Организация документов в пределах архивов по фондам,

объединенным архивным фондам, коллекциям
Классификация документов в пределах архива – это группировка документов по архивным фондам и коллекциям. Фондирование документов – классифицирование документов по архивным фондам. Архивный фонд имеет ряд признаков, определяющих его самостоятельность. Фондирование состоит из определения фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов. Фонд является основной учетной единицей документов архива и не подлежит дроблению.

Комплекс документов, образующихся в деятельности одной организации, учреждения, предприятия или лица, составляет его документальный фонд, а организация или лицо, его создавшие, называются фондообразователем.

Часть документального фонда, которая имеет научное, историческое, социально-культурное, политическое, а также практическое значение, составляет архивный документальный фонд организации. Каждому архивному фонду учреждения, поступившему в госархив, присваивают официальное название соответствующего фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности. Номер фонда присваивают каждому вновь поступившему фонду в порядке поступления.

Решение о принадлежности архивного фонда организации к составу государственного Архивного фонда РФ принимают территориальные экспертно-проверочные методические комиссии, функционирующие при территориальных архивных организациях.

Для того, чтобы определить или уточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучить документы организации и определить их принадлежность к составу документации данной организации.

Входящие документы относят к фонду той организации, которой они получены. Их фондовую принадлежность определяют:

• по названию адресата;

• по отметке о регистрации (оттиску штампа для регистрации входящих документов);

• по содержанию документа, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;

• по резолюциям, содержащим фамилии руководителей данной организации и т. д.

Копии (отпуски) исходящих документов относят к фонду той организации, в которой они составлены.
Принадлежность документов определяют:

• по подписи руководителя;

• по визам;

• по содержанию документа.

Исходящие документы (копии, отпуски) включаются в комплекс той организации, которая является их автором.

Документы внутреннего обращения относят к фонду той организации, которая является автором этих документов. Их принадлежность определяют:

• по названию организации - автору документа, которое указано на общем бланке;

• по подписи руководителя;

• по видам;

• по содержанию документа.

Особую внимательность следует проявлять при определении фондовой принадлежности дел и документов, относящихся к периодам реорганизаций, преобразований, перемещении организации и т. д. Один и тот же фонд составляют документы, накопившиеся до и после:

• реорганизации (преобразования), которое не привело к коренному изменению деятельности, а вызвало только частичное изменение ее задач, функций и. т.д.;

• изменения подчиненности, структуры, штатов, печати и т. д.;

• полного или частичного изменения названия в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом и т. д.;

• изменения территориальных границ деятельности организации;

• перемещения организации из одного района в другой;

• изменения административно-территориального деления;

• временного прекращения деятельности организации и восстановления своих функций.

При ликвидации организации:

• законченные делопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации;

• незаконченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-приемника.

Дела, производство которых велось последовательно в двух или более организациях, включают в состав фонда той организации, в которой закончены делопроизводством.

Личные дела, переданные в другие организации, в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую переведены сотрудники.
В архивоведении существует такое понятие, как хронологические границы фонда организации. Это - официальные даты образования и ликвидации организации, т. е. крайние даты деятельности фондообразобразователя.

Крайние даты документов фонда - даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в состав фонда. Крайние даты документов фонда и хронологические границы фонда могут не совпадать в тех случаях, когда отсутствуют документы начального или конечного периодов существования организации, а также в случае, если фонд дополнен незавершенными делами организации-предшественника и т. п. Определение фондовой принадлежности и хронологических границ фонда является работой, результаты которой относятся к разряду наиболее сложных и наиболее важных работ в архивной практике. Ее результаты оказывают влияние, в первую очередь, на использование документов как в оперативной практике работы архива организации, так и в дальнейшем при составлении исторических справок.

Существенным является также знание правил фондирования в случаях, когда вводится или изменяется административно-территориальное деление. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных органов власти и управления представляют собой новые фонды.

