Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов

Перечни документов – систематизированные списки документов учреждений, содержание нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием на государственное хранение которых обязателен. Перечни относятся к основным справочным пособиям по экспертизе. Они ориентируют в сроках хранения документов, облегчают отбор документов на хранение.

По характеру документации перечни можно подразделит на перечни типовых документов, которые образуются при выполнении общих для всех учреждений функций, и на перечни документов конкретных учреждений и ведомств: статистика, БТИ, налоговая, таможня и т. д.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организацией, с указанием сроков хранения.

Структура Перечня 2010. Перечень 2010 типовых документов построен по функциональному принципу и содержит разделы, соответствующие основным управленческим функциям, свойственным любой организации:

Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управлении я и хранения документов организациями.

Раздел 2-4 включает документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность.

Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций.

Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций.

Раздел 7 включает документы по организации, нормированию, тарификации, оплате и охране труда.

Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

Раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей.

Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга.

Раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
Разделы Перечня 2010 имеют подразделы, также выделяемые по функциональному принципу.

Перечень 2010 имеет 4 графы:

- в графе № 1 указаны номера статей, которым присвоена единая сквозная нумерация (номера статей по перечню в обязательном порядке переносятся в номенклатуру дел при указании срока хранения документов);

- в графе № 2 приведены виды документов. При объединении в одной статье разных видов документов, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», после которого в скобках указываются наименования основных видов документов, включенных в статью;

- в графе № 3 указаны сроки хранения документов, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве;

- в графе № 4 содержатся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

Для удобства пользования Перечне6м 2010 к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов со ссылками на номера статей, в которых они представлены.

Примечания к Перечню 2010. При работе с Перечнем 2010 нужно руководствоваться указаниями, которые имеются в подстрочных примечаниях и в примечаниях к графе № 3 «Срок хранения документа».

В ряде случаев хранения «постоянно» сопровождается звездочкой <*> иди двумя звездочками <**> (пример: ст.50).

Срок хранения «Постоянно» с отметкой <*> означает, что в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, данные документы могут храниться не постоянно, но срок их хранения не должен быть менее 10 лет.

Отметка <**> означает, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. Иначе говоря, принимать эти документы на постоянное хранение вгосударственный или муниципальный архив или нет, будет решать соответствующий архив по договору с организацией и с учетом роли и значения деятельности данной организации в отрасли, регионе.

Во многих случаях сроки хранения, указанные в Перечне 2010, сопровождаются отметкой «ЭПК», которая означает, что часть документов данного вида (видов) может быть отнесена к постоянному сроку хранения. Решение об этом должно приниматься экспертной комиссией (ЭК), ЦЭК организации и ЭПК архивного учреждения при подготовке документов для передачи на архивное хранение. Решение принимается по результатам ЭЦД.

Для определенной категории документов в перечне установлен срок хранения «До минования надобности». Такой срок хранения, как правило, устанавливается в тех случаях, когда речь идет о копийных документах, то есть документах, подлинники которых созданы и хранятся в течение установленных сроков в других организациях (чаще всего это органы власти) (ст.285).

Срок хранения «До минования надобности», как указано в примечаниях к Перечню 2010, не может быть менее одного года. При этом нужно учитывать порядок исчисления сроков хранения документов, который состоит в том, что срок хранения документов отсчитывается с года, следующего за годом, в котором была завершена работа с документами и они были помещены в дело. Сроки хранения исчисляются в календарных годах.

Пояснения в графе «примечания» Перечня 2010. При работе с Перечнем 2010 особое внимание следует обращать на пояснения в графе «примечания», которые, как правило, относятся к срокам хранения документов.

Так, ст.258 Перечня 2010 устанавливает срок хранения книг, карточек (баз данных), реестров, журналов регистрации и контроля распорядительных документов по основной (профильной) деятельности со следующим пояснением: «Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата», Из данного пояснения следует, что решение о том, брать эти документы на хранение в архив или нет, будет принимать соответствующий государственный или муниципальный архив. Следовательно, данное пояснение касается тех организаций, которые являются источниками комплектования соответствующего архива.

Ст.294 Перечня 2010 установлен срок хранения аналитических записок (анализов) о выполнении планов организации: а) перспективных, годовых – постоянно; б) полугодовых, квартальных – 5 лет с пояснением: «При отсутствии годовых – пост.». Следовательно, если в организации создаются только полугодовые или квартальные аналитические документы о выполнении планов, им устанавливается постоянный срок хранения.

