Ревизия расчетов с подотчетными лицами

Ревизия  проведена выборочным методом за период с 01.12.2015 по 21.01.2019.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале операций по расчетам с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами осуществлялись по фактически произведенным расходам на основании авансовых отчетов. Приказы о перечне лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, изданы. Регистрация авансовых отчетов и командировочных удостоверений ведется.

Проверкой правильности отнесения расходов на соответствующие коды бюджетной классификации по авансовым отчетам за проверяемый период нарушений не установлено, данные синтетического и аналитического учета тождественны.

Выборочной проверкой обоснованности и законности произведенных расходов: соблюдения размеров компенсации командировочных, установленных законодательством; наличия необходимых оправдательных документов по оплате командировочных и хозяйственных расходов установлены отдельные нарушения.

В нарушение Приказа Минфина России от 30 марта 2015 № 52н
"Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" авансовые отчеты (код формы 0504505) за период с 16.05.2016 по 28.12.2016 не утверждены директором Учреждения.

Согласно приказам директора Учреждения «о командировке» и командировочным удостоверениям, осуществлены выезды в командировку работников (ответственных лиц) и обучающихся на проведение мероприятий за пределами района. В ряде случаев при выезде в командировку, суточные возмещались не только сотрудникам Учреждения но и обучающимся.

В соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 №749 (далее - Положение от 13.10.2008 №749) в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. В нарушение вышеуказанного Положения от 13.10.2008 №749 установлено, что за период с 2016 по 2018 годы произведена выплата суточных подотчетным лицам (ответственным лицам) для обучающихся в общей сумме 36 100,00 рублей, из них за счет средств бюджета Республики Башкортостан в 2016 году - 4 000,00 рублей, за счет средств от платных услуг и иной приносящей доход деятельности - 32 100,00 рублей (в 2016 году - 25 100,00 рублей, в 2017 году - 900,00 рублей, в 2018 году - 6 100,00 рублей), что в соответствии со статьей 38 Бюджетного кодекса Российской Федерации является неправомерным использованием средств бюджета.

Поездки осуществлялись для участия: на Республиканском танцевальном конкурсе «Байык» в Абзелиловском районе с. Аскарово, на региональном этапе фестиваля «Студенческие встречи - Молодежь в кадре» г. Белорецк, на конкурсе чтецов «Живое слово» г. Уфа, региональный чемпионат «Молодые профессионалы» г. Сибай, на отборочном III региональном чемпионате «Молодые профессионалы» г. Уфа, в Республиканской олимпиаде по русскому языку г. Уфа, в награждении победителей «Молодые профессионалы» г. Уфа и другие мероприятия.

Так, в 2016 году подотчетному лицу заместителю директора Султанову Р.Р. произведена выплата суточных для студентов в общей сумме 29 100,00 рублей. Например, обучающимся оформлены командировочные удостоверения от 31.03.2016 №№94 - 118 (на 25 человек) на 2 дня с 31 марта по 01 апреля 2016 года для участия на региональном этапе фестиваля «Студенческие встречи - молодежь в кадре» По авансовому отчету от 04.04.2016 № 69 подотчетному лицу Султанову Р.Р. возмещены суточные в сумме 5000,00 рублей для 25 учащихся. Аналогичным образом возмещены суточные подотчетному лицу Султанову Р.Р. для обучающихся по авансовым отчетам 20.02.2016 №36 в сумме 4000,00 рублей, от 06.07.2016 №143 в сумме 5 700,00 рублей, от 14.12.2016 №244 в сумме 14 400,00 рублей (всего возмещено подотчетному лицу Султанову Р.Р. 29 100,00 рублей).

Аналогичным образом в 2017 году возмещены суточные подотчетным лицам (преподавателям): Юнусовой А.Ф. - 400,00 рублей (а/о от 04.12.2017 №220); Баймурзиной Р.Р. - 200,00 рублей (а/о от 10.11.2014 №194); Игебаеву А.Н. - 300,00 рублей (а/о от 14.11.2017 № 199).

