Основные категории управления

Развитие управления как научной дисциплины не было серией последовательных шагов вперед. Скорее, это были подходы, часто совподающие по времени.

Первый подход осуществлялся с позиций выделения различных школ управления, которые можно представить как 4-5 самостоятельных подходов к управлению. К ним относятся школа «научного управления» (1885–1920), связанная с именами Тэйлора, Ф. и Л. Гилбертов, Ганта; административная или классическая школа (1920–1950), авторы которой А. Файоль, Д. Муни, А.К. Рейли, А. Слоун; школа человеческих отношений (1930–1950) и подход с точки зрения науки о поведении (1950 – наст. время), так называемая «неоклассическая школа», ее представители Мери Паркер, Фоллет и Элтон Мэйо; подход с точки зрения количественных методов (1950 – наст. время).

Вторым этапом развития управления как науки был «процессный подход», рассматривающий функции управления, сформулированные еще классической школой управления, во взаимосвязи.

Существенный вклад в развитие науки управления внесли системный и ситуационный подходы (1950 – наст. время). При системном подходе любая оргагизация рассматриваеься как открытая система, способная приспосабливаться к изменениям внешней среды, что обеспечивает продолжение ее функционирования.

Ситуационный подход внес большой вклад в теорию управления, используя возможности прямого приложения науки к конкретным ситуациям и условиям. Центральным моментом здесь является ситуация, то есть конкретный набор обстоятельств, сильно влияющих на организацию в данное время. Этот подход пытается увязать конкретные примеры и концепции с конкретными ситуациями для наиболее эффективного достижения целей организации.

1.3. Понятие «системы управления»

Система (от греч. systema – целое, составленное из частей; соединение) – это множество взаимодействующих элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, составляющих целостное образование (Толковый словарь по управлению. – М.: Аланс, 1994).

Данное определение является общим для систем всех типов (механических, биологических и социальных). Не всякая совокупность элементов может называться системой, а только та, в которой имеются три основных признака: множество элементов (не менее двух), взаимосвязанность их между собой и наличие свойств, характеризующих систему как некоторое новое качество, которым не обладали элементы до их объединения в систему.

Любая система имеет общие и специфические, присущие только ей свойства. Определяющими свойствами любой системы являются:

целостность – зависимость каждого элемента системы, его свойств и отношений в системе от его места, функций и т.д. внутри целого. Это означает, что воздействие на один или несколько элементов системы обязательно вызовет реакцию, изменение других элементов. Не элементы составляют целое, а наоборот, целое порождает при своем членении элементы системы. Первичность целого – основной постулат теории систем;

структура – совокупность элементов и связей, определяющих внутреннее строение и организацию объекта как целостной системы;

бесконечность – невозможность полного познания системы и всестороннего представления ее конечным множеством описаний, то есть конечным числом качественных и количественных характеристик.

иерархичность – каждый элемент в декомпозиции системы может рассматриваться как целостная система, элементы которой в свою очередь могут быть также представлены, как системы, а с другой стороны, любая система лишь компонент более широкой системы.

Под элементом понимается наименьшее звено в структуре системы, внутреннее строение которого не рассматривается на выбранном уровне анализа.

В общем виде систему можно представить блок-схемой (рис. 1.2.):

	Процесс или операция

Вход Выход

Рис. 1.2. Система в общей форме

У любой системы вход состоит из элементов, которые классифицируют по их роли в процессе системы. Первый элемент тот, над которым осуществляется некоторый процесс, или операция. Этот элемент есть или будет «нагрузкой системы». Вторым элементом входа системы является среда, воздействующая на операции системы. Третий элемент входа обеспечивает размещение и перемещение компонентов системы. Входы классифицируются также по содержанию: материальные энергетические, информационные или любая их комбинация.

Вторая часть системы – это операции, процессы или каналы, через которые должен проходить вход. Система должна быть устроена так, чтобы необходимые процессы воздействовали на каждый вход, в соответствующее время для достижения желаемого выхода.

Третья часть системы – выход, являющийся ее продуктом или результатом, а также два операциональных критерия выхода, которым должна удовлетворять система: стабильность и надежность. Стабильность характеризует непрерывность выхода, а надежность описывает согласованность компонентов в процессе действия системы или величину ошибки.

Организация является относительно обособленной системой, то есть имеющей необходимый для самостоятельного существования набор образующих элементов (подсистем, звеньев).

Большинство организаций являются открытыми системами, то есть зависящими от воздействия внешней среды. Они вынуждены приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней среды, поэтому приспособляемость – одна из проблем любой организации. Иными словами, перед организацией стоит постоянная необходимость решения проблем. И решать эти проблемы призвана система управления организацией.