Особое внимание следует обратить на пояснения к срокам хранения финансовой и бухгалтерской документации, поскольку в ряде случаев эти пояснения могут существенно изменять срок хранения документов сторону его увеличения. Например, ст.361, 362, устанавливая сроки хранения документов, содержат пояснения: «При условии проведения проверки (ревизии)». Следовательно, независимо от того, что срок хранения первичных учетных документов и приложений к ним (ст.362) – 5 лет, их нельзя будет уничтожить по истечении срока хранения, если в течении этого времени проводилась проверка (ревизия).

В Перечне 2010 приводятся и другие пояснения относительно сроков хранения документов, например: «после истечения срока действия договора», «После погашения кредитов», «После проведения взаиморасчета» и др.

Типовой перечень 2007 также очень активно используется организациями при определении сроков хранения документов. (Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.)

Перечень 2007 включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций, применяемые в различных отраслях экономики.

Особенностью данного Перечня и его отличием от Перечня 2010 является то, что сроки хранения документов дифференцированы в нем по четырем звеньям (группам) организаций:

1-е звено – организации, утверждающие/согласовывающие документы;

2-е звено – организации-разработчики/авторы документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, производственно-технических, учетно-технических и учебно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле - и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;

- 3-е звено – организации-заказчики;

- 4-е звено – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов/станций контроля, наблюдений/измерений и т. п.).

Указаниями по применению Перечня 2007 установлено, что если организация, в деятельности которой образовались документы, совмещает функции, то есть является одновременно и заказчиком, и согласовывающей организацией, или выступает заказчиком и одновременно эксплуатационной организацией, срок хранения устанавливается по звену с большим сроком хранения документов.

 

Структура Перечня 2007. Перечень 2007 состоит из 13 разделов. В разделах 1-5 представлены документы о научно-исследовательской, научно-технической, научно-производственной и проектной деятельности; в разделах 6-12 – документы об учете, мониторинге природных ресурсов страны, производственно-технической, строительной и контрольно-надзорной деятельности; в разделе 13 – документы по автоматизированным системам различного назначения.

Перечень 2007, как и Перечень2010, снабжен алфавитно-предметным указателем видов документов, что значительно облегчает работу с ним: для определения срока хранения документа определенного вида достаточно найти его название в указателе и затем по имеющимся ссылкам выйти на соответствующую статью Перечня 2007.

Перечень 2007 определяет состав, сроки хранения типовых документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, и предназначен для отбора и передачи их на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов РФ и муниципальные архивы.

Отличия Перечня 2007 от Перечня 2010. Отметка «до минования надобности» означает, что архивные документы хранятся в организациях не мене 5 лет, в то время как в Перечне 2010 эта же отметка означает, что документы хранятся не менее 1 года.

Сроки хранения научно-технических документов исчисляются с момента передачи документации на хранение в архив (службу технической документации) организации, сроки хранения других документов – с 1 января года, следующего за годом передачи их на хранение в архив организации.

 

Ведомственные перечни. В настоящее время большая часть существующих ведомственных перечней – это перечни, разработанные еще в 80-90-е годы, поэтому одна из наиболее актуальных задач, стоящие перед федеральными органами исполнительной власти, - разработка новых ведомственных перечней для самых разных организаций: образовательных, медицинских, транспортных и др.
4.4. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов ЭЦД в учреждениях
Экспертизу ценности управленческих документов в организации проводят в два этапа: на стадии делопроизводства и в архиве организации.

Первый этап проведения экспертизы ценности управленческих документов на стадии делопроизводства:

• при составлении номенклатуры дел;

• при оформлении дел и проверке правильности формирования дел

• перед передачей в архив организации;

• при проверке правильности отнесения документов к тем или иным

делам;

• при проверке правильности установления сроков хранения доку­ментов;

 

• при проверки дел на дублетность и т. д.

Второй этап проведения экспертизы ценности управленческих документов - в архиве организации, при составлении описей:

• на дела постоянного хранения;

• на дела по личному составу;

• актов о выделении дел к уничтожению и т. п.

При проведении экспертизы ценности документов используют типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

При определении состава документов, характеризующих основную деятельность организации (постановления, решения, протоколы, приказы, планово-отчетная документация), необходимо уточнять, где (в каких структурных подразделениях) откладывают основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры (за исключением особо ценных) выделяют к уничтожению.

Особое значение при экспертизе ценности документов имеет факт повторения информации. Отбирают документы, наиболее полно отражающие конкретные вопросы деятельности организации.

Состав учетных документов:

• опись дел постоянного хранения;

• опись дел по личному составу;

• опись дел временного хранения (свыше 10 лет);

• акт о выделении дел и документов к уничтожению.

Экспертизу ценности всего комплекса документов целесообразно проводить за единый хронологический период (лучше всего за 1 год).

