Внимание. Если связь не устанавливается, закройте схему данных и проверьте выполнение условий целостности данных, после чего повторите попытку.

Для пояснения сущности проверки целостности данных необходимо рассмотреть тип отношения. Он определяется автоматически и указывается в самом низу окна свойств связи.

В данном случае должен установиться тип связи Один ко многим, так как в одной таблице ТабНом – ключевое поле и не может повторяться, а в другой – не ключевое (один сотрудник может получить несколько зарплат). Поле ТабельныйНомер – часть ключа в таблице ЗАРПЛАТА.

Та таблица, у которой связываемое поле является ключевым, называется главной, а другая – подчиненной.

Проверка целостности производится при вводе данных в подчиненную таблицу.

Если установить флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении табельного номера в главной таблице (например, при обновлении системы табельных номеров на предприятии) все табельные номера будут обновлены также и в подчиненной таблице.

Если же установить флажок Каскадное удаление связанных записей, то при удалении сотрудника из таблицы КАДРЫ (например при его увольнении с работы), будут удалены и все записи о его зарплате.

Внимание. Установка обеспечения целостности данных требует определенных навыков. Соблюдайте осторожность при удалении, так как в отличие от запросов, каскадные операции не предупреждают обо всех последствиях и всем масштабе удалений. А восстановить удаленные записи невозможно.

Для изменения свойств связи выделите нужную связь, щелкнув по линии связи, и в контекстном меню выберите опцию Изменить связь.

Внимание. Ввиду тонкости линии связи лучше щелкать по ней левой кнопкой до тех пор, пока она не станет выделенной (при выделении линия становится толще). Потом щелкните по выделенной связи правой кнопкой.

Удаление выделенной связи также производится с помощью контекстного меню или нажатием клавиши Delete.

Если Вам потребуется удалить таблицу из схемы данных, то удалите вначале все ее связи, а затем и саму таблицу (выделив ее и нажав клавишу Delete).

Внимание. Если Вы попытаетесь удалить таблицу, не удалив предварительно ее связи, то она будет скрыта, а не удалена. Вновь увидеть ее в окне схемы данных можно, если нажать инструментальную кнопку Отобразить все связи.

Продумайте вид обеспечения целостности и достоверности данных, установите нужный режим.

Закройте окно схемы данных.

Создайте новый запрос на выборку сведений о заработной плате по месяцам.

Для этого выберите две связанные таблицы, выберите поля фамилии, района, суммы зарплаты и месяца начисления.

Задайте порядок сортировки одновременно по месяцам, районам, фамилиям.

Просмотрите результаты созданного запроса.

Введите в запрос условия отбора:

¨ выбор сведений по одному месяцу;

¨ выбор сведений по одному району.

Результат работы

Запрос на выборку данных из двух таблиц. При защите требуется обоснование выбора способа обеспечения целостности данных; умение проектировать запросы на выборку из двух таблиц с дополнительными условиями и заданным порядком сортировки.

Работа со связью-объединением

Цель работы – исследование связи-объединения.

Общие сведения

Пусть требуется распечатать список работников и их зарплат, включив в них и тех, кто еще не получил ни одной зарплаты. Тогда можно будет узнать, сколько работников получили зарплату, а сколько – нет. Запрос, созданный в предыдущей работе, не даст нужных сведений, так как при его выполнении обращение к главной таблице происходит только для табельных номеров, найденных в подчиненной.

Для решения поставленной задачи используется связь-объединение.

Если при выполнении предыдущей работы не устанавливать режим обеспечения целостности данных, то автоматически устанавливается связь-объединение. В отличие от связи с обеспечением целостности данных, она просто определит "парные" записи. Например, если выписать зарплату работнику с несуществующим в таблице КАДРЫ табельным номером, то его зарплата просто не появится в запросе на выборку из двух связанных таблиц.

Связь-объединение может работать и в других режимах. При работе со схемой данных окно свойств связи имеет кнопку Объединение…, с помощью которой и выбирается нужный режим. То же можно сделать и в Конструкторе запросов.