Управление может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система, решающая задачи управления. Если данная система является органичной частью организации, ее действиями осуществляется управление организацией и она не решает задач, отличных от управленческих, то ее можно рассматривать как специализированную систему, то есть как систему управления. Система управления – это подсистема организации, составляющими которой являются группы взаимодействующих людей. В общем виде ее можно представить такой же простой схемой (рис. 1.3.):

Процесс управления

Проблемы Решение проблем

организации организации

Рис. 1.3. Основная схема системы управления организацией.

Компонентами, осуществляющими процесс управления, обычно являются люди. Группа, которая может сосредоточиться на решении проблем и становится все более сведущей в этой области, называется руководством.

Управление можно определить как саморегулирующийся или гомеостатический механизм, предназначенный для поддержания значения некоторых переменных в желаемых пределах. Целью управления является поддержание выхода, что, в свою очередь, требует способности перераспределять ресурсы по мере изменения условий. Этим механизм управления регулирует работающие части системы. Данный процесс иллюстрирует рисунок 1.4.:

3 2

Х

Процесс

Норма 4

Выход

Вход

1

Рис. 1.4. Механизм управления системой

Система управления состоит из четырех элементов: выхода основной системы 1, который нужно измерять, воспринимающего устройства 2, измеряющего этот выход и передающего информацию по каналу обратной связи 3 в блок управления Х, сравнивающего фактический и ожидаемый выход. Если отклонение велико, воздействующий механизм 4 изменит работающую систему. Свойство саморегулирования заключается в том, что система продолжает действовать до тех пор, пока стандартный и фактический выход не станут примерно равными.

Исходя из этой общей модели, систему управления организацией можно изобразить схемой (рис. 1.5.):

Проблемы Стандартный

Х

Процесс управления

организации выход

Решение проблем

организации

Реакция организации или программа

Входы среды Фактический выход

Рис. 1.5. Система управления организацией.

Организация, имеющая систему управления, будет в состоянии реагировать на изменения среды (входы) и осуществлять процесс, обеспечивая «выход». Элемент Х сравнивает ожидаемый и фактический выходы организации. Если они не равны, фиксируется наличие проблемы и приводится в действие процесс ее решения с помощью системы управления. Процесс управления формирует решение, которое как вход поступает в систему и становится частью набора ответных действий организации.

Подсистема управления придает организации способность к приспособлению и обучению, что позволяет ей создавать новые программы в ответ на новые входы среды. Эта подсистема придает организации черты саморегулирующейся гомеостатической системы. Проблемы организации поступают в систему управления до тех пор, пока не установится удовлетворительный уровень фактического выхода.

Быстрота реакции на внезапные изменения ситуации (условий функционирования) является основной характеристикой системы управления. Если ситуация меняется быстрее времени ответной реакции, то объект или процесс становится неуправляемым. Быстрота реакции системы (то есть ее адаптивные свойства) обеспечиваются, помимо прочего, иерархической структурой системы управления. Уровни управления характеризуются различным временем реакции. Чем выше уровень управления, тем сложнее решаемые им проблемы и тем больше времени уходит на сбор информации, ее обработку и принятие решения. Распределение управляющих функций по уровням иерархии позволяет решать возникающие трудности.

Формирование структуры системы управления – это процесс формирования коллектива людей и упорядочения всех многообразных видов их взаимоотношений в процессе управления.

Контрольные вопросы

1. Назовите основные понятия и категории управления.

2. Какова природа и состав функций управления?

3. Охарактеризуйте принципы и методы управления.

4. Как развивалась наука управления? Охарактеризуйте основные этапы развития.

5. Что собой представляет система управления?

6. Почему система управления является саморегулирующейся системой?

Глава II. Организация и управление

2.1. Сущность организации, ограничения и условия функционирования

В широком смысле термин «организация» (от греч. «organon») означает определенный порядок, а повышение степени организованности – упорядочение.

В русском языке слово «организация» употребляется в трех значениях:

– как система и, в частности, система управления как единый организм;

– как стадия процесса управления, предназначенная для создания новой системы, реорганизации или ликвидации действующей системы;

– как процесс реализации организационных методов управления.

В разделе 1.1 было дано определение формальной организации как группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Наряду с формальными различают и неформальные организации, существующие во всех формальных организациях, за исключением лишь самых маленьких.

Неформальные организации – это группы, которые возникают спонтанно, но где люди взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно.

Управление чаще всего имеет дело со сложными организациями, ставящими перед собой несколько взаимосвязанных целей. Все сложные организации имеют общие характеристики: ресурсы, зависимость от внешней среды, горизонтальное разделение труда, подразделения, вертикальное разделение труда, необходимость управления.

