Вопрос № 1. Автоматизированные информационные системы в учетной и научно-фондовой работе

Основная цель создания АИС в музее заключается в том, чтобы усовершенствовать информационную деятельность музея, избежать многократного ввода информации, облегчить и упростить труд музейного специалиста, освободив его от выполнения трудоемких рутинных операций, и сделать это на основе применения современных информационных технологий. Автоматизированные информационные системы (АИС) впервые начали появляться в Российских музеях в конце 1980-х годов. В наши дни большинство музеев или уже используют такие системы, или стремятся к их приобретению.

Существует множество автоматизированы информационных систем применяющихся в учетной и научно-фондовой деятельности музеев. Например, наши ближайшие соседи музей-заповедник «Томская писаница», музей Кемеровского госуниверситета «Археология, этнография и экология Сибири» имеют собственные автоматизированные системы учета фондов. Кемеровский краеведческий музей работает с АИС «Музей-2».Такие видные российские музеи, как Государственный Русский музей, Третьяковская галерея, Владимиро-Суздальский музей-заповедник так же используют систему КАМИС. Данная информационная система имеет множество возможностей для работы с коллекциями, но в данном случае нас интересует только перспективы создания каталога. Наиболее органично автоматизированные системы вписываются в процесс оформления учетной документации. При этом не происходит переложение один к одному "ручной" технологии на "компьютерную", а возникает новая технология автоматизированного учета музейных экспонатов. В процессе постоянного документооборота порождаются описания музейных предметов, которые и ложатся в основу базы данных, современного информационного ресурса музея.

В Российском Этнографическом музее с целью проведения сверки коллекции за два с половиной года на трех компьютерах было введено более пятисот тысяч описаний предметов, пусть и не очень подробных. Это пример не только быстрого пополнения информационных ресурсов музея, но и новой технологии работы с коллекцией музея - в данном случае технологии проведения сверки. Кроме задач отдела учета АИС должна быть конкретно ориентирована на все группы сотрудников музея, так или иначе имеющих дело с описаниями музейных предметов: хранителей, реставраторов, экспозиционеров и т.д. Все они в процессе своей повседневной работы порождают различные формы музейных документов: научные паспорта, топографические и экспозиционные описи, каталоги, разнообразные списки и т.д.

Подсистемы АИС:

Подсистема «Учет музейных коллекций» используется в отделе учета для оформления необходимых учетных документов, получения оперативных учетных данных справок и статистической отчетности. В рамках этой подсистемы решаются, в частности, задачи:

учет приема на постоянное хранение;

учет временной выдачи и обратного приема;

учет временного хранения;

учет внутримузейной передачи;

оформление документации при организации выставок;

проведение сверки фондов.

Подсистема «Научно-фондовая работа» используется в научных и фондовых отделах для изучения, описания, систематизации и представления данных о музейных предметах, подготовки печатных или электронных изданий, а также различных учетных документов. Подсистема обеспечивает:

ведение картотек различного вида (картотек музейных предметов, авторов, выставок, литературы, ведение топографических описей);

оформление актов внутримузейной передачи, актов реставрационных осмотров, актов сверки в фондах;

поиск и получение по различным запросам как текстовой, так и графической информации в заданной пользователем форме, анализ полученных данных;

подготовку материалов для каталогов и других публикаций;

ведение архива музея.

Подсис тема «Реставрационная деятельность» обеспечивает ведение реставрационных паспортов и другой реставрационной документации, анализ состояния музейных предметов.

Подсистема «Издательская деятельность» дает возможность готовить информационные материалы для посетителей, для полиграфических изданий, электронных изданий, публикаций в ИНТЕРНЕТ.

Подсистема «Выставочная и экспозиционная деятельность» позволяет подготавливать и вести документацию о выставках и экспозициях, осуществлять компьютерное моделирование экспозиций и выставок. Особое место в музее занимает внедрение информационно-справочных и демонстрационных компьютерных систем для посетителей, обеспечивающих доступ к информации о произведениях, хранящихся в фондах музея (об этом подробнее см. в разделе «ИТ в экспозиционно-выставочной деятельности»).