Задание

Выведите полный список работников и их зарплат, если они имеются. Для того, чтобы продемонстрировать возможности связи-объединения, удалите из таблицы ЗАРПЛАТА записи для одного или нескольких работников.

Порядок выполнения работы

Создайте копию запроса, созданного в предыдущей работе Откройте ее в режиме Конструктора.

Удалите связь между таблицами.

Создайте новую связь между табельными номерами двух таблиц.

В контекстном меню для этой связи выберите опцию Параметры объединения. Откроется окно, в котором предлагается выбор трех возможных режимов объединения с помощью трех радиокнопок.

Прочитав пояснительный текст к каждой из радиокнопок, выберите режим вывода всех работников. Если у кого-то из работников нет записей о зарплате, то должна быть установлена связь с пустой строкой таблицы ЗАРПЛАТА.

Проверьте перечень выводимых полей: ТабНом (обязательно из таблицы КАДРЫ, иначе будут пустые значения!), ФИО, Месяц, Зарплата.

Просмотрите и объясните результат выполнения измененного запроса.

Результат работы

Умение объяснить и продемонстрировать работу связи-объединения и ее отличия от связи с обеспечением целостности данных.

Введение кодов договоров

Цель работы – подготовка к установлению нескольких связей.

Общие сведения

В фирмах, ведущих работы по договорам, важно учитывать, из средств какого договора производились выплаты.

В целях совершенствования структуры информации в базе данных, хранящей сведения о выплатах, было решено перейти к учету договоров, за которые производилась выплата. С этой целью к каждой записи таблицы ЗАРПЛАТА добавляется поле с номером договора. Названия и реквизиты договоров (цена, ответственный исполнитель, срок выполнения, и пр.) предполагается хранить во вновь созданной таблице ДОГОВОРЫ.

Ситуация, когда в БД включаются все новые сведения, вводятся новые файлы является достаточно типовой и отражает ход процесса автоматизации хранения данных.

Для перехода к новой системе учета необходима модификация существующей структуры системы баз данных. Эта задача относится к категории разовых и имеет свои особенности. Необходимо тщательно продумать весь ход модификации и работать с большим вниманием. Перед проведением модификации рекомендуется создать резервные копии всех таблиц, чтобы обеспечить гарантированную сохранность информации.

Задание

Ввести в таблицу ЗАРПЛАТА новое поле НомерДоговора; создать таблицу ДОГОВОРЫ и откорректировать содержание БД.

Порядок выполнения работы

Первый шаг работы – введение в структуру таблицы ЗАРПЛАТА нового поля – НомерДоговора и его заполнение. Следует придумать и ввести в новое поле 4 – 5 номеров договоров (простейший вариант – 1, 2, 3, 4, 5).

Второй шаг – составление списка договоров в отдельной таблице ДОГОВОРЫ со структурой НомерДоговора, НаименованиеДоговора, СуммаДоговора, Заказчик.

Один из вариантов создания этой таблицы заключается в копировании таблицы ЗАРПЛАТА в ту же базу данных под именем ДОГОВОРЫ, изменении структуры новой таблицы и удалении лишних записей.

Другой вариант связан с использованием механизма запросов. Так как Вы уже хорошо владеете этим механизмом и он, скорее всего, будет полезен в будущем, рекомендуется использовать именно его.

Главная сложность заключается в том, чтобы номера договоров в таблицах полностью совпадали.

Результат работы

Заполненная таблица ДОГОВОРЫ. Требуется объяснить, как было достигнуто и как проверялось совпадение номеров договоров в двух таблицах (ДОГОВОРЫ и ЗАРПЛАТА).

15. Установление связи между тремя таблицами

Цель работы – получение данных из трех связанных таблиц.

Общие сведения

Если имеются три файла БД (КАДРЫ, ЗАРПЛАТА, ДОГОВОРЫ), то для хранения информации требуется минимальный объем памяти, отсутствует избыточность, но получение нужных сведений несколько усложняется.

В случае объединения трех и более файлов возникают варианты структуры связей. Связь может иметь вид цепочки или дерева. Однако механизм установления связей не отличается от рассмотренного ранее для двух таблиц. Если связи установлены правильно, можно производить выбор данных из нескольких таблиц и будет получен правильный результат.