Горизонтальное разделение труда в организации приводит к формированию функциональных областей (производство, сбыт, снабжение, охрана труда и техника безопасности, персонал, финансы и т.п.) и проявляется в создании соответствующих подразделений.

Вертикальное разделение труда в организации связано с необходимостью управления подразделениями. Возникает цепочка подчиненности объектов управления субъектам управления, появляется иерархия.

В крупных организациях имеет место разделение труда и в управлении. Горизонтальное разделение труда в управлении – это расстановка конкретных руководителей во главе подразделений, отделов и служб.

Вертикальное разделение труда в управлении необходимо для координации управленческой работы. Оно образует уровни управления.

Вне зависимости от числа уровней управления в организации, руководителей традиционно делят на три категории:

– управление высшего звена (институциональный уровень);

– управление среднего звена (управленческий уровень);

– управление низового звена (технический уровень).

Управленческая работа в организации по своей сути очень отличается от неуправленческой. Работа руководителя неоднородна, разнообразна, фрагментарна. В крупных организациях не только четко разграничена работа руководителей и не руководителей, но также разделен большой объем управленческой работы.

Успешно работающая организация – организация, достигающая своих целей. Основные составляющие успеха организации: выживание, результативность и эффективность, производительность и практическая реализация управленческих решений.

Каждая организация имеет ограничения и условия своего функционирования.

Ограничения – внешняя среда (окружение) организации. Условия – внутренняя среда (внутренние переменные) организации.

В науке управления представление о значении внешнего окружения организации и необходимости учитывать его по отношению к организации появилось в конце 1950-х годов. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления.

Как уже отмечалось, организация, являясь открытой системой, зависит от внешней среды. Руководитель обязан уметь выявить существенные факторы в окружении организации и найти эффективные способы реагирования на внешние воздействия.

Внешнюю среду организации обычно делят на:

– среду прямого воздействия на организацию из вне;

– среду косвенного воздействия на организацию из вне.

Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на операции организации и испытывающие на себе прямое же влияние операций организации (поставщики, потребители, конкуренты, трудовые ресурсы, государственные органы, источники бытовых ресурсов, релевантные по отношению к операциям организации).

Среда косвенного воздействия объединяет факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции организации, но тем не менее сказываются на них (состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные, политические, географические и др. факторы).

Внешняя среда имеет общие характеристики:

– взаимосвязанность факторов;

– сложность, то есть число и разнообразие внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать;

– подвижность (изменчивость) – скорость, с которой во внешней среде происходят изменения;

– неопределенность – это функция имеющегося по конкретному фактору количества информации и уверенности в ее достоверности.

Эти характеристики относятся как к факторам внешней среды прямого воздействия, так и к факторам внешней среды косвенного воздействия.

Внутренние переменные организации являются в основном результатом управленческих решений. Но это не означает, что они полностью контролируются руководителями.

К факторам внутренней среды организации относятся цели, структура организации и управления, задачи, технологии, люди, организационная культура, материально-технические ресурсы.

Перечисленные переменные в управленческой практике никогда не рассматриваются независимо друг от друга.

Организация управления – это создание новой организационной структуры управления или внесение необходимых изменений в уже существующую структуру и обеспечение эффективной работы системы управления.

Законы организации

Система является таковой (а не случайной совокупностью разрозненных элементов) лишь если она организована, то есть представляет собой такую совокупность, в которой установлены место, значение и связи каждого элемента.

Законы организации имеют всеобщее значение, в том числе и для процессов управления.

Основным законом организации является закон синергии: всякая сложная система не может рассматриваться как простая сумма составляющих ее элементов. Она является особым их соединением, обладающим новыми качествами, отсутствующими у каждого из этих элементов системы.

Закон «единства анализа – синтеза» состоит в том, что процессы разделения, специализации, дифференциации и т.п., с одной стороны, дополняются противоположными процессами соединения, универсализации, интеграции и т.п., с другой.

Закон пропорциональности означает необходимость определенного соотношения между частями целого.

Закон композиции выражает требование: цель деятельности подсистемы одновременно является одной из подцелей деятельности системы.

Согласно закону самосохранения каждая реальная физическая (материальная) система стремится сохранить себя как целостное образование и, следовательно, экономнее расходовать свой ресурс.

Закон организованности–информированности означает, что в системе не может быть больше порядка, чем информации.

Закон онтогенеза предопределяет, что каждая организация проходит в своем развитии следующие фазы жизненного цикла: становление, расцвет, угасание.

Следует отметить, что законы организации действуют не изолированно, а во взаимосвязи.