Типовая анкета обследования процесса подразделения.

Информация о владельце процесса

ФИО, телефон, e-mail
Должность
Полное наименование подразделения
Основные функции подразделения

 

Наименование процесса

 

Пожелания к автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса

Пожелания и требования к методикам управления проектами
Пожелания к способам автоматизации бизнес-процесса
Пожелания к интеграции системы управления проектами с другими системами

 

Информация о бизнес-процессе

Какие проблемы мешают эффективно реализовывать рассматриваемый процесс
Ваши предложения по решению существующих проблем
Возможные варианты классификации существующих проектов
Вход процесса (документ/услуга/продукт)
Выход процесса (документ/услуга/продукт)
События, инициирующие процесс
События, завершающие процесс
Владелец/Исполнитель процесса
Основные этапы (функции) рассматриваемого процесса
Существующие методики оценки качества выполнения проекта/этапа

 

Информационные потоки в рамках рассматриваемого бизнес-процесса

Какая информация и в каком виде (эл.файл, бумажный носитель, устно) поступает из других подразделений (заявки, запросы, отчеты и т.п.)
Какая информация и в каком виде (эл.файл, бумажный носитель, устно) передается в другие подразделения
Какая информация и в каком виде (эл.файл, бумажный носитель, устно) формируется («рождается») в подразделении
С какими внешними предприятиями (банк, заказчик, поставщик и т.п.) взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается
Документы от и для руководства
Используемы прикладные программные продукты

 

Описание этапов (функций) рассматриваемого бизнес-процесса

№	Наименование этапа (подфункции)	Владелец/Исполнитель (должность)	Потоки данных
Входящие	Исходящие
1.
1.1.
1.2.
2.
3.
3.1.
3.2.
4.
4.1.
4.2.

 

Просьба приложить (в электронном или бумажном виде):

1. Положение о подразделении

2. Должностные инструкции сотрудников

3. Организационно-штатная структура подразделения

4. Набор документальных форм без внутреннего наполнения, используемых в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (бланки, отчеты, задания, нормативно-справочная информация, методики и т.п.).

 

Ваши замечания/предложения к форме анкеты:

1. _______________________________________

2. _______________________________________

3 ._______________________________________

Дата заполнения анкеты: ___ _______________ 200___г.

 

Приложение №2

Протокол встречи

Участники:

1.

2.

 

Обсуждаемые вопросы:

1.

2.

Ответы респондента:

1.

2.

Дата проведения встречи Дата согласования протокола

Подпись _____________ Расшифровка подписи:

Приложение №3

Приложение №4

Структура документа «Регламент выполнения бизнес-процесса»

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2. ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

В этом разделе указываются нормативные документы, на которые есть ссылки в данном документе.

3. СПИСОК ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ

4. ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

 

4.1. Владелец бизнес-процесса

Приводится описание владельца бизнес-процесса, его ответственность, полномочия. Приводятся ссылки на документ, регламентирующие деятельность Владельца - Должностная инструкция, Приказы, Распоряжения и т.д.

4.2. Описание клиентов и выходов бизнес-процесса

Приводится табличное описание клиентов и выходов бизнес-процесса. Приводятся ссылки на спецификации по каждому выходу бизнес-процесса.

4.3. Описание входов и поставщиков бизнес-процесса

Приводится табличное описание поставщиков и входов бизнес-процесса. Приводятся ссылки на спецификации по каждому входу бизнес-процесса.

4.4. Описание ресурсов бизнес-процесса

Приводится табличное описание ресурсов бизнес-процесса. Приводятся ссылки на спецификации ресурсов бизнес-процесса.

4.5. Технология выполнения бизнес-процесса

Приводятся графические схемы и текстовое описание бизнес-процесса.

4.6. Матрица ответственности за выполнение операций, входящих в состав бизнес-процесса

Форма матрицы ответственности по бизнес-процессу

№	Наименование операции бизнес-процесса				…
		И	О	У	…
		О	У	И	…

 

О - ответственный, отвечает за проведение и конечный результат работы,

У - участвует проведение работы,

И - получает информацию о проведении бизнес-процесса (работы) и результатах. Список должностных лиц по штатному расписанию

1- должность 1;

2 - должность 2;

3 - должность 3.