Акты на дела, подлежащие уничтожению, составляют, если срок их хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с документами, срок хранения которых 5 лет, законченные в 1994 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2000 года. Указанные акты рассматривают на заседании ЭК одновременно с описями за данный хронологический период. Дела, включенные в акты, уничтожают после утверждения описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу.

4.5. Организация работы по ЭЦД в государственных архивах
Цель проверки наличия и состояния дел в государственных архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить поврежденные дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другую основу и" т. п. Проверка наличия и состояния проводится в архивах в соответствии с утвержденными текущими и перспективными планами, в которых предусматривается проверка материалов всех фондов данного архива.

Проверка проводится строго по фондам, очередность проверки определяется по спискам и листам фондов, картотекам анализа состояния научно-справочного аппарата.

Периодичность проверки фондов определяется в соответствии со значимостью их материалов. Так, фонды, содержащие уникальные документы, проверяются один раз в 5 лет, фонды I категории — раз в 10 лет, фонды II и III категорий — раз в 20 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений фондов и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, возможно проведение внеочередных единовременных проверок наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

Периодически (один раз в год, в квартал) должны проверяться дела, которые в течение предшествующего периода (года, квартала) выдавались из хранилищ.

Проверка проводится по описям, путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется описательная статья описи (номер дела, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов) с описанием дела на его обложке.

Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел.

Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. Если фонд небольшой, допускается составление единого листа на все описи. Листы проверки наличия нумеруются по порядку номеров в пределах каждой проверки и хранятся в деле фонда. Если опись составлена на большое количество дел (тысячи и десятки тысяч), лист проверки будет иметь много страниц-продолжений, при этом возможна брошюровка листов проверки в отдельный том, который хранится вместе с делом фонда как его продолжение.

При проверке наличия дел, документы которых (ввиду их художественной ценности или по иным причинам, например материалы личных фондов, картографические материалы) не могут быть подшиты, хранятся в папках и учитываются по внутренним описям, проводится также сверка наличия документов с внутренней описью, при этом проводится проверка наличия листов. Итоги такой проверки фиксируются в листе проверки, наличия и состояния дел, в соответствующих графах которого проставляются не номера дел, а номера листов.

В ходе проверки наличия не разрешается делать какие-либо пометки в описи и нарушать порядок систематизации дел. После завершения проверки в описи проставляется штамп “проверено в ……г.” и подписи исполнителей.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния, в котором указываются номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описях, пропущенных номеров, неправильно подложенных дел, а также количество дел, оказавшихся в наличии.

В акте указывается также количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов.

Одновременно с актом проверки в случае необходимости могут составляться справки о технических ошибках при подсчетах, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

Акты проверки наличия и состояния дел с приложением других документов проверки рассматриваются директором архива, который утверждает акт и другие документы и дает распоряжение о дальнейшей работе.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплета, реставрации, служат основанием для планирования работ лабораторий микрофотокопировання и реставрации документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел, числящихся по описи, что может быть результатом ошибок в учете документов, когда происходившие изменения в объеме фонда (экспертиза, передача дел) своевременно не вносились в учетные документы, или следствием утраты материалов. В любом случае факт отсутствия дел свидетельствует о нарушениях в сохранности документов и требует принятия неотложных мер.

О недостаче дел архив обязан проинформировать вышестоящий архивный орган и одновременно начать работу по розыску, который, как и проверка наличия дел одного фонда, должен быть завершен в течение одного года. Розыск необнаруженных материалов требует тщательной проверки всех учетных документов фонда и анализа его истории

(когда и в каком состоянии поступили материалы, какие виды работ проводились и т. д.). Результаты розыска должны рассматриваться в архиве специальной комиссией, решение которой поступает на утверждение в вышестоящее архивное управление (отдел), который может вынести решение о снятии дел с учета и о внесении изменений в учетные документы архива. Таким образом, проверка наличия является важным элементом в обеспечении сохранности архивных материалов.

4.6. Комплектование архивов, списки учреждений, организаций и предприятий, передающих документы на госхранение
Пополнение АФ РФ идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент.

Создаваемая в настоящий момент и в будущем современная документация с точки зрения ее отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем, которые традиционно объединяются в две большие группы: определение источников комплектования архивов и определение состава принимаемых документов. Все остальные вопросы или входят в данные группы или непосредственно связаны с ними.

 

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда, в соответствии с его профилем.

Система мероприятий по комплектованию архива включает:

1. Определение источников комплектования

2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив

3. Подготовка документов и передача их на хранение в архив

Комплектование архивов осуществляется систематически: документы учреждений Федерального значения поступает на хранение через 15 лет, областного – 10 лет, районного – 5 лет.