 В 2018 году произведены выплаты суточных подотчетным лицам: программисту Арсланову И.Ф. - 1200,00 рублей (а/о от 13.02.2018 №35, от 19.10.2018 №245, от 17.12.2018 №286); преподавателю Аллагуловой М.З. - 400,00 рублей (а/о от 08.06.2018 №158); преподавателю Игебаевой А.Ш. - 300,00 рублей (а/о от 28.03.2018 №85); преподавателю Уралазиновой А.Р. - 200,00 рублей (а/о от 29.03.2018 №89); преподавателю Хакимовой Э.А. - 500,00 рублей (а/о от 05.10.2018 №236, от 01.11.2018 №256); преподавателю Файзуллину Р.Ф. - 600,00 рублей (а/о от 18.10.2018 №242); преподавателю Константиновой Л.А.- 1600,00 рублей (а/о от 22.10.2018 № 249, от 18.12.2018 №288); преподавателю Уметбаеву З.Т. - 800,00 рублей (а/о от 28.05.2018 №140); мастеру производственного обучения Богатенковой Н.Ю. - 300,00 рублей (а/о от 05.10.2018 № 237); заместителю директора Султанову Р.Р. - 200,00 рублей (а/о от 19.12.2018 №291).

Подтверждающие документы к вышеперечисленным авансовым отчетам в виде ведомостей на получение суточных обучающимся отсутствуют.

 Согласно пункту 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» (далее - Постановление от 02.10.2002 №729) установлено возмещение расходов на выплату суточных в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке. В нарушение вышеназванного Постановления от 02.10.2002 №729, в ряде случаев бухгалтерией Учреждения возмещены суточные сверх установленного размера, а именно 200 рублей в сутки за каждый день нахождения в служебной командировке. В результате, за проверяемый период излишне возмещено 15 730,00 рублей, из них за счет средств бюджета Республики Башкортостан - 1 000,00 рублей (в 2017 году - 100,00 рублей, в 2018 году - 900,00 рублей); за счет средств от оказания платных услуг и иной приносящей доход деятельности - 14 830,00 рублей (в 2016 году - 600,00 рублей, в 2017 году - 2 600,00 рублей, в 2018 году - 11 530,00 рублей), что в соответствии со статьей 38 Бюджетного кодекса Российской Федерации является неправомерным использованием средств бюджета.

Например, в 2016 году возмещены суточные сверх установленного размера подотчетным лицам водителю Кужину: Р.Г. в сумме 200,00 рублей (а/о от 16.08.2016 №164); директору Арсланову Р.И. - 400,00 рублей (а/о от 16.12.2016 №247).

В 2017 году возмещены суточные сверх установленного размера подотчетным лицам: водителю Кужину Р.Г. в сумме 700,00 рублей (а/ от 14.08.2017 №135; от 14.11.2017 №198, от 23.11.2017 №212); преподавателю Баймурзиной Р.Р. - 300,00 рублей (а/о от 10.11.2017 №194); преподавателю Игебаеву А.Н. - 300,00 рублей (а/о от 14.11.2017 №198); водителю Утямишеву Ф.Ф. - 900,00 рублей (а/о от 16.10.2017 №152, от 14.11.2017 №196, от 23.11.2017 №209, от 27.12.2017 №247), мастеру производственного обучения Каипову Д.К. - 300,00 рублей (а/о от 26.10.2017 №179); преподавателю Юнусовой А.Ф. - 200,00 рублей (а/о от 04.12.2017 №220).

В 2018 году возмещены суточные сверх установленного размера подотчетным лицам: водителю Кужину Р.Г. в сумме 2000,00 рублей (а/о от 15.01.2018 №2, от 07.03.2018 №55, от 12.04.2018 №100, от 08.05.2018 №114, от 23.05.2018 №131, от 09.07.2018 №179, от 09.11.2018 №262); преподавателю Баймурзиной Р.Р.- 900,00 рублей (а/о от 05.03.2018 №53); преподавателю Игебаевой А.Ш. - 600,00 рублей (а/о от 05.03.2018 № 52); преподавателю Игебаеву А.Н. - 930,00 рублей (а/о от 28.03.2018 №85); директору Акбалину Р.С. - 100,00 рублей (а/о от 09.11.2018 №261); директору Арсланову Р.И. - 300,00 рублей (а/о от 31.01.2018 №17); водителю Утямишеву Ф.Ф. - 3 200,00 рублей (а/о от 08.02.2018 №31, от 05.03.2018 №54, от 16.03,2018 №65, от 26.03.2018 №74, от 20.04.2018 №104, от 27.04.2018 №110, от 31.05.2018 №148, от 08.06.2018 №159, от 10.09.2018 №208, от 05.10.2018 №235, от 18.10.2018 №241; от 01.11.2018 №255, от 19.11.2018 №272, от 03.12.2018 № 278); заместителю директора Нарбутину А.Ф.- 300,00 рублей (а/о от 08.02.2018 №29); преподавателю Масольд И.П.- 300,00 рублей (а/о от 08.02.2018 №30); преподавателю Файзуллину Р.Ф.- 300,00 рублей (а/о от 08.02.2018 №32), мастеру производственного обучения Ибрагимову Н.Ф. - 400,00 рублей (а/о от 28.05.2018 №139); преподавателю Уметбаеву З.Т. - 400,00 рублей (а/о от 28.05.2018 №140); преподавателю Хакимовой Э.А. - 500,00 рублей (а/о от 05.10.2018 №236, от 01.11.2018 №256); главному бухгалтеру Кунакасовой З.А. - 200,00 рублей (а/о от 18.10.2018 №243); программисту Арсланову И.Ф. - 700,00 рублей (а/о от 19.10.2018 №245, от 17.12.2018 №286); заместителю директора Надыргулову Х.Х. - 300,00 рублей (а/о от 09.11.2018 №263); методисту Кудабаеву А.Р. - 300,00 рублей (а/о от 09.11.2018 №267); преподавателю Ишемгуловой А.Ф. - 200,00 рублей (а/о от 11.12.2018 №285); Уралазиновой А.Р. - 400,00 рублей (а/о от 29.03.20018 №89). 

