Задачи организационного проектирования.

Требования к составу и содержанию оргпроектных работ.

Состав и содержание оргпроектных работ базируется на принципах корректного формулирования целей и задач; обоснованного распределения функций, прав и ответственности по вертикали управления; исследования связей и отношений по горизонтали; соотношения централизации и децентрализации управления.

Стадии оргпроектирования:

1. Предпроектное обследование;

2. Проектирование (разработка технического задания; детальное обследование; выявление недостатков; определение направлений совершенствования; расчет экономической эффективности);

3. Внедрение рационализации объекта.

Предпроектное обследование

Предпроектная подготовка включает три этапа (организационная подготовка; проведение предпроектного обследования системы; разработка технического задания). На этапе организационной подготовки (первый этап) осуществляется: определение объекта и цели проектирования, источников финансирования оргпроектных работ; формирование проектной группы, назначение ответственных руководителей; разработка системы планирования, учета и стимулирования деятельности проектного подразделения или группы; разработка и утверждение методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования (плана работ). На этапе предпроектной диагностики (второй этап) проводится ориентировочное и рабочее (детальное) обследование, результаты которых анализируются и синтезируются. Основные направлениями на данном этапе выступают: ознакомление со структурой и штатами аппарата управления; ознакомление со спецификой деятельности структурных подразделений; изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления; первичное ознакомление с условиями деятельности персонала управления. Разработка технического задания (третий этап) предполагает изучение документов, являющихся основанием для проектирования организации производства, труда и управления; изучение литературы о прогрессивных научных разработках и опыте; ознакомление с материалами и рекомендациями предпроектного обследования; составление технического задания; утверждение технического задания.

Техническое задание на оргпроект организации (структурного подразделения) включает следующие разделы:

1. основание для разработки оргпроекта;

2. цели разработки оргпроекта;

3. краткая характеристика организации;

4. результаты предпроектного обследования и анализа;

5. основные требования к проектируемой системе организации производства, труда и управления;

6. рекомендации по совершенствованию, преобразованию или построению новой системы организации производства, труда и управления;

7. технико-экономические результаты разработки и внедрения оргпроекта;

8. состав разделов оргпроекта;

9. содержание этапов проведения работы по оргпроектированию;

10. источники финансирования работ;

11. порядок приемки проекта;

12. источники информации для разработки проекта.

 

 

Предпроектное обследование

Предпроектная подготовка включает три этапа (организационная подготовка; проведение предпроектного обследования системы; разработка технического задания). На этапе организационной подготовки (первый этап) осуществляется: определение объекта и цели проектирования, источников финансирования оргпроектных работ; формирование проектной группы, назначение ответственных руководителей; разработка системы планирования, учета и стимулирования деятельности проектного подразделения или группы; разработка и утверждение методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования (плана работ). На этапе предпроектной диагностики (второй этап) проводится ориентировочное и рабочее (детальное) обследование, результаты которых анализируются и синтезируются. Основные направлениями на данном этапе выступают: ознакомление со структурой и штатами аппарата управления; ознакомление со спецификой деятельности структурных подразделений; изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления; первичное ознакомление с условиями деятельности персонала управления. Разработка технического задания (третий этап) предполагает изучение документов, являющихся основанием для проектирования организации производства, труда и управления; изучение литературы о прогрессивных научных разработках и опыте; ознакомление с материалами и рекомендациями предпроектного обследования; составление технического задания; утверждение технического задания.

Техническое задание на оргпроект организации (структурного подразделения) включает следующие разделы:

1. основание для разработки оргпроекта;

2. цели разработки оргпроекта;

3. краткая характеристика организации;

4. результаты предпроектного обследования и анализа;

5. основные требования к проектируемой системе организации производства, труда и управления;

6. рекомендации по совершенствованию, преобразованию или построению новой системы организации производства, труда и управления;

7. технико-экономические результаты разработки и внедрения оргпроекта;

8. состав разделов оргпроекта;

9. содержание этапов проведения работы по оргпроектированию;

10. источники финансирования работ;

11. порядок приемки проекта;

12. источники информации для разработки проекта.

Подготовка к внедрению включает:

o  формирование программно-целевой группы;

o  изучение комплекта рабочей документации;

o  материально-техническая подготовка;

o  профессиональная подготовка кадров;

o  социально-психологическая подготовка;

o  разработка системы стимулирования;

o  опытно-экспериментальная проверка;

o  корректировка рабочей документации.

