Классификация документов по видам деятельности

По видам деятельности можно выделить следующие основные группы документов:

1. организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2. распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3. документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

4. финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

5. информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно- распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие, специфические особенности составления и обработки.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Документы могут также подразделяться по нижеследующим классификационным признакам:

По средствам фиксации документы подразделяются на:

· рукописные;

· машинописные, а также изготовленные на множительной технике;

· графические (графики, чертежи, плакаты, схемы, карты, рисунки).Наглядны и доступны.

· Звуковые и фото-, кинодокументы (кинопленки, кассеты, слайды). Дают возможность запечатлеть объекты, процессы, которые иначе документировать невозможно.

По форме:

· индивидуальные, т.е. составленные одним лицом;

· типовые;

· трафаретные;

По содержанию:

· простые, которые содержат 1 вопрос;

· сложные (содержат несколько вопросов);

По происхождению:

· официальные (затрагивающие интересы фирмы);

· личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

По месту составления:

· внешние (поступают из других учреждений);

· внутренние;

По срокам хранения:

· постоянно хранящиеся;

· временно хранящиеся (до 10 лет);

· долговременно хранящиеся (свыше 10 лет);

По гласности:

· секретные (круг лиц, допускаемых к документам ограничен);

· «совершенно секретно» (на документе обозначен круг лиц, допускаемых к документам);

· «конфиденциально» (сугубо лично);

· несекретные;

По стадиям создания документа:

· оригиналы (подлинники) - документы, составленные в первый раз, подписанные и надлежащим образом оформленные;

· черновики;

· копии - это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника с пометкой «копия», засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом;

· выписка - это копия части подлинного документа;

По срочности:

· срочные (требующие исполнения в срок);

· несрочные (срок исполнения не установлен);

По юридической силе:

· подлинные;

· подложные (один из реквизитов неправильно указан).

 

Часть документов ОРД, мало используемых на практике или имеющих незначительные отличия от других, не рассматривается в данной работе. Например, такие документы, как распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит "название вида документа" и в тексте, вместо слова "ПРИКАЗЫВАЮ", употребляются слова "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ" для распоряжений и "РЕШИЛ" или "РЕШИЛИ" для решений. Распоряжения издаются, как правило, по оперативным административно- хозяйственным вопросам руководителем предприятия или его заместителями.

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производственным вопросам.

Одной из наиболее многочисленных групп ОРД является справочно-информационная документация. Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать администрацию организации к каким-либо действиям; иногда документы подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

· трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

· трудовые книжки;

· личные карточки формы; - личные дела;

· лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные граждан Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

Служебные документы оформляются на бланках предприятия.

 Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами, расположенными в определенном порядке.

Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

 Бланк документа, по определению ГОСТ Р 7.0.97-2016 года - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».

 Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 года к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка.

Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов.

При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычислительной техники реквизиты всегда оформляются центрованным способом, при изготовлении с помощью ПК - флаговым способом.

Виды служебных бланков.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков:

Ø общий бланк;

Ø бланк письма;

Ø бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма

 На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

 06 - наименование организации;

12 - место составления документа.

 Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»).

В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:

14 - адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);

17 - заголовок к тексту документа;

18 - отметка о контроле;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 09 «Дата документа» и 10 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 08 «Наименование вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, например, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конкретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д.

Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически является разновидностью общего бланка, так как общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов. Реквизит 05 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разновидность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.  

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем наименование вида документа.

 В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 07 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 12 «Место составления документа» размещается реквизит 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке. В реквизите 07 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 12 «Место составления документа».

 Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

  Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 06 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в приложении

 Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, необходимо сделать макет бланка в масштабе 1:1, на который должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые отметки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположения реквизитов.

Необходимо указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обычно пишется слово «Разрешаю»).

Также на макете должны быть подпись руководителя и печать организации. Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство.

В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов федерации приведен в разд. 5 ГОСТ Р 6.30-2003 года «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланк для писем с угловым расположением реквизитов < ВС > БИЗНЕС-ЦЕНТР Закрытое акционерное общество     191142, Санкт-Петербург ул. Морская,15 р/с... банк...   [ ] на №______ от______

 

На основе общего бланка допускается изготовление бланка конкретного вида документа. Такой бланк дополняется реквизитами 5, 8.

Бланк конкретного вида документа с угловым расположением реквизитов &

 

Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Контрольные вопросы для закрепления нового материала:

 

o Дайте определение классификации документов.

o Перечислите, на какие группы делятся документы по видам?

o Что такое оригинал документа?

o Перечислите, на какие группы делятся документы по способу документирования?

o Какие требования к оформлению документов существуют? Перечислите их.

 

Рекомендуемая литература:

Основные источники:

1. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — М.: Издательство Юрайт, 2019. — 521 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-9916-8809-3. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/E9FDBA53-4037-45A1-8581-1E1EF1555614.

2. Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления + тесты в ЭБС: учебник и практикум для СПО / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 384 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05022-6. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/5E6B838B-E208-4360-84ED-33406B23FDD9.

3. Доронина, Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 233 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05783-6. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/D9DA38D8-226D-4EC9-876C-F47D53A990C9.

Дополнительные источники:

1. Абуладзе, Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для СПО / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 299 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-01543-0. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/F0B93350-F4BA-44E3-9EE7-D8EFF609E7D3.

2. Шувалова, Н. Н. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 221 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-00088-7. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/012C672A-DD8A-4082-B4E7-380217EE5C07.

3. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — 3-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 462 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-04604-5. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/A7E915F2-DB9B-406C-9ABB-2405EC3AD7E1.

 

Перечень информационных технологий, используемых при осуществлении образовательного процесса по дисциплине (включая перечень программного обеспечения и информационных справочных систем):

Справочно-информационная система «Консультант» www.consultant.ru.

Раздел 2 Системы документации подразделения.

Организационно-распорядительная документация

 

2.1 Организационная документации: устав, положение, инструкция

Ø Состав организационных документов;

Ø Формуляр-образец должностной инструкции;

Ø Правила оформления текста должностной инструкции.