Приказы директора Учреждения о направлении работников в командировку издаются, цели командировок определены. Возмещения расходов за однодневные командировки не производились.

Ревизией установлено, что в ряде случаев сумма произведенных расходов подотчетными лицами не подтверждены документами об оплате наличными или картой (кассовые чеки, квитанции). Приобретение товарно-материальных ценностей и других товаров, услуг подотчетными лицами подтверждались только товарными чеками или приходными кассовыми ордерами, приложенными к авансовым отчетам (ф. 0504505).

Согласно пункту 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Федеральный закон №54-ФЗ) организации, производящие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, обязаны применять кассовый аппарат. Вместе с тем, Федеральным законом №54-ФЗ и Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 №359 (далее - Положение №359), предусмотрено, что организации могут осуществлять расчеты и без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности (далее - БСО), который приравнивается к кассовому чеку. Такие БСО в обязательном порядке должны содержать (пункт 3 Положения №359):

- наименование документа, шестизначный номер и серию;

- наименование и организационно-правовую форму;

- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности);

- ИНН организации;

- вид услуги;

- стоимость услуги в денежном выражении;

- размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами;

- дату осуществления расчета и составления документа;

- должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации.

В нарушение вышеуказанного Федерального закона №54-ФЗ бухгалтерией Учреждения принимались к учету авансовые отчеты без кассовых чеков или квитанций (БСО).

Так, по авансовым отчетам подотчетному лицу водителю Кужину Р.Г. за период с 2016 по 2018 годы возмещены расходы в сумме 106 530,00 рублей за проживание, приобретение запасных частей к автомобилю, услуги по диагностике, за шиномонтаж и ремонт автомобиля (авансовые отчеты от 15.04.2016 №81, от 29.04.2016 №96/1, от 28.05.2016 №110, от 23.05.2016 №117, от 02.06.2016 №122, от 09.06.2016 №126/1, от 19.08.2016 №167, от 02.11.2016 №219, от 16.11.2016 №229, от 22.11.2016№ 232, от 03.02.2017 №14, от 17.02.2017 №24, от 22.02.2017 №28, от 28.02.2017 №29, от 14.03.2017 №35, от 24.03.2017 №47, от 27.03.2017 №51, от 17.04.2017 №64, от 24.04.2017 №71/1, от 06.05.2017 №82, от 26.05.2017 №101, от 14.08.2017 №135, от 18.10.2017 №167, от 01.11.2017 №186, от 21.11.2017 №204, от 24.11.2017 №212, от 29.11.2017 №218, от 15.12.2017 №235, от 02.03.2018 №51, от 14.03.2018 №62, от 14.03.2018 №63, от 27.03.2018 №82, от 30.03.2018 №91, от 27.04.2018 №112, от 08.05.2018 №114, от 24.05.2018 №135, от 13.06.2018 №162, от 20.08.2018 №191, от 29.08.2018 №196, от 28.09.2018 №228). 

По авансовым отчетам подотчетному лицу заместителю директора Надыргулову Х.Х. за проверяемый период возмещены расходы в сумме 86 286,70 рублей за проживание, приобретение хозяйственных и строительных материалов, приобретение запасных частей к автомобилю (авансовые отчеты от 19.04.2016 №83, от 29.04.2016 №95, от 06.05.2016 №98, от 10.05.2016 №99/1, от 27.05.2016 №119/1, от 01.06.2016 №121, от 09.06.2016 №125, от 29.06.2016 №136, от 13.07.2016 №149, от 18.07.2016 №152, от 01.08.2016 №157, от 22.08.2016 № 169, от 01.09.2016 №173/1, от 14.09.2016 №179, от 28.09.2016 №191, от 10.10.2016 №201, от 21.10.2016 №211, от 28.11.2016 №240, от 17.02.2017 №25, от 31.03.2017 №54, от 25.04.2017 №72, от 26.04.2017 №74, от 03.07.2017 №123, от 28.08.2017 №138, от 14.11.2017 №200/1, от 14,11.2017 №200/2, от 20.11.2017 №205/1, от 29.01.2018 №13, от 18.02.2018 №41, от 28.06.2018 №166, от 10.07.2018 №181, от 17.08.2018 №190, от 17.12.2018 №287).