 

Этап внедрения оргпроекта охватывает:

•   реализацию оргпроекта;

•   расчет фактического экономического эффекта;

•   проведение приемо-сдаточных работ.

 

Эффективность стратегии оценивается по ряду параметров: последовательность; согласованность/пригодность; осуществимость; приемлемость; преимущество. Потенциально эффективная стратегия должна соответствовать таким требованиям, как ментальная правильность, ситуационность, уникальность, гибкая адекватность.

Эффективность деятельности организации, а также эффективность организационных изменений, происходящих в ней, оцениваются как степень достижения организацией своих целей при рациональном использовании всех имеющихся у неё ресурсов. Б.З. Мильнер считает, что эффективность представляет собой ряд видов деятельности и адаптацию организации к внешней среде, оцениваемых по временным критериям реализации:

•   краткосрочные (производство; производительность; удовлетворение);

•   среднесрочные (адаптивность; развитие).

 

Дж. Кэмпбелл и его коллеги предложили список из 39 индикаторов, определяющих, исчерпывающий набор мыслимых измерителей организационной эффективности. Р.Е. Куин и Дж. Рохрбауч этот список проанализировали с целью возможности выделения определенных образцов или групп индикаторов:

•   операционная эффективность заключается в выполнении сходных видов деятельности лучше, чем это делают конкуренты.

•   стратегическое позиционирование – осуществление отличных от конкурентов видов деятельности или выполнение похожей деятельности, но другими способами.

Графические методы

Для изучения процессов делопроизводства широко применяются также графические методы. Графические методы применяются для фиксации исходных данных, являясь вспомогательным средством при изучении объекта. В то же время, графики занимают самостоятельное место среди других графических методов.

 

Графики позволяют отразить функции сотрудников, выполняемых или операций и состава документов в форме, удобной для анализа. Перед составлением графиков определяют графическую форму, которая будет максимально соответствовать содержанию отображаемого процесса, а затем производится составление графика, т.е. заполнение намеченной формы конкретными данными, вычерчивание этого графика. Каждая конкретная задача требует выбора определённого типа графика.

 

Среди многочисленных графиков, которые применяются при исследовании делопроизводства, особую группу занимают организационные графики: оргограммы, оргосхемы. Организационные графики – средство выражения явлений и процессов, не поддающихся непосредственному восприятию и представляющих собой систему связей и отношений. Главная особенность организационных графиков – они изображают качественные отношения.

 

Организационные графики применяются для отображения структуры и организации учреждения, отношений подчинения и соподчинения структурных подразделений, взаимоотношений отдельных работников, распределение функций управления – для изображения организационных структур и процессов.

 

 

Требования к составу и содержанию оргпроектных работ.

Состав и содержание оргпроектных работ базируется на принципах корректного формулирования целей и задач; обоснованного распределения функций, прав и ответственности по вертикали управления; исследования связей и отношений по горизонтали; соотношения централизации и децентрализации управления.

Стадии оргпроектирования:

1. Предпроектное обследование;

2. Проектирование (разработка технического задания; детальное обследование; выявление недостатков; определение направлений совершенствования; расчет экономической эффективности);

3. Внедрение рационализации объекта.

Предпроектное обследование

Предпроектная подготовка включает три этапа (организационная подготовка; проведение предпроектного обследования системы; разработка технического задания). На этапе организационной подготовки (первый этап) осуществляется: определение объекта и цели проектирования, источников финансирования оргпроектных работ; формирование проектной группы, назначение ответственных руководителей; разработка системы планирования, учета и стимулирования деятельности проектного подразделения или группы; разработка и утверждение методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования (плана работ). На этапе предпроектной диагностики (второй этап) проводится ориентировочное и рабочее (детальное) обследование, результаты которых анализируются и синтезируются. Основные направлениями на данном этапе выступают: ознакомление со структурой и штатами аппарата управления; ознакомление со спецификой деятельности структурных подразделений; изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления; первичное ознакомление с условиями деятельности персонала управления. Разработка технического задания (третий этап) предполагает изучение документов, являющихся основанием для проектирования организации производства, труда и управления; изучение литературы о прогрессивных научных разработках и опыте; ознакомление с материалами и рекомендациями предпроектного обследования; составление технического задания; утверждение технического задания.

