. Залаев Г.З., Цветкова В.А. Некоторые вопросы маркетинга архив-ной информации // Информационные продукты, процессы и технологии: материалы конф. М.: ВИНИТИ, 1996. С. 132–133.

5. Котов Б.А. Юридический справочник руководителя предприятия.

 

М., 1999.

 

67

6. Залипаева Е.А. Маркетинг в архивах // Основы маркетинга: курс лекций. Иваново, 2009. С. 86–90.

 

7. Голанд Ш.М. Архивы и пользователи: оформление платных услуг надо регламентировать // Отечественные архивы. 2006. № 1. С. 26–29.

 

8. Караваева А.Г. Информационные потребности непрофессиональ-ного пользователя государственных архивов: ожидания и реальность // Отечественные архивы. 2010. № 3. С. 30–33.

 

9. Малышева Э.Н. Договор подряда как форма трудового договора // Отечественные архивы. 2001. № 3. С. 86–89.

 

10. Никифорова С.В., Росс Г.В. Совершенствование организационной структуры архива, ориентированного на услуги аутсорсинга // Экономи-ческие науки. 2008. № 3(40). С. 236–240.

 

11. Соболев В.Е. Маркетинг ретроспективной информации для госу-дарственных архивов, библиотек и музеев // Вестник архивиста. 2007.

 

№ 1. С. 52–65; № 2. С. 55–66; № 3. С. 21–35; № 4. С. 83–102. URL: http:// vestarchive.ru/arhivovedenie/771-a-in-hk.html (дата обращения: 11.05.2013).

12. Классификационный перечень работ, выполняемых в государ-ственных архивах: метод. пособие / под общ. ред. А.В. Елпатьевского, П.А. Громова. URL: http://www.rusarchives.ru/methodics/sait.shtml (дата обращения: 15.06.2013).

 

13. Перечень информационных услуг, предоставляемых государ-ственными архивами Российской Федерации пользователям из государ-ственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возме-щающую в полном размере расходы на услуги (утв. приказом Росархива от 28.04.2001 № 33). URL: http://www.rusarchives.ru/lows/inf_serv.shtml (дата обращения: 15.06.2013).

 

 

68

 

 

Глава 5