Б. «Синтаксические правила составления описаний»

 

Правила моделирования (формирования базы организационных знаний) приведено в специальных Руководствах по созданию моделей организационно-функциональной структуры и процессов. деятельности органов государственного управления.

Эти правила достаточно просты синтаксически (операции «добавления, перемещения, удаления элементов и связей-проекций между ними различной направленности, управление системой атрибутов элементов и проекций, а также правил формирования отчетов из модели.

Наибольший интерес и сложность представляет не синтаксис, а семантика модели, которая опирается на систему классификаторов, проекций и отчетов, приведенных в таблицах 1 - 3.

Пример фрагмента внутренней структуры модели приведен на Рис. 1.

 

 

Таблица 1. Перечень основных объектов модели с комментариями (характеристиками)

№	Наименование	Характеристика
Классификаторы модели:
0.0.	Глоссарий	Перечень применяемых для описания деятельности ОИВ терминов и сокращений
1.1.	Состав ОИВ	Официальный иерархический справочник ОИВ
1.2.	Объекты управления	Предметный классификатор возможных объектов управления (регулирования)
1.3.	Характеристики объектов управления	Классификационные характеристики объектов управления и государственных услуг, оказываемых ОИВ
2.1.	Внешние процессы	Процессы вышестоящих и «рядом стоящих» ОИВ, в которых принимает участие описываемый ОИВ
2.2.	Внешние поручения	Разовые инициативы вышестоящих ОИВ, которые инициируют деятельность по их реализации
2.3.	Государственные услуги	Услуги, оказываемые ОИВ гражданам и организациям
3.1.	Проекты*	Типовые или уникальные проекты реализации внешних и внутренних инициатив и поручений
3.2.	Функции**	Иерархический справочник Функций, в котором можно выделить следующие разделы: Основные (связанные с задачами по реализации Государственных услуг, Внешних процессов и Поручений), Управленческие (внутреннее управление) и Обеспечивающие (внутреннее обеспечение)
3.3.	Внутренние процессы***	Иерархический список выделенных процессов (с уровнем, при необходимости подпроцессов) выполняемых описываемым ОИВ с целью оказания Государственных услуг или реализуемых Внешних процессов, владельцем которых является другой ОИВ
3.3.1	Характеристики процессов	Классификационные характеристики процессов, реализуемых ОИВ[11]
4.1.	Сотрудники	Перечень персоналий конкретного ОИВ
4.2.	Организационно-ролевая структура	Организационно – ролевая структура содержит как постоянные роли, выполняемые сотрудниками и подразделениями в соответствии со своим предназначением, так и ситуативные роли в различных командах (процессов, проектов, комиссиях и т.п.)
4.3.	Административно-штатная структура	Организационная структура описываемого ОИВ на уровне Департаментов и Должностных позиций с заданным с помощью иерархии отношением «подчиненности»
5.0.	Стратегические темы	Отражают приоритеты в стратегии компании и объединяют группы взаимосвязанных (причинно-следственно) целей
5.1.	Цели	Дерево целей, включающее цели описываемого ОИВ
5.2.	Показатели	Показатели характеризующие степень достижения цели или эффективность реализации процессов и проектов. Может также использоваться для отражения состава возможных характеристик продуктов проектов и/или процессов.
5.3.	Продукт/ Результат	Измеримый продукт/результат проекта или процесса, в комментарии могут указываться характеристики продукта/результата (либо, если сходные характеристики могут относится к различным продукта, вводится дополнительный классификатор или используется классификатор «Показатели»)
6.1.	Документы	Для системной и процессной модели: Нормативные документы (внешние и внутренние, регулирующие выполнение операций процессов, деятельность структурных подразделений и ОИВ в целом), а также Рабочие документы - носители информации, циркулирующей в ходе процессов. (Поскольку одним из результатов деятельности ОИВ могут быть нормативные документы целесообразно объединение их вместе с «Рабочими» в одном классификаторе). Для модели эффективности: Документы, в которых находятся плановые и фактические значения показателей (= планы и отчеты).
6.1	Свойства документов	Состояния и статусы документов циркулирующих в процессе. (Например: Проект, согласовано, внесены изменения, Утвержден и т.п.). Введение этого классификатора позволяет резко сократить число позиций, необходимых для отражения документооборота в процессной модели
7.0	Хранилища информации	Специальный классификатор "накопителей" информации (базы данных, папки, журналы и т.п.). Также используется при описании процессов ("Документооборот").
8.0	Инфраструктура	Аппаратные и программные средства, с помощью которых осуществляется деятельность ОИВ
2.2	Условия ветвления (процессов)	Универсальный классификатор, используемый при моделировании процессов "Документооборота
9.0	Требования к персоналу	Квалификационные и прочие требования, необходимые для занятия соответствующей должности
9.1	Полномочия персонала	Для формирования ДИ надо определить права распоряжения ресурсами и действий от имени ОИВ
10.0	Информационное поле	Структурирование информационного контента, необходимого для поддержания деятельности ОИВ