Не зависят от административно-территориального деления и составляют единые фонды документы:

• органов власти и органов управления мелких территориальных округов, районов и т. п. после изменения границ республик или административно-территориальных единиц;

• органов государственной власти и государственного управления города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования;

• территориальных объединений общественных организаций (профессиональных, культурно-просветительских, научных и других) и органов их управления;

• промышленных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений и т. п.;

• органов административно-хозяйственного управления, специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков (военных, почтовых, учебных и т. п.). Хронологические границы фонда в связи с реорганизацией организации-фондообразователя устанавливают по определенным правилам.
Единым является фонд, если:

• организация восстановлена с прежними функциями после ликвидации, объединения, разделения или прекращения деятельности в результате войны, стихийных бедствий и т. п.;

• произошло расширение или сужение объема прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе;

• из организации выделилась одна или несколько организаций с передачей им ряда функций;

• организация переименована или частично изменила свое название;

• организация передана из одного ведомства в другое;

• организация сменила местонахождение, структуру.

Новый фонд возникает в том случае, если после ликвидации организации возникает новая организация с таким же названием (или частично измененным) и функциями, отличными от функций ликвидированной организации.

При ликвидации организации с последующей передачей ее функций одной или нескольким организациям, фонд ликвидируемой организации существует по момент ликвидации. Фонды организаций, принявших функции ликвидируемой организации, составляют отдельные фонды.

После определения фондовой принадлежности документов в архиве дела группируют и располагают в пределах фонда.

За единицу систематизации (классификации) и учетную единицу управленческой документации (ОРД, бухгалтерской и пр.) принимают дело - физически обособленный отдельный документ (устав, отчет и т. п.) или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку (приказ, переписка и т. п.).

Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и подготовке дел к сдаче в архив.

Систематизацию дел проводят обычно в соответствии со схемой систематизации, по которой построена номенклатура дел организации и зависит от объема документооборота и количества заводимых ежегодно дел.

Как правило, дела распределяют внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков:

• структурного (в соответствии со структурной схемой организации);

• хронологического (по периодам, датам, к которым относятся документы);

• функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (если в организации отсутствует структурное деление или объем образующихся дел невелик);

• номинального (по видам и разновидностям документов, по родам дел);

• корреспондентского (исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, о которыми велась переписка);

• географического (исходя из географических названий) и т. д.

Дела часто группируют последовательно по нескольким признакам, применение которых в данном фонде наиболее целесообразно.

При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную и смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего иска информации по находящимся в делах документам.

Наиболее приемлемыми и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически-функциональная схемы систематизации дел.

Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, т. е. для составления следующих описей дел фонда:

• описи дел постоянного хранения;

• описи дел по личному составу;

• описи дел временного хранения (свыше 10 лет).

При включении дел в описи необходимо учитывать основные правила распределения дел:

• дела относят к тому году, в котором они начаты делопроизводст­вом или в котором они поступили в организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;

• планы, сметы и документы к ним относят к тому году, в котором они составлены;

• отчеты и документы к отчетам относят к году, за который они со­ставлены;

• перспективные планы относят к начальному году, в котором они составлены; при этом заголовок данного дела в описи по­вторяют в каждом годовом разделе, к которому относится дан­ный план (вместо учетного номера данного дела по описи пи­шут - "б/№", а в графе описи "Примечание" дают ссылку на учетный номер плана в разделе, относящемся к начальному го­ду, на который план составлен);

• отчеты по перспективным планам относят к последнему году от­четного периода; при этом в описи заголовок данного дела поме­щают в каждый годовой раздел, к которому относится данный от­чет (вместо учетного номера по описи пишут - "б/№", а в графе описи "Примечание" дают ссылку на учетный номер данного отче­та в разделе, относящемся к последнему году отчетного периода);

• дела, начатые в одном подразделении и переданные в другое подразделение, относят к подразделению, в котором они были закончены;

• если организация прекратила свое существование, то документы ликвидационной комиссии включают в состав фонда ликвидируе­мой организации;

