К специфическим функциям документа относятся:

· управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.)

· правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

· функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно 12 — 14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Общее понятие о документе

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие документы составляют объект делопроизводства.

Эти документы предоставлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

· организационно-правовая;

· плановая;

· распорядительная;

· информационно-справочная и справочно-аналитическая;

· отчетная;

· документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

· финансовая (бухгалтерский отчет и отчетность);

· по материально-техническому обеспечению;

· договорная;

· по документированному и информационному обеспечению деятельности учреждения;

и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например, на заводе – производственная документация, в госпитале – документация медицинского характера, в вузе – документация по высшему образованию и т.д.

Документы необходимы для использования необходимой управленческой информацией в определенный временной промежуток, в различных целях.

Определение комплекса документов характеризуется:

· сферой вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности.

· порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия).

· объемом и характером внешних связей.

 

Любой управленческий документ должен соответствовать следующим требованиям:

· быть составлен по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

· издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующем директивным указанием;

· издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

 

Главным в документе является текст, его содержание. Исключительно важным требованием к тексту документа является правильное и точное освещение излагаемых фактов. При составлении документа необходимо соблюдение требований закона, аргументирование выводов и формулировок.

Тексты документов рекомендуется подразделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы.

При подготовке текстов документов рекомендуется сложные предложения заменять простыми, использовать трафаретные словосочетания, отлагательные существительные заменить глаголами, местоимения заменить существительными, в распорядительных документах использовать глаголы непосредственной формы и конструкции повелительного характера: «Приказываю», «Предписываю», «Решили».

Текст документа должен быть ясным, кратким, точным. Составитель должен всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству. В случае необходимости содержание документа проверяется на соответствие законам и подзаконным актам. Документы, в которых речь идет о текущем моменте, текст проверяется на соответствие действующему законодательству, с учетом изменений, исправлений, дополнений. Особенно важной такая проверка является при подготовке распорядительных документов. В документах используются только проверенные, достоверные факты. Документы могут иллюстрироваться таблицами, которые обычно представлены в приложениях.

Каждому тексту предшествует заголовок - краткое обозначение его содержания. Заголовок должен быть кратким, точным, предельно раскрывающим содержание документа.

Заголовок - это основной поисковый элемент документа. Он располагается в левом, верхнем углу под обозначением его номера и даты.

Для документовбольшого объема, а также для документов, решающих несколько вопросов, носящих сложный, многоплановый характер, составляются подзаголовки. Правильно составленный заголовок способствует сокращению времени рассмотрения документа.

Распространенной ошибкой при составлении документов является употребление просторечий, вульгаризмов, архаизмов, устаревших слов и выражений.