Другие способы применения фильтра

Существуют еще два механизма фильтрации, которые предлагается изучить самостоятельно.

Один из механизмов включается при выборе меню à Записи à Фильтр à Исключить выделенное.

Второй – меню àЗаписи àФильтр à Изменить фильтр.

Задание

Установите поочередно фильтры по выделенному для отбора:

¨ всех работниц;

¨ всех служивших в армии;

¨ всех работников, проживающих в заданном районе и имеющих определенное количество детей;

¨ всех однофамильцев одного из сотрудников, проживающих в том же районе;

¨ всех сотрудников, имеющих заданный оклад и должность.

С помощью расширенного фильтра выберите записи для следующих условий (конкретные значения выбираются так, чтобы была видна работа фильтра):

¨ родившиеся до заданной даты;

¨ родившиеся в определенном интервале дат;

¨ имеющие оклады в заданном диапазоне;

¨ родившиеся до заданной даты и служившие в армии;

¨ имеющие оклад в заданных пределах;

¨ имеющие оклад больше заданного и количество детей больше заданного;

¨ лица женского пола с зарплатой в заданных пределах и лица мужского пола с маленьким окладом.

Результат работы

Проверяется умение пользоваться фильтром по выделенному и расширенным фильтром, вводить сложные условия, состоящие из двух-трех простых, а также задавать 2-3 образца для поиска, содержащие значения различных полей.

Сортировка данных в таблице

Цель работы – освоение способов представления данных                         в отсортированном виде.

Общие сведения

О пользе упорядочения записей в БД много говорить не приходится. Для получения легко читаемого документа и даже просто для того, чтобы свободно ориентироваться в записях, совершенно необходимо их упорядочить по значению цифровых полей, в алфавитном или хронологическом порядке.

При этом для одной задачи может потребоваться сортировка в алфавитном порядке фамилий, в другом – в порядке дат рождения и т.д.. То есть упорядочение записей – часто выполняемая задача.

Сортировка в таблице базы данных является логической, то есть истинное положение данных в файле не изменяется, а изменяется только порядок их показа в открытой таблице. Для этого строится специальная скрытая таблица, где указан порядок показа записей. Она называется индексом.

Важно отметить еще и то, что согласно определению реляционной БД, порядок следования записей в ней произволен. Если Вы ввели несколько записей в определенном порядке, то это не значит, что этот порядок сохранится при следующем открытии таблицы. Важное значение приобретает сортировка: только с ее помощью можно ориентироваться в записях. В реальных БД порядок сортировки тщательно планируется.

Выполнение сортировки достаточно просто.

Сортировка по одному полю

Для сортировки по одному полю достаточно, чтобы это поле было текущим. Нажмите кнопку на панели инструментов, называемую Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

При сортировке по возрастанию числа будут упорядочены по возрастанию значений, тексты – лексикографически (как в словаре) от A до Я, даты – хронологически от более ранней к более поздней. При сортировке по убыванию порядок обратный.

Сортировка по нескольким полям

Для такой сортировки требуется выделить несколько смежных полей. Вначале записи будут упорядочены по первому выделенному полю слева. Для равных значений первого поля будет рассмотрено поле, находящееся правее, и упорядочение произойдет по нему. Для равных значений первого и второго полей будет рассмотрено третье поле. Максимальное число полей для сортировки – 10.

Если оказывается, что поля, которые требуется отсортировать, расположены не по порядку, то их следует переместить в открытой таблице и расположить в нужном для сортировке порядке.

Расширенная сортировка

Иногда требуется осуществить упорядочение по нескольким полям, но одни значения сортировать по возрастанию, а другие – по убыванию. Для этого используется расширенный фильтр. Откройте его и задайте нужные поля, аналогично тому, как это делалось при фильтрации. Порядок рассмотрения полей – по прежнему слева направо.

Порядок сортировки можно задать для каждого поля отдельно, пользуясь строкой Сортировка. Если не требуется вводить условия фильтрации, ячейки в строке Условие отбора должны быть пустыми.

Главным достоинством Расширенного фильтра является то, что он позволяет задавать одновременно и отбор нужных записей, и представление их в нужном порядке. Таким образом, расширенный фильтр – универсальное средство отбора данных из таблицы БД.

Задание

Откорректировать таблицу базы данных. При сортировке становятся видны ошибки в данных. К числу распространенных ошибок относятся:

¨ задание значений поля латинскими буквами или заглавными и строчными буквами;

¨ ввод фамилий, названий районов и других текстовых значений не с первой позиции. При этом перед текстом появляется один или несколько пробелов, что нарушает порядок сортировки;

¨ повторяющиеся записи.

Выполнить простую сортировку:

¨ по убыванию количества детей;

¨ по сумме оклада;

¨ по полу;

¨ по фамилиям;

¨ по датам рождения;

¨ по районам.

Выполнить сортировку по нескольким полям:

¨ по районам, внутри каждого района – по фамилиям;

¨ по районам, внутри района – по полу, мужчин и женщин – по фамилиям;

¨ по количеству детей, для равного количества детей – по возрастанию оклада.

Выполнить сортировку с помощью усиленного фильтра:

¨ по районам, внутри района – по убыванию зарплаты;

¨ по возрастанию количества детей, для равного количества – по убыванию зарплаты;

¨ по полу (сначала – мужчины), для одинакового пола – по должности, для одинаковой должности – по убыванию зарплаты.

Результат работы

¨ Откорректированная таблица КАДРЫ;

¨ Умение пользоваться различными способами сортировки.