• в пределах года или определенного хронологического периода де­ла располагают по значимости структурных подразделений в соот­ветствии со структурной схемой организации;

• если в деятельности организации образуется незначительный объ­ем дел, то в пределах хронологического периода дела располагают в соответствии с участками деятельности данной организации;

• в пределах структурных подразделений дела располагают по участкам деятельности данного подразделения по степени значимости помещенных в них документов и логической взаимосвязи;

• при наличии дел с одной и той же начальной датой, первыми по­мещают те дела, которые имеют более ранние конечные даты до­кументов.
Таким образом, в архиве организации самой крупной классификаци­онной единицей является фонд, а в пределах фонда за единицу система­тизации принимают дело.

Все поступающие в архив документы размещают в хранилищах на стеллажах или в шкафах в соответствии с принятой схемой систематизации. Дела каждой организации хранятся в одном месте, в соответствии с описями. Документы ликвидированных организаций хранят отдельно.

Тема 4. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ
4.1. Задачи экспертизы, принципы отбора документов и критерии их оценки
Под экспертизой ценности документов понимают процесс изучения документов с использованием принципов и критериев их ценности. Цель экспертизы - определить срок хранения документов и разделить последние на две группы - постоянного и временного хранения. Отнесение документов к той или иной группе по срокам хранения осуществляют с помощью перечней документов с указанием сроков хранения документов.

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов, лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

 

Первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.

Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше - или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа, в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов, уже при составлении номенклатуры дел, т. е. когда дело еще не изготовлено.

 

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел, для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов, ведомственных архивов, и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

 

Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дупликации сразу по нескольким фондам:

1. Вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

2. Однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района); лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход, возможно, осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа:

Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:

1. При разработке и составлении номенклатуры дел;

2. При регистрации документов.

3. При направлении исполненных документов в дела.

4. При формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

Важным принципом отбор документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии, а также принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии - признаки, на основании которых определяется ценность документов. Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:

1. К критериям происхождения относятся:

– функционально-целевое назначение организации (отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества - учреждения органов власти, управления, органы суда, прокуратуры, научные учреждения, проектно-конструкторские, заводы, фабрики и др. предприятия Федерального, областного значения и т. д.);

– значение лица в жизни общества (отражают производственную, общественную, творческую деятельность лица);

– время и место создания документа (эти критерии взаимосвязаны; в истории нашей страны были периоды, насыщенные важными событиями, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства: периоды Отечественной войны 1812 года, первой русской революции 1905-1907 гг., Великой Октябрьской революции, гражданской войны, ВОВ 1941-1945 гг. и т. д. Критерий времени применяется не только к документам прошлого. В деятельности каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение: периоды организации и реорганизации, выполнения особых заданий. События на территории края, республики: строительство гидроэлектростанций, промышленных комплексов и т. д.);

2. К критериям содержания относятся:

– значимость информации документа (документы, отражающие основную деятельность учреждения – уставы, положения, штатные расписании я, приказы, планы, отчеты; документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений – переписка по снабжению, текущему ремонту и другим вопросам);

– повторение информации документа в информации других документов (на государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных – содержание квартальных поглощается годовым отчетом);

– вид документа (они отражают главные направления деятельности учреждения и суммируют за определенные отрезки времени результаты этой деятельности);

– подлинность документа (предпочтение отдается подлинникам; если копии – то должны быть заверены, иметь номер и дату).

3. К критериям внешних особенностей относятся:

– форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа (при экспертизе ценности документов имеет значение также материал, на котором они написаны, способ их воспроизведения);

– физическое состояние документа (если документы имеют внешние повреждения, то следует, прежде всего, решить, заслуживают ли они восстановления. Неудовлетворительное состояние документов, не представляющих большой научной ценности, может служить основанием для их уничтожения. Ценные документы, являющиеся уникальными, по возможности восстанавливаются, реставрируются, с них снимаются фотокопии).
4.2. Система экспертных органов

При Федеральном архивном агентстве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК), в министерствах и центральных учреждениях ведомств РФ организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), при органах управления архивным делом субъектов РФ действуют экспертно-проверочные комиссии (ЭПК). Для проведения экспертизы ценности дел, отбору и подготовки дел к передаче на постоянное хранение в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации из наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается зав.архивом, работник делопроизводственной службы, работник бухгалтерии. ЦЭК назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных работников основных структурных подразделений и возглавляется одним из руководящих работников.