В ведомственные архивы документы поступают ежегодно, хранятся временно, в пределах установленных сроков. Если обратиться к истории, то можно проследить динамику наших представлений об источниках комплектования архивов. Зародившееся в конце 50-х гг. XX в. деление организаций на источники и не источники комплектования архивов уточнялось на протяжении 60-80 гг., достигнув своего апогея в 1987 г., когда вышли в свет "Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов" и "Примерные списки видов учреждений, организаций, предприятий", являющихся и не являющихся источниками комплектования архивов".

В 90-е гг. прошлого столетия произошел качественный скачок в развитии наших представлений об источниках комплектования архивов. Можно говорить о новом понимании роли и места организаций в обществе (ранее - в системе государственного управления, прежде всего). Широкое понимание отраслей народного хозяйства и культуры, представленных государственными и негосударственными организациями, воплотилось в критерий "функционально-целевое назначение организации". В отличие от критерия "значение организации" он оценивает то место, которое организация занимает по своему происхождению (или предназначению), а не значимость, которая изменчива и может быть присуща любой организации с точки зрения определенных параметров. Что это дало нам в отборе? Прием целого ряда документов, которые в прежней ситуации, т. е. по старым критериям, не были бы приняты в состав АФ РФ. По сути дела, теперь все виды организаций с точки зрения их рода деятельности - источники комплектования (но не все организации).

 

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации.

Определение источников комплектования предполагает:

1. Изучение структуры и организационных основ отраслевой системы.

2. Анализ состава организаций и их документации

3. Установление форм приема документов от организаций, отнесенных к числу источников комплектования.

При изучении организационных основ и структуры организационной системы необходимо ознакомиться с особой и специальной литературой по вопросам управления и организации деятельности системы, организационно-распорядительными нормативными и методическими документами. В этих целях необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить специальные материалы.

В ходе изучения структуры и организационных основ отраслевой ведомственной системы важно выявить все направления ее деятельности, степень централизации управления в системе, характер связей организаций отрасли с органами общей компетенции и межотраслевыми органами.

ТЕМА 5. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
5.1. Государственный учет документов в государственных и ведомственных архивах
Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета документов. Установлены единые требования к учетным данным (без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение), единая методика учета и единые формы учетных документов.

Состав и объем почти любого комплекса документов (в особенности комплексов, в состав которых входят материалы действующих учреждений), не являются стабильными. Они изменяются по мере приема одних материалов, передачи и выделения к уничтожению других и т. п. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать все изменения, как в объеме, так и в составе документов.

Однако функции учета не ограничиваются вопросами обеспечения сохранности и использования архивных материалов. Учет способствует проведению планомерного комплектования государственных архивов в соответствии с их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности.

Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат немедленному учету. “Основные правила работы государственных архивов” определили, что учет ведется по фондам, объединенным архивным фондам, архивным коллекциям, делам, микрофотокопиям документов (негативы и позитивы), описям. Правила установили также состав учетных документов, обязательных для ведения в каждом государственном архиве: книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, паспорт архива, дело фонда. Для архивных управлений республик, краев и областей обязательным справочником по учету являются фондовые каталоги, в которых учитываются все фонды, хранящиеся в госархивах республики, края, области.

Функция учета всех фондов, входящих в состав Архивного фонда РФ возложена на Федеральное архивное агентство, которое осуществляет ведение Центрального фондового каталога (ЦФК). Правила определили также группу вспомогательных 1092 форм учета, которые могут вестись в госархивах в зависимости от характера хранимых материалов: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета изменений в составе и объеме фондов и др.

Основной особенностью всех учетных документов является их органическая связь, и взаимодополняемость в зависимости от выполняемых задач.

Книга поступлений документов — учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. Книга поступлений дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; показать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести отчетность о приеме архивных материалов.

В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового номера в книге поступлений указываются основные данные о каждом

поступлении: когда, от кого и на основании какого документа материалы поступили, наименование, годы, объем и состояние этих материалов, какие номера фонда им присвоены (или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены). Каждое поступление получает порядковый номер, независимо от того, состоит оно из материалов одного или нескольких фондов.