* В отличии от процессов набор операций (работ) проектов не детерминирован и определяется применительно к ситуации. Состав классификатора может изменяться по мерее накопления и типизации лучшей практики. Управление проектами выделяется в отдельный процесс (возможно с вариациями по типам и уровню сложности проектов). В рамках этого процесса описывается (при построении процессной модели) механизмы аудита поручения, как «минипроекта». Также на следующем этапе, с помощью классификаторов описания информационной структуры описывается паспорт проекта (поручения).

**Термин «Функция» трактуется как «обязанность» (предназначение) выполнять действия в определенной предметной области. На самом верхнем уровне однородные функции можно сгруппировать в крупные функциональные области. Функции верхних уровней в пределах «функциональной области» обозначают решаемую задачу - «что» надо делать. Функции более низкого уровня соответствуют частным задачам, а на самом нижнем уровне иерархии располагаются функции-операции, определяющие уже «как», «каким образом» эта задача решается. Очевидно, что наличие функций не равносильно реализации операций. Операции уточняются в «процессной модели»

*** В классификаторе находятся «имена процессов». Процесс в рамках принятой модели трактуется как выделенные на дереве функций подмножества (последовательности) операций направленных на достижение определенного результата. Выделение таких операций происходит с помощью проекции «Процессы – Функции». Результаты процессов и их характеристики (показатели) не выделяются в отдельный классификатор, а являются атрибутами соответствующей позиции классификатора «Процессы».

 

Таблица 2

№	Наименование	Характеристика
Проекции модели[12]:
21.11.	Внешние поручения - Структура ОИВ РФ	Определяет те ОИВ, которые могут инициировать Внешние поручения
21.31.	Внешние поручения - Проекты	Определяет проекты разного уровня сложности, которые могут быть запущены для исполнения поручений
21.32.	Внешние поручения - Функции	Определяет те функциональные компетенции, которые должны поддерживаться в ОИВ для поддержания готовности выполнить Внешнее поручение вышестоящего ОИВ
22.11.	Внешние процессы - Структура ОИВ РФ	Определяет те ОИВ, в процессах которого могут быть задействованы ресурсы (компетенции) описываемого ОИВ
22.33.	Внешние процессы - Внутренние Процессы	Определяет те внутренние процессы, которые являются подпроцессами для «внешних»
23.12.	Государственные услуги - Внешнее окружение	Специфицирует Государственные услуги, поддерживаемые описываемым ОИВ
23.33.	Государственные услуги - Внутренние процессы	Определяет те внутренние процессы, которые поддерживают выполнение Государственных услуг
31.42.41.	Проекты - Организационно-ролевая структура (Сотрудники)	Определяет персональное назначение сотрудников ОИВ на определенные роли в запускаемом проекте
32.42.	Функции - Организационно-ролевая структура	Определяет распределение ответственности за поддержание специфицированных функций ОИВ и реализацию операций
33.32.	Внутренние процессы - Функции	Определяет подмножества операций, принадлежащих каждому из процессов
33.42.41.	Внутренние процессы - Организационно-ролевая структура (Сотрудники)	Определяет назначение сотрудников ОИВ на роли владельцев процессов
43.42.41.	Административно-штатная структура - Организационно-ролевая структура (Сотрудники)	Устанавливает для каждого из сотрудников ОИВ соответствие между ролевыми задачами и позицией в Административно-штатной структуры
25.26.7.	Функции_Функции (Документооборот и Нормативное регулирование)	Базовая "тройная" проекций для построения модели процессов. Кроме передачи документов описывает регламенты выполнения операций процесса.
25.26.6.	Функции_Накопители и базы данных (Документооборот через Хранилища информации)	Другой способ реализации документооборота (через электронные (БД) и бумажные накопители).
43. 43.	Административно-штатная структура - Административно-штатная структура	Позволяет задать отношения не административного подчинения и отношений
43.90.	Административно-штатная структура - Требования	Задание соответствующих отношений для формирования Должностных инструкций
43.91.	Административно-штатная структура – Требования - Полномочия	Задание соответствующих отношений для формирования Должностных инструкций
25.26.9.	Документы – Инфологическая модель	Формирование структур и информационного наполнения документов, необходимого для обеспечения протекания административных процессов
	Модель эффективности
51.52.	Цели_Показатели	Определяет показатели измеряющие степень достижения целей
21.31.51.	Внешние поручения_Проекты_Цели	Определяет цели проектов, направленных на выполнение внешних поручений
22.33.51.	Внешние процессы_Внутренние процессы_Цели	Определяет цели внутренних процессов, являющихся подпроцессами для «внешних»
23.33.51.	Государственные услуги_Внутренние процессы_Цели	Определяет цели внутренних процессов, поддерживающих выполнение Государственных услуг
50.51.	Стратегические темы_Цели	Объединяет цели, направленные на реализацию стратегических тем
51.31.52	Цели_Проекты_Показатели	Определяет цели (назначение) и показатели (эффективность выполнения) для проектов
51.52.23	Цели_Показатели_Государственные услуги	Определяет цели и показатели их достижения для различных Государственных услуг
51.52.33	Цели_Показатели_Внутренние процессы	Определяет цели (назначение) и показатели (эффективность выполнения) для процессов
51.52.42.	Цели_Показатели_Организационно-ролевая структура	Определяет ответственность за достижение целей и показателей
51.53.31.	Цели_Продукт/ Результат_Проекты	Определяет продукт/результат проекта и цели, которые достигаются с помощью такого результата
51.53.33.	Цели_Продукт/ Результат_Внутренние процессы	Определяет продукт/результат процесса и цели, которые достигаются с помощью такого результата
	Измерение показателей
52.31.42.	Показатели_Проекты_Организационно-ролевая структура)	Определяет какие мероприятия / проекты необходимо провести для измерения показателя и кто отвечает за это
52.33.42.	Показатели_Внутренние процессы_Организационно-ролевая структура)	Определяет в каком процессе измеряется показатель и кто отвечает за измерение
52.61.	Показатели_Документы	Определяет в каких документах находятся фактические и плановые значения показателя