В настоящее время на «игровом поле» музейной информатики предлагают свои услуги команды, создающие музейные автоматизированные информационные системы, выполненные на высоком профессиональном уровне и отвечающие, при выполнении необходимых настроек, конкретным потребностям любого музея. Две из них (АИС-Музей и КАМИС) начали внедряться более десяти лет назад; различные версии этих систем работают в сотнях небольших региональных и крупных музеях страны. В последнее время появилась и активно продвигается еще одна музейная система - НИКА-Музей. Это совместная разработка компании Cognitive и Института системного анализа РАН – организаций, имеющих большой опыт в создании систем для управления документооборотом в самых различных сферах деятельности. Подробное описание этих систем представлено в ИНТЕРНЕТ на сайтах.
Создатели всех трех систем декларирует способность обеспечить автоматизацию практически всего технологического цикла учета и научной обработки данных о коллекциях с момента поступления предмета в музей. Можно только приветствовать появление новых «игроков»: здоровая конкуренция будет способствовать как совершенствованию самих систем, так и снижению стоимости.

Для всех музеев появляется соблазн выставлять свои сайты в Интернет, создавать компакт-диски по коллекции музея. При этом выпуск печатных каталогов остается по-прежнему актуальным.

Возможны два направления создания мультимедийных и полиграфических изданий:

База данных КАМИС для построения каталога формируется в несколько этапов.

Вначале проводиться первичное описание музейного предмета, которое дополняется на этапе регистрации сведениями из учетных документов (информацией об источнике поступления, учетными номерами, развернутым описанием и т.п.). В последующем, на этапе научной обработки вносятся данные об истории бытования и литературных источниках, уточняется атрибуция. При подготовке выставок и публикаций, информация о произведениях пополняется и развивается. Оформление выставочных документов дополняет сведения об экспонировании, а реставрационных - данные о сохранности. При подготовке научных паспортов и материалов для каталогов вводится подробная информация, как о самих произведениях, так и данные об авторах, выставках, публикациях и т.п.

Технология создания каталогов (здесь и далее имеются в виду, как собственно печатные каталоги, так и электронные публикации на компакт дисках и в Интернет) предполагает следующую последовательность действий:

Определение структуры каталога.

Ввод информации и изображений в базы данных фондов.

Формирование сводной базы данных для окончательной редактуры каталога.

Выпуск каталога.

При проектировании каталога определяется тематика, название каталога, его состав, разделение на разделы (группировка первого уровня) и, если необходимо, подразделы (группировка второго уровня).

Таким образом, для создания любого каталога создается временная сводная база по предметам, которые намечены к представлению. Данные берутся из соответствующих фондовых баз с учетом назначенных пользователем группировок. Группировки пользователь может назначать как на основе справочников, используемых в системе, так и создавая индивидуальные группировки для данного каталога.

Сводная база собирается по набору «укрупненных» атрибутов, куда из разных фондов попадает различная информация. Например, в позицию «комментарий» может попасть из фонда живописи информация о сюжете, а из фонда археологии - сведения о месте и времени раскопок. Это позволяет решить постоянно стоящую дилемму между желанием как можно более детально описать каждый фонд (что ведет к различию этих описаний) и желанием унифицировать информацию.

В собранной сводной базе также заложен ряд позиций, куда вводится информация, необходимая только для данного каталога, которая не переносится из фондов. Имеется возможность установить различные сортировки.

Далее пользователь имеет возможность разбить информацию на абзацы и блоки, задать шрифты и стили, как для отдельного атрибута, так и для абзаца или блока.

Изображения предметов, хранящиеся в фондовых базах, автоматически попадают в результирующий каталог. Данные о предметах для каталога не обязательно должны изначально находиться на одном компьютере или внутри локальной сети. Информация, как текстовая, так и графическая может быть перенесена с отдельных станций, с учетом совмещения группировочных справочников.

Полученный результат может быть сразу выставлен в Интернет, записан на компакт-диск или распечатан в виде WORD-документа (с изображениями).