К организационным документам относятся:

устав;

должностная инструкция;

положение;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка и др.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание.

Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.       Устав – сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов.

Основные разделы текста устава:

· общие положения;

· организационное единство;

· регламент деятельности;

· финансово – материальная база;

· отчетная и ревизионная деятельность;

· порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти.

 Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.

Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами.

Основные реквизиты, входящие в формуляр устава:

· наименование министерства или ведомства;

· название организации;

· название вида документа;

· дата, номер;

· место издания;

· гриф утверждения;

· текст;

· подпись руководителя

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

• инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители;

• должностные инструкции - указывают функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Должностная инструкция

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции.

Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

Должностная инструкция - это нормативный документ, в котором изложены права, обязанности и ответственность сотрудников.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником.

Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Текст инструкции состоит из нескольких разделов. Каждый раздел является логически законченной частью документа.

1. Раздел "Общие положения" устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

2. Раздел "Должностные обязанности" определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

3. Раздел "Права" устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

4. Раздел "Ответственность" конкретно указывает, за что работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь другие названия.

Слова, озаглавливающие разделы, печатают отдельной строкой от левого поля, иногда нумеруют. Внутри каждого раздела текст оформляется как нумерованные абзацы.

Текст инструкции носит характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Подписывает инструкцию автор-составитель ее.

Утверждаются должностные инструкции руководителем организации или распорядительным актом.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения.

Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора).

Должностная инструкция оформляется на бланке формата А 4 и состоит из следующих реквизитов:

•Наименование организации-автора документа;

•Наименование структурного подразделения;

•Наименование вида документа — ИНСТРУКЦИЯ или ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ;

•Дата, номер;

•Место издания (город);

•Заголовок в именительном падеже;

•Гриф утверждения;

•Текст;

•Подпись автора;

•Гриф согласования.

 

Положение

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем.

Положени е – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые.

Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием.

Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения.

Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения:

· общие положения;

· основные задачи;

· функции;

· права;

· организация работы.

Формуляр - образец положения состоит из реквизитов:

· наименование ведомства,

· название организации,

· наименование структурного подразделения,

· гриф утверждения,

· наименование вида документа - положение,

· дата, номер,

· место издания (город),

· заголовок,

· текст,

· подписи,

· гриф согласования,

· визы.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.       Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.