Проверка правильности заполнения таблицы ЗАРПЛАТА

Последний шаг работы – проверка правильности вновь созданной таблицы. Для этого следует задать ей ключевые поля.

Табельный номер не может быть первичным ключом, так как каждый сотрудник получал зарплату несколько раз (даже если на дворе январь и пока все имеют только по одному начислению, придет время, когда на каждого сотрудника потребуется несколько строк).

Реалистичное допущение заключается в том, что один человек не может получить несколько зарплат в одном месяце. Это будет справедливо, если в таблице ЗАРПЛАТА хранятся сведения о выплатах, обобщенные по месяцам.

Таким образом, в таблице не может повторяться пара ТабельныйНомер и Месяц. Они представляют собой составной первичный ключ. Для его задания

¨ Выберите таблицу ЗАРПЛАТА.

¨ Войдите в Конструктор таблиц и выделите два поля: ТабельныйНомер и Месяц.

¨ Задайте их как ключевые.

Если все оказалось правильно, ошибка не возникнет. При наличии ошибки проверьте содержимое таблицы и повторите описанные действия с начала.

Внимание. При наличии первичного ключа будет автоматически производиться проверка вводимых данных. В ключевых полях не допускаются пустые значения. Запрещено и повторение комбинаций значений ключевых полей. При дальнейшей корректировке могут возникать проблемы. Если это действительно будет необходимо, можно убрать первичный ключ и установить следующие значения для свойств бывшего ключевого поля (полей):

Обязательное – Нет;

Пустые строки – Да;

Индексированное поле – Нет.

Результат работы

Полученная таблица должна содержать сведения для всех работников не менее, чем за три месяца, и иметь составной первичный ключ. Таблица КАДРЫ также должна иметь первичный ключ.

Просмотр сумм зарплаты

Цель работы – получение информации из двух таблиц.

Общие сведения

Для того, чтобы распечатать ведомость заработной платы или просто проверить выданные суммы, пользоваться только таблицей ЗАРПЛАТА неудобно. Требуется знать, какому сотруднику соответствует каждый табельный номер. Но сведения о сотрудниках находятся в таблице КАДРЫ. К ней приходится часто обращаться для поиска нужных сведений.

Поскольку эта операция является рутинной, часто встречается в практике и требует больших затрат времени, она автоматизирована в СУБД. Более того, реализация данной задачи является одним из основных требований к реляционным СУБД, к которым относится и Access.

Итак, требуется выводить данные из двух таблиц.

Если просто ввести в запрос две таблицы и выводить поля ФИО, ТабНом из таблицы КАДРЫ и поле Зарплата из таблицы ЗАРПЛАТА, то Вы получите огромный список, в который войдут все возможные комбинации зарплат и фамилий. Чтобы выводились только нужные фамилии, в выбираемых из двух таблиц записях должны совпадать табельные номера.

Это достигается путем установления связей между таблицами в базе данных.

СВЯЗЬ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ БД является механизмом,

позволяющим выбирать из них нужные данные.

Связь можно установить постоянно. Весь набор постоянных связей называется Схемой данных. Она отражает стабильные свойства системы таблиц и переносится во все запросы при их создании.

Можно также установить временную связь в отдельно взятом запросе. Но поскольку первый путь не только дает больше возможностей, но и отражает воплощение всего замысла базы данных, будет рассмотрен именно он.

Внимание. При построении запросов из нескольких таблиц, в них передаются связи, существовавшие на момент создания запроса. Это означает, что при внесении изменений в схему данных, связи в запросе остаются неизменными. Для их обновления требуется удалять из запроса все таблицы и вводить их заново. При этом набор полей запроса может полностью "рассыпаться".

Это – еще один аргумент в пользу грамотного проектирования баз данных.

Задание

Связать две имеющиеся таблицы и произвести распечатку сведений о зарплате всех сотрудников.

Порядок выполнения работы

Нажмите на панели инструментов кнопку Схема данных. Начало диалога похоже на создание отчета: требуется выбрать таблицы.

¨ выберите таблицы КАДРЫ и ЗАРПЛАТА,

¨ закройте окно выбора.

В выбранных таблицах ключевые поля отмечены жирным шрифтом.

Протяните указатель мыши от поля ТабНом таблицы КАДРЫ в поле ТабельныйНомер таблицы ЗАРПЛАТА. Эти поля соединятся линией – связью. Появится окно свойств этой связи.

Таблица в верхней части окна служит для того, чтобы устанавливать связи одновременно по нескольким полям. Например, если имеются таблицы начислений и удержаний, аналогичные созданной ранее таблице ЗАРПЛАТА, то их требуется связать одновременно и по дате и по табельному номеру. Пока проверьте, что связь установлена между полями табельных номеров двух разных таблиц.

Ниже имеются несколько флажков. Один из них – Обеспечение целостности данных. Он задает проверку при вводе новых данных. Нельзя будет ввести зарплату для несуществующего работника.

Внимание. Если установить связи между таблицами до заполнения их данными, то процесс ввода придется планировать. Если БД построена правильно, то порядок заполнения будет соответствовать реальной последовательности событий.

В рассматриваемом примере потребуется вначале ввести всех работников, а потом – их зарплату. Это логично: вначале работник принимается на работу, а затем ему можно начислять зарплату.