Функции и права ЭК и ЦЭК. Организацию работы закрепляют норматив­ным документом - Положением об экспертной комиссии организации (ведомства), затем его утверждает руководитель организации.

Функции ЦЭК и ЭК совпадают:

1. Рассматривают и одобряют проекты номенклатуры дел структурных подразделений и сводной по учреждению.

2. Рассматривают график передачи документов из структурных подразделений в архив учреждения и государственный архив.

3. ЭК ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор и подготовку документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения. ЦЭК осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

4. ЭК и ЦЭК рассматривает описи: годовые разделы описей дел постоянного хранения, описи дел по л/с постоянного хранения, дел временного хранения (свыше 10 лет), дел по л/с долговременного хранения. Затем утверждается ЭПК архивного учреждения.

5. ЭК и ЦЭК рассматривают акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

6. ЭК и ЦЭК рассматривают акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов об утере дел.

7. ЭК и ЦЭК рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.

8. ЭК и ЦЭК ведут исследование ценности различных групп документов.

9. ЭК и ЦЭК рассматривают перечни и описи особо ценных дел.

10. ЭК и ЦЭК осуществляют методическое руководство деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организации, консультирует членов их ЭК.

Деятельность ЭЦ и ЦЭК оформляется протоколами (решениями), утверждаемыми руководителем учреждения, иногда ЭПК госархива.

ЦЭК имеет свои специфические функции:

1. Методическая работа: рассматривает и утверждает проекты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в госархивы; классификаторов, примерных номенклатур, инструкций по делопроизводству, нормативно-методических пособий.

2. ЦЭК рассматривает проекты следующих документов: списков учреждений, документы которых подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение; типовых положений об ЭК; рекомендаций по методическим вопросам ЭЦД.

3. ЦЭК может вынести решение о предоставлении права самостоятельно уничтожать документы с истекшим сроком ранения при наличии утвержденного ведомственного перечня документов со сроками хранения.
ЭМК госархивов ведут работу по нескольким направлениям:

1. ЭЦД внутри архива (рассмотрение описей дел после переработки и актов о выделении к уничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и др.).

2. Рассмотрение разработанных в архиве методических пособий.

3. Работа по комплектованию госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив; участие в разработке перечней документов, подлежащих постоянному хранению и т. п.).

В функции ЭПК органов управления архивным делом и российских госархивов входит рассмотрение:

- списков учреждений, документов, которые подлежат приему на государственное хранение;

- проектов типовых и примерных номенклатур для учреждений;

- предложений об изменениях сроков хранения отдельных категорий документов;

- описей дел постоянного хранения и по л/с, представляемых учреждениями;

- вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения;

- методических пособий по вопросам ЭЦД.

ЦЭПК является высшей инстанцией по вопросам ЭЦД, разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов и документов к комплексу общероссийского значения;

- разрабатывает принципы научной и практической ЦД АФ РФ и определяет категории учреждений, от которых производится прием документов в госархивы;

- разрабатывает перечни документов со сроками хранений;

- определяет категории особо ценных и уникальных дел;

- определяет состав документов, подлежащих хранению в госархивах и архивах министерств и ведомств;

- рассматривает предложения об изменении сроков хранения документов ведомственных перечней, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми перечнями;

- разрешает отдельным министерствам и ведомствам самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов;

- выносит решения о возможной замене подлинников документов микрофильмами.

Все решения приобретают силу после утверждения их руководством Росархива.