4.7.Перечень показателей бизнес-процесса. Приводится перечень целевых показателей по трем группам:

1) показатели бизнес-процесса;

2) показатели выходов (продуктов) бизнес-процесса;

3) показатели удовлетворенности клиентов бизнес-процесса.

4.8. Регламент анализа со стороны Владельца бизнес-процесса

Приводятся порядок действий Владельца бизнес-процесса по:

а) оценке соответствия бизнес-процесса поставленным целям;

б) принятию корректирующих действий по установленным отклонениям;

в) принятию предупреждающих действий по предвидимым отклонениям;

г) установлению целевых показателей бизнес-процесса на следующий период.

4.9. Регламент отчетности Владельца бизнес-процесса

Приводится порядок отчетности Владельца бизнес-процесса перед вышестоящим руководителем, перечень показателей для отчетности, формы отчетности.

4.10. Регламент анализа со стороны Руководителя

Приводится порядок анализа бизнес-процесса и принятия решений со стороны вышестоящего руководителя.

5. Документирование и архивирование

Указывается место и срок хранения контрольного экземпляра документа во время его действия и после аннулирования.

6. Порядок внесения изменений

Указывается периодичность пересмотра настоящего документа. Ответственность за своевременный пересмотр документа и внесение изменений несет руководитель, утвердивший данный документ.

 

№ учтенного экземпляра.		Подразделение	Количество копий
	Департамент 1		1-копия
2,3	Управление 5		2 копии

 

7. Лист регистрации изменений

Форма листа регистрации изменений документа и его копий

№ Изм.	Номера листов	Номер документа	Подпись	Дата	Срок введения измене-ния
Изменен-ных	Новых	Аннулирован-ных	Замененных

 

 

Приложение №5

 

Инструкция по чтению UML диаграмм

Содержание

объекты отношений

Типы отношений

типы диаграмм

1.1 Диаграммы вариантов использования (use case diagram)...................................................................................

1.2 Диаграммы деятельности (activity diagram)..............................................................................................................

1.3 Диаграммы классов (class diagram).................................................................................................................................

Диаграммы состояний (statechart diagram)………………………………………………………………

 

Цель создания Соглашения

Большинство использует язык UML для построения программных (информационных) систем. В этом случае моделирование бизнес-процессов поможет сделать разрабатываемую систему наиболее функциональной. Если не будет точного понимания бизнеса, то решения о программном обеспечении будут некорректными, а сама система не станет оптимальным решением для организации.

Моделирование бизнес-процессов необходимо для устранения неясных мест в бизнесе и для того, чтобы новая система смогла автоматизировать конкретный рабочий поток.

Средства Rational Rose поддерживает моделирование бизнес-процессов, позволяет проектировать варианты использования и их диаграммы для визуализации функциональных возможностей системы.

Главная цель создания Соглашения о моделировании - однозначное понимание объектов моделирования бизнес-процессов в нотации UML средствами Rational Rose всеми сотрудниками ФСФР.

Объекты отношений

При моделировании бизнес-процессов в нотации UML средствами Rational Rose используются следующие типы объектов:

n Структурные единицы (подразделения, должности, сотрудники);

n Бизнес-роли;

n Технологические процессы и функции;

n Документы и другие данные, составляющие информационное окружение при выполнении функций.

В последующих разделах приводится графическое изображение и состав описания (свойств) объектов, которые используются при моделировании.

 

Структурные единицы

В таблице приведены графические изображения, и свойства объектов, используемых при моделировании бизнес-процессов в нотации UML средств Rational Rose.

