Деловые и личные качества секретаря, их характеристика.

К секретарю-референту предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятсяпрофессиональные навыки, то есть секретарь должен иметь специальное образование. Секретарь должен отличаться высоким уровнемсамоорганизованности, так как именно на нем лежит организационное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д. Не менее важно такое качество секретаря, какответственность, качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Секретарь должен отличатьсяинициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции. При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требованиесохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике. К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность.Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.Не менее важная черта характера —коммуникабельность, способность легко устанавливать контакты, связи с людьми.

К личным качествам, необходимым секретарю, относятсялюбезность, вежливость, доброжелательность. Они проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают необходимую атмосферу в приемной руководителя, в офисе.Личностные качества: коммуникабельность (умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру людьми),внешний вид (гармоничное сочетание привлекательности и строгого элегантного стиля в одежде), доброжелательность (вежливость и приветливость, создание психологического комфорта в офисе), любознательность(желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы).

 

4. Должностная инструкция. Её структура и назначение .

Должностная инструкция - документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Она необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой. Проект инструкции обычно визируется составителем, юрисконсультом, отделом труда и заработной платы. Должностные инструкции утверждаются руководителем предприятия. Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Должностная инструкция является одним из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание уделяется структуре текста документа и формулировке обязанностей.

Структура текста:

1.Общие положения

2.Функции

3.Должностные обязанности

4.Права и ответственность

5.Взаимоотношения (связи по должности)

6.Оценка работы и ответственность

Оформляется должностная инструкция на общем бланке формата А4 и имеет установленный состав реквизитов. Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции, утверждает эти документы руководитель организации.В необходимых случаях в содержание должностной инструкции вносятся изменения, с которыми секретарь должен быть ознакомлен. Должностная инструкция подлежит переутверждению не реже I раза в 5 лет. Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения.Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование.

 

Требования к организации рабочего места секретаря.

 

Психологи утверждают, что одна из главных причин пониженной работоспособности — неправильно организованное рабочее место. Рабочее место секретаря, как правило, находится в помещении, смежном с кабинетом руководителя, называемом «приемной».

Рабочее место секретаря располагается рядом со входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.

Слово «организация» произошло от лат. organizo, т.е. соединение частей в одно целое и упорядочение их.

Рабочее место — это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места — система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами груда и их функциональному размещению. Организация рабочего места включает: оснащение рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимыми средствами организационной техники.

Согласно рекомендациям НИИ труда для рациональной организации рабочих мест необходимо:

-выбрать габариты и форму мебели;

-обеспечить удобное положение корпуса сотрудника при работе, создающее хорошее зрительное восприятие и свободное положение;

-оборудовать рабочее место соответствующей организационной техникой, средствами механизации;

- разместить мебель и сотрудников с учетом последовательности выполняемых работ;

В целях экономии физических усилий в процессе труда рекомендуется:

• не держать на рабочем месте ничего лишнего;

• все, что берут правой рукой, следует располагать справа, что берут левой - слева; все, чем пользуются чаще, располагается ближе (ручка, бумага), чем пользуются реже - дальше (дела с документами, картотека);

• документы, с которыми работает секретарь, рекомендуется класть так, чтобы их можно было легко читать брать и удобно ими пользоваться.

Рабочее место секретаря можно разделить на три зоны: основную, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зону обслуживания посетителей и вспомогательную, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

- рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

- в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами организационной техники предполагает размещение ее с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Основными принадлежностями рабочего стола секретаря являются:

набор настольный, в комплект которого входят ручки, маркеры, карандаши, скотч, бумага для записей, скрепки, наклейки и т.д.;

• визитница

• степлер, дестеплер, дырокол.

•