.

Таблица 3

№	Наименование	Характеристика
Базовые отчеты модели* (Предварительный состав):
1.	Объекты регулирования (управления) ОИВ	Перечень объектов регулирования, закрепленных за описываемым ОИВ (из предметного классификатора) с указанием характеристик (из соответствующего классификатора)
	Перечень государственных услуг, оказываемых ОИВ	Перечень государственных услуг, оказываемых описываемым ОИВ (из классификатора составленного на основе РГУ-ОИВ) с указанием характеристик услуг (из соответствующего классификатора)
	Перечень функций, поддерживаемых ОИВ и их закрепление за организационными звеньями (департаментами и сотрудниками ОИВ)	С выделением внешних (государственных) и внутренних функций. В качестве Приложения к отчету может быть сформирована графическая Функциограмма (с исполнителями)
	Перечень внутренних процессов, поддерживаемых ОИВ и их закрепление за организационными звеньями.	Процессы приводятся с указанием их характеристик, включая характеристику результата (из соответствующего классификатора) и их владельца (департамент или сотрудник ОИВ). Для процессов инициируемых извне указываются связанные внешние процессы и услуги.
	Паспорт процесса**.	Указанные выше сведения выводятся в особом формате, причем опционально т.е. для помеченного процесса. На этапе построения процессной модели, можно по каждому из процессов вывести его операции (из классификатора «Функций»), используемые ресурсы (в т.ч. участники - исполнители), документы и внешние регламенты. На третьем этапе (построения модели эффективности) в число характеристик будут добавлены показатели эффективности выполнения процессов.
	Перечень типовых проектов («минипроектов», поручений)	Формируется на основе классификаторов «Внешние поручения» (если их возможно «типизировать»)[13]. Данные поручения связываются с функциональными областями (классификатор «Функции»), необходимые компетенции в которых поддерживает описываемый ОИВ. Возможно также указание в отчете конкретных сотрудников и департаментов, за которыми закреплены данные функцию
	Паспорт проекта**	Паспорт конкретного проекта может быть сформирован после завершения фазы «авторизации».
	Административно-штатная структура ОИВ	Полный перечень и иерархия звеньев ОИВ. Могут быть отражены также отношения функциональной подчиненности. В качестве Приложения к отчету может быть сформирована графическая Оргдиаграмма (с ФИО Сотрудников)
9[14]	Положение об организационно-функциональной структуре ОИВ	Обобщающий взгляд на организацию в целом. В сжатом виде содержит все сведения отраженные в отчетах 1-7.
	Положение о структурном подразделении ОИВ	Обобщающий взгляд на деятельность департамента. В сжатом виде содержит все сведения отраженные в отчетах 1-7. Выводятся данные по помеченному структурному подразделению.
11**	Положение о функциональных обязанностях сотрудника – «Должностной регламент»	В дальнейшем (на этапе процессного описания), после уточнения состава операций и, возможно введения в модель дополнительных классификаторов, описывающих требования к позиции может быть сформирован полноценный «Должностной регламент».
	Модель эффективности
	Таблица "Стратегические темы – Цели - Проекты"	Отражает стратегические приоритеты (темы) и способы их достижения (на верхнем уровне) – примерно соответствует среднесрочной стратегии
	Таблица "Стратегические цели - Показатели"	Отражает показатели, с помощью которых измеряется степень достижения целей
	Таблица "Стратегический бюджет"	Отражает движение в направлении достижения целей – объединяет плановые и фактические значения по стратегическим показателям
	Таблица "Измерение значений показателей"	Отражает «методику» измерения показателей (кто, что, как, как часто, в какой документ…)
	Таблица "Проекты - Цели - Показатели"	Отражает назначение проектов и указывает критерии их результативности и эффективности
	Таблица "Процессы - Цели - Показатели"	Отражает назначение процессов и указывает критерии их результативности и эффективности
	Таблица "Государственные услуги - Цели - Показатели"	Отражает цели по услугам и показатели их достижения
	Таблица "Подразделения - Цели - Показатели"	Отражает распределение ответственности за цели и показатели между подразделениями
	Карточки целей и показателей по центрам стратегической ответственности[15]	Выбирается интересующий центр стратегической ответственности и для него указывается цели, показатели, их плановые и фактические значения

