Организация деятельности секретаря и руководителя.

 

Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. В этом может быть полезным ведение специальных ежедневников руководителя и секретаря. Записи в нем делаются ежедневно и совместно уточняются (во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада). Информировать о делах рекомендуется утром, не позднее, чем через 2 ч после начала работы, а вечером за 2—3 ч до окончания рабочего дня. Строго регламентируется время приема посетителей (вечером - сотрудники по личным вопросам, утром с 10 до 11 ч - текущие дела). Время приема посетителей: 1)по личным вопросам - в конце недели с 16.00 и до конца рабочего дня; 2)по текущим вопросам - ежедневно с 9.00 до 10.00 (10.00- 11.00) по согласованию с руководителем; 3)командированных - в любое время рабочего дня. Получение почты - утром, отправка корреспонденции – во второй половине дня (около 16.00). Рабочий ритм задает руководитель. Планы руководителя являются основой рабочих планов секретаря.

При составлении планов руководителя на день, неделю, месяц секретарь должен следить, не совпадает ли намечаемое мероприятие с ранее запланированным, достаточно ли времени на его подготовку. Задача секретаря - постоянно следить за неожиданными изменениями в планах руководителя, вносить изменения в свои планы работы и сообщать об этом заинтересованным лицам. Тем не менее, планировать свою деятельность секретарь должен, всякий раз увязывая планы собственных действий с планами деятельности руководителя. О планах руководителя на предстоящий день компетентный секретарь узнает не позже, чем накануне вечером. Этот временной «задел» и позволяет ему в дальнейшем встречать события грядущего дня в полной готовности, а в непредвиденных обстоятельствах - использовать резерв времени (на эти цели секретарю следует зарезервировать по меньшей мере I ч рабочего времени).

 

Общие правила организации рабочего времени секретаря.

 

Рабочий день секретаря может быть подвержен резким изменениям, которые порой трудно предугадать или спрогнозировать. Но тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы, одними из главных правил остаются:

1)постепенное вхождение в работу;

2)ритмичность труда (установление оптимального ритма труда);

3)обязательное чередование труда и отдыха;

4)планирование предстоящий работы (дел).

Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности. Это первое и существенное звено в рациональной организации своего времени. Планирование работы на день рекомендуется вести следующим образом. В специальном блокноте дела на день записываются в порядке приоритетов:

1) важнейшие (в порядке их важности);

2) срочные (в порядке срочности);

3) текущие, несрочные дела (в порядке важности).

План лучше составлять с утра.Беритесь прежде всего за важнейшие и за срочные дела.Не распыляйтесь, занимайтесь в каждый момент только одним делом. Не скапливайте чрезмерно деловые бумаги на столе. Обычно по 80 % деловых бумаг решение может быть принято с первого прочтения, стоит лишь немного подумать над каждой из них.

Рационализируйте чтение. Наиболее радикальное средство для этого - освоить специальную технику быстрого чтения_, что позволит сэкономить время в 3-5 раз.Нельзя несколько часов подряд работать, а потом несколько отдыхать.Должен быть определенный ритм с чередованием труда и отдыха. Именно ритмичная, размеренная работа приводит к успеху. В работе необходимо учитывать биоритмы жизнедеятельности. Даже рядовая рабочая неделя имеет свой цикл.Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. В понедельник не стоит начинать важные дела. Важные деловые переговоры и встречи назначают на середину недели. Вторник и среда являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость. В процессе ежедневной работы секретарь должен брать на заметку и записывать в ежедневнике все вопросы, которые могут интересовать руководителя. В свободное от срочных дел время он выясняет, специалисты в каких отделах или организациях могут точно и конкретно ответить на эти вопросы. Это - работа впрок, задел, который позволяет секретарю иметь в своем распоряжении точную опережающую информацию.

 

Примерная схема рабочего дня секретаря.

 

1.Первая половина рабочего дня:

1.1.Прийти на работу за 15 мин до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

1.2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

1.2.1.Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать ее.

1.2.2.Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

1.2.3.По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Проработать корреспонденцию. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основное фломастером или маркером.

1.3.Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.

1.4.Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

1.5.Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях.

1.6.Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

1.7.Работать с посетителями, вести телефонные переговоры (в течение всего дня).

1.8.Подшить исполненные документы в дела.

1.9.Выполнить работы на компьютере.

1.10.Организовать копирование документов в соответствии с указаниями руководителя.

 

2.Вторая половина рабочего дня:

2.1.Продолжить работу с посетителями и по телефону.

2.2.Собрать и подготовить для подписи исполненные документы.

2.3.Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

2.4.Обработать и отравить исходящие документы адресатам.

2.5.Наметить мероприятия на следующий день.

 

3.Конец рабочего дня:

3.1.Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

3.2.Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

3.3.Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

3.4.Использовать компьютер для планирования рабочего дня.