Список фондов — учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов фиксирует фондовый состав архива. По списку фондов каждый поступающий в архив фонд в хронологической последовательности поступлений получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду. Вследствие того, что материалы фонда уже могли войти в научный оборот под своим номером, в случае передачи или утраты фонда этот номер другому фонду не присваивается. Перенумерация хранящихся в архиве фондов может проводиться лишь в исключительных случаях, например в результате утраты большого количества фондов. В архивах, хранящих документы советских и дореволюционных учреждений, списки фондов ведутся раздельно для каждой из этих групп фондов с самостоятельной порядковой нумерацией, при этом перед номерами фондов советских учреждений проставляется буква “Р”, отделяемая от номера фонда чертой (Р—1, Р—2, Р—3 и т. д.). Во всех других случаях список фондов ведется один для всего архива.

В списке фондов помимо номера фонда и даты его первого поступления указываются полное, официально принятое название учреждения-фондообразователя и если есть - официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указываются все названия в хронологической последовательности. Если фонд полностью выбывает из архива, то в графе “Отметка о выбытии” указываются учреждение, куда переданы материалы, а также название, номер и дата документа, на основании которого выбыли материалы. При записи в список фондов материалов, поступивших из действующего учреждения, в списке оставляется несколько строк на случай последующих переименований фондообразователя.

 

Лист фонда - учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Лист фонда составляется при первом поступлении материалов после записи в книгу поступлений и в список фондов. Он служит первичным источником информации по фонду, раскрывая кратко содержание материалов, и дает динамичную картину состава и состояния фонда благодаря наличию записей всех поступлений и каждого выбытия материалов.

Этот документ является важнейшей формой учета архивных материалов, так как содержит суммированные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1. Общая характеристика материалов, включающая название фонда и крайние даты каждого названия, дату первого поступления, местонахождение фонда (название государственного архива), номер фонда, дату посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примечание.

2. Учет неописанных материалов, включающий количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи;

3. Учет описанных материалов, включающий характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытие описанных материалов, а также наличное количество дел по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.

Форма листа фонда позволяет представить в конкретных объемных показателях состояние фонда и состав его описей. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер другой описи не присваивается, чтобы впоследствии не затруднить ссылки на документы впроцессе их использования.

В некоторых случаях лист фонда может пересоставляться, в частности, если материалы фонда были подвергнуты пересистематизации, переработке, перешифровке, в результате чего он перестал отражать содержание материалов. Новый лист фонда составляется также при приеме фонда из другого государственного архива. В указанных двух случаях составляется новый лист фонда, а старый (составленный до переработки или полученный из другого архива) помещается в дело фонда.

Листы фондов архива располагаются в порядке номеров фондов и составляют один или несколько прошнурованных и опечатанных печатью архива томов.

Если в архиве хранятся фонды советских и дореволюционных учреждений, то листы фондов комплектуются в два различных тома соответственно нумерации фондов каждой группы фондов. Являясь частью системы научно-справочного аппарата, листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции, поскольку содержат важные сведения о содержании фондов.

 

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда.

На основании описи определяется архивный шифр дела, представляющий собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является адресом каждого дела, его поисковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов. Так как использование материалов происходит на всех этапах их существования, начиная с момента возникновения в системе делопроизводства, то в описях имеются сведения об изменении поисковых данных. С этой целью в специальной графе указывается делопроизводственный или прежний инвентарный номер, а в случае переработки описей составляются переводные таблицы.

Для учета архивных материалов особое значение имеют итоговые записи, которые делаются в конце каждой описи или в конце каждого тома, если опись состоит из нескольких томов, и содержат сведения о количестве дел, внесенных в опись.

При наличии в архиве большого количества описей ведется реестр описей, в котором указываются: номера по порядку, номер фонда, описи, название описи, крайние годы материалов, внесенных в опись, количество дел, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии, примечание.

Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия, частного лица, как правило, не являются обособленными объектами хранения, а входят в состав первичных комплексов - дел. Поэтому учет состава дел ведется путем нумерации листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела.

Дело фонда — дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда. Для правильной организации работы с документами необходимо хорошо знать не только историю фондообразователя (учреждение или лицо, в

результате деятельности которого образуется его документальный фонд), но также историю самого фонда. Когда было создано учреждение, какие функции оно выполняло, как менялись его название и подчиненность, в каких условиях находились его материалы, как проводились их обработка, экспертиза, использование - все это чрезвычайно важно для организации комплектования и хранения документов, осуществления всех форм их использования.

Эти сведения в виде официально оформленных документов (подписанные или заверенные справки, утвержденные акты и т. д.) можно почерпнуть из дела фонда, которое заводится на каждый хранящийся в архиве фонд. В дело фонда помещаются: историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке материалов; акты о приеме материалов; акты о выделении материалов к уничтожению, как не подлежащих хранению; акты проверки наличия и состояния материалов; акты о неисправимом повреждении материалов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; обзоры фонда; справки об использовании материалов фонда и др. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, н<