*Перечень документов и диаграмм – регламентов, стандартов и т.п. выводимых из модели. Построение отчетов становится возможным благодаря выбору состава, структуры и правильному заполнению классификаторов и проекций концептуальной модели. Совокупность отчетов должна давать исчерпывающее описание деятельности каждого из ОИВ на системном уровне.

** Документы разрабатываются на этапе процессного описания.

 

 

Таблица 3. Перечень основных объектов модели с комментариями (характеристиками)

№	Наименование	Характеристика
Классификаторы модели:
0.0.	Глоссарий	Перечень применяемых для описания деятельности ОИВ терминов и сокращений
1.1.	Состав ОИВ	Официальный иерархический справочник ОИВ
1.2.	Объекты управления	Предметный классификатор возможных объектов управления (регулирования)
1.3.	Характеристики объектов управления	Классификационные характеристики объектов управления и государственных услуг, оказываемых ОИВ
2.1.	Внешние процессы	Процессы вышестоящих и «рядомстоящих» ОИВ, в которых принимает участие описываемый ОИВ
2.2.	Внешние поручения	Разовые инициативы вышестоящих ОИВ, которые инициируют деятельность по их реализации
2.3.	Государственные услуги	Услуги, оказываемые ОИВ гражданам и организациям
3.1.	Проекты*	Типовые или уникальные проекты реализации внешних и внутренних инициатив и поручений
3.2.	Функции**	Иерархический справочник Функций, в котором можно выделить следующие разделы: Основные (связанные с задачами по реализации Государственных услуг, Внешних процессов и Поручений), Управленческие (внутреннее управление) и Обеспечивающие (внутреннее обеспечение)
3.3.	Внутренние процессы***	Иерархический список выделенных процессов (с уровнем, при необходимости подпроцессов) выполняемых описываемым ОИВ с целью оказания Государственных услуг или реализуемых Внешних процессов, владельцем которых является другой ОИВ
3.3.1	Характеристики процессов	Классификационные характеристики процессов, реализуемых ОИВ[16]
4.1.	Сотрудники	Перечень персоналий конкретного ОИВ
4.2.	Организационно-ролевая структура	Организационно – ролевая структура содержит как постоянные роли, выполняемые сотрудниками и подразделениями в соответствии со своим предназначением, так и ситуативные роли в различных командах (процессов, проектов, комиссиях и т.п.)
4.3.	Административно-штатная структура	Организационная структура описываемого ОИВ на уровне Департаментов и Должностных позиций с заданным с помощью иерархии отношением «подчиненности»
5.0.	Стратегические темы	Отражают приоритеты в стратегии компании и объединяют группы взаимосвязанных (причинно-следственно) целей
5.1.	Цели	Дерево целей, включающее цели описываемого ОИВ
5.2.	Показатели	Показатели характеризующие степень достижения цели или эффективность реализации процессов и проектов. Может также использоваться для отражения состава возможных характеристик продуктов проектов и/или процессов.
5.3.	Продукт/ Результат	Измеримый продукт/результат проекта или процесса, в комментарии могут указываться характеристики продукта/результата (либо, если сходные характеристики могут относится к различным продукта, вводится дополнительный классификатор или используется классификатор «Показатели»)
6.1.	Документы	Для системной и процессной модели: Нормативные документы (внешние и внутренние, регулирующие выполнение операций процессов, деятельность структурных подразделений и ОИВ в целом), а также Рабочие документы - носители информации, циркулирующей в ходе процессов. (Поскольку одним из результатов деятельности ОИВ могут быть нормативные документы целесообразно объединение их вместе с «Рабочими» в одном классификаторе). Для модели эффективности: Документы, в которых находятся плановые и фактические значения показателей (= планы и отчеты).
6.1	Свойства документов	Состояния и статусы документов циркулирующих в процессе. (Например: Проект, согласовано, внесены изменения, Утвержден и т.п.). Введение этого классификатора позволяет резко сократить число позиций, необходимых для отражения документооборота в процессной модели
7.0	Хранилища информации	Специальный классификатор "накопителей" информации (базы данных, папки, журналы и т.п.). Также используется при описании процессов ("Документооборот").
8.0	Инфраструктура	Аппаратные и программные средства, с помощью которых осуществляется деятельность ОИВ
2.2	Условия ветвления (процессов)	Универсальный классификатор, используемый при моделировании процессов "Документооборота
9.0	Требования к персоналу	Квалификационные и прочие требования, необходимые для занятия соответствующей должности
9.1	Полномочия персонала	Для формирования ДР надо определить права распоряжения ресурсами и действий от имени ОИВ
10.0	Информационное поле	Структурирование информационного контента, необходимого для поддержания деятельности ОИВ

