Обязанности секретаря по организации деловых поездок руководителя.

В функции секретаря фирмы или службы ДОУ в крупных организациях обычно входит подготовка служебных командировок сотрудников и руководителя. Она включает подготовку проектов приказов о командировках, выписывание командировочных удостоверений, регистрацию их в журнале. Подготовка поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме с учетом специфики конкретной командировки:

1.категория (в пределах Беларуси, в дальнее или ближнее зарубежье либо международная);

2.сложность решаемых вопросов;

3.срок командировки;

4.место назначения, его географическое положение.

Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя; мероприятия, на которых он будет присутствовать.

Копия программы остается у секретаря, что позволяет ему всегда знать, где находится руководитель, и в случае необходимости связаться с ним. Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. При зарубежных командировках в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку. После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям, сотрудникам.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

27. Основные правила составления и оформления командировочных документов.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. Приказы о командировании оформляются на общем бланке организации.Приказ о командировании руководителя оформляется в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к составлению приказов этой разновидности.Структура текста приказа:

- распорядительное слово

-фамилия, имя, отчество

-должность командируемого

-пункт назначения

-продолжительность командировки

-срок командировки

-цель командировки

Необходимость издания приказа или отдельного пункта, в приказе о временном замещении руководителя будет отсутствовать в том случае, если организационно-распорядительными документами организации (положением, уставом, приказом о распределении обязанностей между руководством и др.) изначально определено, кто выполняет обязанности руководителя во время его отсутствия.Основанием для издания приказа о командировании является, как правило, докладная записка, подаваемая на имя руководителя. В ней обосновывается необходимость командировки, ее срок и др. В конце докладной записки содержится вывод или предложение автора о необходимости (целесообразности) командировать работника.

28. Требования к составлению и оформлению резюме.

Резюме (от фр. résumé или лат. curriculum vitae — «течение жизни», жизнеописание, произносится кури́кулюм ви́тэ, часто сокращают до CV) — документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другой относящейся к делу информации, обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу.

Подготовьтесь заранее.

На Западе очень популярна система резюме, или C.V. ("curriculum vitae"), где в краткой форме перечислены ваши анкетные данные и все то, чем вы занимались до последнего момента. В нашей стране под C.V. часто подразумевают более подробное жизнеописание, хотя на Западе эта форма уже изжила себя.

Резюме, как правило, посылается по почте (или по факсу). Но его можно занести и лично, а заодно и произвести "рекогносцировку местности", то есть оценить степень солидности фирмы по месторасположению офиса и его интерьеру. Резюме анализируется работодателем в ваше отсутствие. Ему должно быть понятно, чего вы хотите, что умеете и чего стоите. Постарайтесь вложить в эту страничку текста всю свою индивидуальность, подчеркнув все положительные моменты. Именно по резюме отбирают кандидатуры для личного собеседования. Помните, что краткость - сестра таланта. Если фирма завалена предложениями, руководитель, экономя время, может просто не прочесть резюме, выходящее за объем одной страницы. В нашей стране форма резюме обычно используется в инофирмах. Профессионалы, занимающиеся подбором персонала для русских предприятий, считают, что она не очень эффективна. В России люди часто меняют работу, переходя из одной области в другую, никак не связанную с предыдущей. Сухие факты биографии вряд ли могут дать реальное представление о человеке, логике его действий, возможностях и реальном опыте. Тем не менее имеет смысл составить свое резюме, размножив его в нескольких экземплярах, и всегда держать под рукой. Если в объявлении требуется прислать именно резюме, у вас будет возможность сделать это без промедления. Скорость отправки тоже имеет значение. Если это рабочее место - лакомый кусок, вам нужно обогнать своих конкурентов.

Как составлять резюме

Составление резюме и жизнеописания - хорошая возможность взглянуть на себя со стороны, взвесить свои плюсы и минусы, выяснить, на что вы реально можете претендовать.