Должность              по возрастанию

И показ заголовка группы установлен только для района, то при каждом изменении в названии района будет выведен заголовок группы Район.

Если же для района заголовка группы нет, а есть только заголовок группы для Должности, то он будет появляться для каждой должности в каждом районе. Даже если во всем списке имеется только одна должность, заголовок для новой должности будет появляться при каждом изменении района.

Вычисления для групп

Для того, чтобы в областях заголовка и примечания группы появлялась полезная информация, в них следует создать поле вывода. Для заголовка группы выберите соответствующее поле из таблицы, например название района.

Внимание. Если в заголовке группы имеется название соответствующей группы, то следует удалить поле группировки из области данных, так как оно будет там совершенно лишним.

Например, в области данных Табл. 2. нет названия района, так как это название помещено в заголовок группы Район.

В примечании группы для поля вывода задайте в свойстве Данные формулу

 

=Sum([Оклад])                 .

 

Тогда будут подсчитаны суммы по каждому району. (Так как группировка происходит по району и поле находится в примечании группы для района, то и вычисления будут выполнены только для этой группы, то есть для каждого района).

Внимание. Использование круглых скобок обязательно: оно показывает, что запись содержит функцию. О роли квадрантных скобок говорилось выше.

Можно пользоваться функциями

 

Avg()          – среднее

Max()         – максимум

Min()          – минимум

Count()      – количество.

Полезно также нажать кнопку с тремя точками, расположенную около значения свойства Данные. Вы попадете в Построитель выражений, который позволяет не только выбрать функцию из имеющихся, но даже выбрать щелчком мыши знак операции (например, + (плюс) или – (минус), что позволяет избежать нажатия соответствующих клавиш. Впрочем, формула, сконструированная Построителем, часто нуждается в исправлениях с помощью клавиатуры.

Свойства отчета

В режиме Конструктора доступны свойства каждой области (заголовка отчета, верхнего колонтитула и проч.), а также всего отчета.

Свойства любой области отчета можно открыть, щелкнув правой кнопкой мыши по данной области (там, где нет никаких объектов) и выбрав в контекстном меню опцию Свойства. Свойством области данных является, например, запрет разрывания полей вывода, если они попадают на конец страницы.

Свойства всего отчета становятся доступны аналогично, при щелчке правой кнопкой мыши по серому квадрату в левом верхнем углу окна Конструктора отчетов (в том месте, где начинаются горизонтальная и вертикальная линейки). Важными свойствами всего отчета является задание режима печати верхнего колонтитула (обычно это шапка таблицы) на каждой странице, фонового рисунка для всего отчета (красиво выглядит отчет на фоне карты полушарий).

Здесь же можно поменять источник данных для отчета (например, тот же отчет может быть использован для распечатки сотрудников другого отдела из другой таблицы), что облегчает использование созданного отчета для вывода данных из различных таблиц.

Результат работы

Результат выполнения данной работы – полученный отчет – следует представить в виде распечатки. Он служит для проверки качества выполнения данной работы, а также позволяет судить о качестве созданной и откорректированной БД.

Распечатка должна быть озаглавлена:

 

"Расчетно-графическая работа №1

Выполнена студентами гр._____

______________________________

_____________________________"

(Далее следует собственно заголовок отчета и его содержание).

Разработка почтовых наклеек

Цель работы – представление данных из БД

на почтовых наклейках.

Общие сведения

Почтовой наклейкой называется карточка заданной формы, обычно небольшого размера. Каждая такая наклейка содержит сведения из одной записи БД. Примерами документов, оформленных в виде почтовых наклеек, могут служить:

¨ адреса, наклеиваемые на конверты,

¨ визитные карточки;

¨ извещения каждому сотруднику;

¨ этикетки для товаров;

¨ приглашения и т.п..

Разработка почтовых наклеек производится аналогично созданию отчета. Отличие почтовых наклеек от отчета заключается в том, что они размещаются по нескольку штук на одном листе, причем чаще всего по нескольку в ряд.

Задание

Разработать форму извещения сотрудниками о величине их оклада в следующей форме (Рис. 4):

 

Извещение         (Текущая дата)         . Уважаемый господин         (ФИО)               ! Руководство нашей фирмы сообщает, что Вам установлен оклад в размере _______(Сумма)_______ руб. Генеральный директор _________________

Ðèñ. 4. Ôîðìà èçâåùåíèÿ

Для лиц женского пола следует писать “Уважаемая госпожа”.

Порядок выполнения работы

Создайте черновик отчета, выбрав на листе Отчеты à Создать à Почтовые наклейки. Далее руководствуйтесь указаниями Мастера.

Чтобы наклейки приобрели нужный вид, откройте получившийся отчет в режиме Конструктора.

Работа с полями не отличается от работы в обычном отчете.

Для вывода текущей даты следует создать поле вывода, удалить при необходимости подпись к этому полю (выделить ее и нажать Delete) и в свойстве Данные для поля ввести формулу

 

=Date()    .