* В отличии от процессов набор операций (работ) проектов не детерминирован и определяется применительно к ситуации. Состав классификатора может изменяться по мерее накопления и типизации лучшей практики. Управление проектами выделяется в отдельный процесс (возможно с вариациями по типам и уровню сложности проектов). В рамках этого процесса описывается (при построении процессной модели) механизмы аудита поручения, как «минипроекта». Также на следующем этапе, с помощью классификаторов описания информационной структуры описывается паспорт проекта (поручения).

**Термин «Функция» трактуется как «обязанность» (предназначение) выполнять действия в определенной предметной области. На самом верхнем уровне однородные функции можно сгруппировать в крупные функциональные области. Функции верхних уровней в пределах «функциональной области» обозначают решаемую задачу - «что» надо делать. Функции более низкого уровня соответствуют частным задачам, а на самом нижнем уровне иерархии располагаются функции-операции, определяющие уже «как», «каким образом» эта задача решается. Очевидно, что наличие функций не равносильно реализации операций. Операции уточняются в «процессной модели»

*** В классификаторе находятся «имена процессов». Процесс в рамках принятой модели трактуется как выделенные на дереве функций подмножества (последовательности) операций направленных на достижение определенного результата. Выделение таких операций происходит с помощью проекции «Процессы – Функции». Результаты процессов и их характеристики (показатели) не выделяются в отдельный классификатор, а являются атрибутами соответствующей позиции классификатора «Процессы».

 

Рис. 1. Структура системной модели ОИВ (пример)

 

 

 

 

2) Стандарт представления Процессных и Организационно-функциональных структур органов государственного управления (было - Стандарт представления организационно-функциональных структур органов государственного управления, учитывающий особенности форм подчинения, соподчинения, юрисдикции, контроля и иных способов организации отношений ведомств, государственных учреждений, иных субъектов отношений, связанных с государственным регулированием).

К документам, учитывающим особенности форм подчинения, соподчинения, юрисдикции, контроля и иных способов организации отношений ведомств, государственных учреждений, иных субъектов отношений, связанных с государственным регулированием, формируемым из модели, относятся:

· Положение об ОИВ

· Положения о подразделении (Департаменте, Управлении)

· Положение об отделе

· Должностной регламент сотрудника

 

Основные требования к Должностному регламенту сотрудника приведены в документе ВШЭ:

Методические рекомендации по разработке пилотных должностных регламентов (версия 1.2.)

Требования к другим документам этого класса нуждаются в уточнении.