Техническое задание на оргпроект организации (структурного подразделения) включает следующие разделы:

1. основание для разработки оргпроекта;

2. цели разработки оргпроекта;

3. краткая характеристика организации;

4. результаты предпроектного обследования и анализа;

5. основные требования к проектируемой системе организации производства, труда и управления;

6. рекомендации по совершенствованию, преобразованию или построению новой системы организации производства, труда и управления;

7. технико-экономические результаты разработки и внедрения оргпроекта;

8. состав разделов оргпроекта;

9. содержание этапов проведения работы по оргпроектированию;

10. источники финансирования работ;

11. порядок приемки проекта;

12. источники информации для разработки проекта.

 

 

Задачи организационного проектирования.

Основные подходы к определению понятия «организационное проектирование» включают:

•   моделирование системы управления предприятием, осуществляемое перед его строительством либо накануне значительных преобразований (М.М. Максимцов, М.А. Комаров);

•   организационные нововведения структурного и процессного характера (В.Н. Парахина, Т.М. Федоренко);

•   процесс нахождения соответствия между ключевыми элементами организации и ее стратегией, который приводит к успеху (А.А. Радугин);

•   постоянный поиск наиболее эффективных переменных (Дж. Гелбрейт).

 

Соответственно, его можно сформулировать следующим образом: Организационное проектирование – это создание новых, структурное преобразование или оптимизация деятельности существующих организаций (их организационных структур) в целях достижения сбалансированного структурного и процессного единства. Объектом организационного проектирования является производственная организационная система (в т.ч. ее миссия, стратегия, цели, которые становятся отправной точкой организационного проектирования). Предметом является система организации производства, труда и управления в организации в целом, ее подразделениях или отдельных видах деятельности.

 

Задачи организационного проектирования:

•   выявление условий, влияющих на деятельность организации и методов их изучения;

•   определение качественного и количественного состава элементов структур управления, формирование их взаимосвязи;

•   определение структуры управления организацией и условий ее эффективности;

•   изучение принципов и методов проектирования структур управления и особенностей их применения;

•   определение методики расчета необходимой численности персонала;

•   разработка мероприятий по внедрения оргпроектов;

•   разработка методов и форм контроля, а также специфики их использования.

12. Стадии организационного проектирования. Предпроектная подготовка и ее документирование.

Стадии оргпроектирования:

1. Предпроектное обследование;

2. Проектирование (разработка технического задания; детальное обследование; выявление недостатков; определение направлений совершенствования; расчет экономической эффективности);

3. Внедрение рационализации объекта.

 

Предпроектное обследование

Предпроектная подготовка включает три этапа (организационная подготовка; проведение предпроектного обследования системы; разработка технического задания). На этапе организационной подготовки (первый этап) осуществляется: определение объекта и цели проектирования, источников финансирования оргпроектных работ; формирование проектной группы, назначение ответственных руководителей; разработка системы планирования, учета и стимулирования деятельности проектного подразделения или группы; разработка и утверждение методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования (плана работ). На этапе предпроектной диагностики (второй этап) проводится ориентировочное и рабочее (детальное) обследование, результаты которых анализируются и синтезируются. Основные направлениями на данном этапе выступают: ознакомление со структурой и штатами аппарата управления; ознакомление со спецификой деятельности структурных подразделений; изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления; первичное ознакомление с условиями деятельности персонала управления. Разработка технического задания (третий этап) предполагает изучение документов, являющихся основанием для проектирования организации производства, труда и управления; изучение литературы о прогрессивных научных разработках и опыте; ознакомление с материалами и рекомендациями предпроектного обследования; составление технического задания; утверждение технического задания.

Техническое задание на оргпроект организации (структурного подразделения) включает следующие разделы:

1. основание для разработки оргпроекта;

2. цели разработки оргпроекта;

3. краткая характеристика организации;

4. результаты предпроектного обследования и анализа;

5. основные требования к проектируемой системе организации производства, труда и управления;

6. рекомендации по совершенствованию, преобразованию или построению новой системы организации производства, труда и управления;

7. технико-экономические результаты разработки и внедрения оргпроекта;

8. состав разделов оргпроекта;

9. содержание этапов проведения работы по оргпроектированию;

10. источники финансирования работ;

11. порядок приемки проекта;

12. источники информации для разработки проекта.