По авансовым отчетам подотчетному лицу заместителю директора Султанову Р.Р. за проверяемый период возмещены расходы в сумме 26 497,00 рублей за проживание, приобретение хозяйственных и канцелярских товаров (авансовые отчеты от 20.02.2016 №36, от 3.03.2017 №55, от 26.09.2017 №158, от 02.10.2017 №154, от 11.12.2017 №230, от 28.01.2018 №12, от 01.02.2018 №20, от 02.03.2018 №50).

Аналогичным образом возмещены расходы подотчетным лицам Утямишеву Ф.Ф. в сумме 27 966,80 рублей, Ишемгуловой Д.М.- 25 406,00 рублей, Константиновой Л.А. - 21 550,00 рублей, Каипову Д.К. - 20 695,00 рублей, Арсланову И.Ф. - 11 959,00 рублей, Кусякову Я.Я. - 7 286,00 рублей, Мухаметжановой Н.М. - 6 375,00 рублей, Кудабаеву А.Р. - 5 514,00 рублей, Уметбаеву З.Т. - 5 500,00 рублей, Кунакасовой З.З. - 5 450,00 рублей, Султанову Ш.И. в сумме 5 220, 00 рублей, Аблаеву М.Х. - 4 400,00 рублей, Ишемгулову А.Р. - 3 300,00 рублей, Султановой М.Р.                        - 3 000,00 рублей, Салишевой Л.Ф. - 2 700,00 рублей, Акманову Р.Ф. - 2 582,93 рубля, Арсланову И.Р. - 2 200,00 рублей, Ишемгуловой А.Ф. - 2 000,00 рублей, Абсалямову Р.З. - 2 000,00 рублей, Игебаевой А.Ш. - 1 600,00 рублей, Шарипову М.И. - 1 400,00 рублей, Салимову И.Г.                          - 1 400,00 рублей, Гарифуллиной Л.А. - 1 400,00 рублей, Ниязову Н.А. - 1 400,00 рублей, Баймурзиной Р.Р. - 1 300,000 рублей, Ибрагимову Х.Х. - 1 230,00 рублей, Файзуллину Р.Ф. - 800,00 рублей, Арсланову Р.И. - 800,00 рублей, Ибрагимову Н.Ф. - 650,00 рублей, Вагаповой Э.Х. - 550,00 рублей, Атановой Э.Р.- 550,00 рублей, Султанову С.А. - 500,00 рублей, Богатенковой Н.Ю. - 440,00 рублей, Таулбаеву И.И. - 230,00 рублей, Уралазиновой А.Р. - 50,00 рублей. (Всего 179 404,73 рубля).

Таким образом, сумма возмещенных расходов по вышеуказанным авансовым отчетам, не подтвержденные документами об оплате (кассовые чеки, квитанции) составили 398 718,43 рублей, что в соответствии со статьей 38 Бюджетного кодекса Российской Федерации данные выплаты являются неправомерным использованием средств бюджета, из них: за счет средств бюджета Республики Башкортостан в сумме 51 239,00 рублей (в 2016 году - 17 665,00,00 рублей, в 2017 году - 19 704,00 рубля, в 2018 году - 13 870,00 рублей);

за счет средств от платных услуг и иной приносящей доход деятельности в сумме 347 479,43 рублей (в 2016 году - 80 265,80 рублей, в 2017 году - 156 233,63 рубля, в 2018 году - 110 981,00 рубль).

Согласно письменному объяснению бухгалтера Мухаметжановой Н.М., авансовые отчеты без кассовых чеков или квитанций принимались к учету с подотчетных лиц на основании устного распоряжения руководителя. (Объяснительная бухгалтера Мухаметжановой Н.М. от 11.02.2019). 

Анализ принятых к бухгалтерскому учету авансовых отчетов на приобретение товарно-материальных ценностей и оплату оказанных услуг за период за 2016, 2017 и 2018 годы прилагается.

 Выборочной проверкой полноты оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет по авансовым отчетам, нарушений не установлено.