 

Различные окончания можно сформировать в поле вывода с помощью функции II f, которая проверяет пол, и склейки строк (для склейки фрагментов строки применяется оператор &).

Функция IIf ("ииф") имеет формат

 

IIf(условие; выражение1; выражение2)

 

Круглые скобки указывают, что это функция.

Условие это выражение, значением которого является Истина или Ложь. Примеры условий даны в работе 4, посвященной фильтрации данных. Условия могут быть простыми или сложными (объединяемыми логическими операторами Or и And). Возможно и применение одноместного оператора Not, который изменяет значение следующего за ним логического выражения с Истины на Ложь и наоборот.

Если условие истинно, то будет вычисляться выражение1 и результатом применения функции будет это вычисленное значение. В противном случае будет вычислено выражение2.

Для правильного вычисления сложного логического выражения ставятся круглые скобки.

Внимание. В качестве выражения1 или выражения2 можно использовать и саму функцию IIf, что позволяет задавать достаточно гибкий алгоритм вычислений (вложенность функций).

В данном примере выражение 1 и выражение2 – текстовые константы, а в условии проверяется пол.

Для вывода оклада рекомендуется задать наиболее понятный формат (свойство Формат данных этого поля).

Внимание. Поскольку формат представления чисел и текстов важен для отчета, а описание всех тонкостей заняло бы слишком много места, выделите свойство Формат данных и нажмите клавишу F 1. Появится подсказка для выделенного свойства. Изучите раздел Форматирование самостоятельно.

Результат работы

Демонстрация почтовых наклеек заданного вида в режиме предварительного просмотра.

Создание экранной формы

Цель работы – облегчение ввода и корректировки данных

в таблицах.

Общие сведения

Если отчет позволяет выводить данные в удобной и понятной форме, то экранная форма предназначена в первую очередь для ввода и корректировки данных.

"Классическая" экранная форма представляет собой экран, на котором отображается одна запись таблицы или запроса. Она соответствует, например, учетной карточке или листку учета кадров, имеющимся в отделе кадров для каждого сотрудника или карточке в библиотечном каталоге, имеющейся для каждой книги. Можно даже смоделировать вид паспорта или студенческого билета. Тогда занесение и проверка сведений о сотрудниках или студентах облегчится: данные на экране и в документе будут располагаться аналогично и ввод данных будет похож на заполнение документа.

Достоинством СУБД Access является то, что экранные формы можно распечатать, получив набор карточек. Это позволяет работать с привычной формой представления информации.

Следует отметить, что в Access можно построить отчет, похожий на набор карточек, в котором данные расположены аналогично карточкам (автоотчет в столбец). Можно создать и экранную форму, похожую на отчет (ленточная автоформа). Но такие представления достаточно экзотичны и используются редко.

Экранная форма строится из тех же объектов, что и отчет. Разница заключается в том, что данные доступны для изменения. Можно также вводить новые записи.

Основной режим работы формы – экранный, когда на экран выводятся данные по записям.

Для навигации (движения по записям) форма имеет стандартный набор объектов: кнопки Первая запись, Последняя запись, Следующая запись, Предыдущая запись, Новая запись, Поле ввода нужного номера записи.

Внимание. Поскольку порядок записей в таблице произволен, для облегчения навигации следует либо включить сортировку исходной таблицы (она задается расширенным фильтром), либо задать сортировку данных как свойство формы, либо строить форму для запроса, который сортирует данные. Сортировка должна однозначно задавать порядок записей (например, для созданной таблицы сортировка только по районам недостаточна, так как порядок фамилий внутри района непредсказуем).

В Конструкторе форм, так же как и в Конструкторе отчетов, можно вводить несколько неожиданные на первый взгляд области: Заголовок формы, Примечание формы, Колонтитулы.

Заголовок и примечание формы отображаются на экране для каждой формы. Удобно, например, видеть в примечании формы общую сумму окладов, когда происходит их изменение для некоторых работников. Необходимо помнить, что обновление данных в итоговых полях происходит не сразу, а только при переходе от одной записи к другой. Одновременно выполняется и занесение изменений в исходную таблицу.

Колонтитулы не отображаются на экране, а служат только для печати.

По умолчанию печать форм происходит подряд. Может оказаться, что форма разделяется: ее начало печатается внизу одной страницы, а конец – наверху следующей. Чтобы этого не произошло, следует правильно указать место разрыва страницы в свойствах области данных формы или установить значение Да для свойства Не разрывать.

Задание

Разработать форму для просмотра, коррекции и ввода сведений о новых сотрудниках. Форма должна включать фото. При распечатке на каждую запись должно отводиться по отдельному листу.

Порядок выполнения работы

Создание черновика формы

На листе Формы базы данных создается форма для таблицы КАДРЫ. Выбирается Мастер создания автоформ в столбец. Эта часть работы аналогична созданию автоотчета.