Тип объекта в Rational Rose	Графическое изображение объекта	Свойства объектов
Класс со стереотипом «OrgUnit»		Класс используется для изображения организационной единицы в отношениях с другими орг. единицами, документами и информацией, функциями
Класс со стереотипом «business worker»		Для описания работников компании применяются классы со стереотипом «business worker». Сотрудник – роль внутри организации (не должность). Один человек может играть несколько ролей
Класс со стереотипом «role»		Бизнес-роль исполняет любой человек или подразделение, которые являются внешними по отношению к организации, но взаимодействуют с ней. Также и работники организации могут играть определенные роли. Для описания ролей применяются классы со стереотипом «role»
Бизнес-вариант использования со стереотипом «business use case»		Бизнес-вариант использования – это группа связанных рабочих потоков внутри организации, предоставляющая данные для бизнес-роли.
Класс со стереотипом «view»		Объект, используемый для обозначения баз данных
Класс со стереотипом «document»		Объект, используемый для обозначения документа
Класс со стереотипом «domain»		Объект, используемый для обозначения Интернета
Примечание «note»		Примечание к объектам диаграмм

 

Типы отношений

Моделируя бизнес-процессы необходимо показать и отношения между ними, внутри их. Отношения зависимости, обобщения, ассоциации и агрегации наиболее важные связующие блоки в UML. Они характеризуются рядом дополнительных свойств: позволяют моделировать множественное наследование, композицию, уточнение и другие характеристики модели.

При работе со сложным рядом отношений на каждом уровне детализации бизнес-процесса необходимо выбирать соответствующие отношения, чтобы в итоге не создать чрезмерно усложненную или слишком упрощенную модель.

Графически отношение представлено линией, тип которой зависит от вида отношения.

Основные типы отношений, используемые для решения задач моделирования в нотации UML средствами Rational Rose: ассоциации, зависимости, агрегации, обобщения.

Типы отношений между объектами:

Объект Rational Rose	Тип отношений	Пояснение
	Двунаправленная ассоциация (association)	Ассоциацией называется структурное отношение, показывающее, что объекты одного типа неким образом связаны с объектами другого типа. Графически изображается в виде линии, соединяющей класс сам с собой или с другими классами.
	Однонаправленная ассоциация	В этом случае Класс А знает об открытых атрибутах и операциях Класса В, но Класс В не знает об атрибутах и операциях Класса А[1].
	Агрегация (aggregation)	Агрегирование – простая ассоциация между двумя классами. Отражает структурное отношение между равноправными сущностями, когда оба класса находятся на одном уровне и ни один не является более важным, чем другой. Но иногда приходится моделировать отношение типа «часть/целое», в котором один из классов имеет более высокий ранг (целое) и состоит из нескольких меньших по рангу (частей). Агрегирование является частным случаем ассоциации и изображается в виде простой ассоциации с незакрашенным ромбом со стороны «целого».
	Композитное агрегирование	Композицией называется форма агрегации с четко выраженным отношением владения, причем время жизни частей и целого совпадают, т.е. целое и часть создаются и разрушаются в разное время. Композитное агрегирование является частным случаем ассоциации и обозначается путем дополнения ассоциации закрашенным ромбом на конце «целого».
	Отношения обобщений (ganeralizetion)	Отношение между общей сущностью (суперклассом, родителем) и ее конкретным воплощением (субклассом, потомком). Обобщение означает, что объекты класса-потомка могут использоваться всюду, где встречаются объекты класса-родителя, но не наоборот. Графически изображается в виде линии с большой незакрашенной стрелкой, направленной от класса-потомка к классу-родителю.

 

 

Типы диаграмм

Диаграммы вариантов использования (диаграммы функций) «Use Case Diagram»

Данный тип диаграмм предназначен для создания перечня операций, которые составляют бизнес-процесс. Диаграмму вариантов использования часто называют диаграммой функций, потому что на основе выбора таких диаграмм строится набор функций, составляющих бизнес-процесс, а также описываются информационные потоки, организационные единицы и их взаимодействие в рамках описываемого бизнес-процесса.

Диаграммы функций используются для:

- отображения состава функций,

- описания участников/исполнителей функций,

- описания потоков входящих/исходящих документов/информации

Варианты использования – описание функций, составляющих бизнес-процесс. На диаграмме вариантов использования варианты использования (функции) обозначаются в виде значка «use case» со стереотипом «business use case»:

Диаграммы вариантов использования не показывают временную последовательность выполнения функций.

Диаграммы вариантов использования можно использовать для:

 

- формирования иерархии бизнес-функций с использованием типа отношения ассоциация однонаправленная со стереотипом «include»:

- отображения использования бизнес-функций ролями (должности) тип отношений ассоциация однонаправленная:

- описания окружения функции тип отношений ассоциация однонаправленная: