Представительские расходы (пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ)

N п/п	Виды представительских расходов		Предельный размер представительских расходов,  признаваемых при налогообложении  прибыли
1		Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий	4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период
2		Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации- налогоплательщика, участвующих в переговорах
3		Транспортное обеспечение доставки лиц, перечисленных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно
4		Буфетное обслуживание во время переговоров
5		Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий

 

Представительские расходы учитываются в составе прочих расходов (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но учесть можно не всю сумму таких расходов, а только ту, которая укладывается в норматив - не более 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

При методе начисления расходы по общему правилу признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от поступления оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Если представительские расходы оплачены через подотчетное лицо, то такие расходы нужно признавать на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При применении кассового метода расходы признаются только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Представительскими являются расходы, которые связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах для взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров. Состав таких расходов законодательно не регламентирован. Основное требование - они должны быть экономически оправданы и документально подтверждены (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.09.2020 N 03-03-07/82582). Кроме того, представительскими также считаются расходы на проведение переговоров с физлицами - фактическими или потенциальными клиентами организации (Письма Минфина России от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859).

К представительским относятся затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ):

•   на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

•   на проезд участников к месту проведения мероприятия и обратно;

•   на буфетное обслуживание во время мероприятия;

•   оплата услуг переводчиков во время мероприятия.

Не относятся к представительским расходы на развлечения, отдых, профилактику или лечение заболеваний участников мероприятий.

К примеру, нельзя учесть при расчете налога на прибыль расходы на развлекательную программу - фуршет, теплоход и артистов, - которая была организована после официальной части мероприятия. Также нельзя учесть расходы на проживание гостей (п. 2 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796).

При расчете налога на прибыль за отчетный (налоговый) период представительские расходы учитываются по нормативу, который составляет не больше 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Если компания применяет метод начисления, то для расчета нормы необходимо взять начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272, п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

При кассовом методе норму рассчитывают исходя из фактически выплаченных сумм (погашенной задолженности) работникам (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Поскольку учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль ведется нарастающим итогом с начала года, то и норма представительских расходов в течение года тоже будет изменяться (п. 7 ст. 274, п. 1 ст. 285 НК РФ).

Тогда сверхнормативные представительские расходы, которые на основании п. 42 ст. 270 НК РФ не учли при расчете налога на прибыль в одном отчетном периоде, можно учесть в следующих отчетных периодах текущего года.

Конкретного перечня документов, которыми можно подтвердить представительские расходы, в гл. 25 НК РФ нет.

Рекомендуется иметь документы, которые не только содержат информацию о самих расходах, но и подтверждают их непосредственную связь с представительским мероприятием.

Так, к примеру, подтвердить представительские расходы могут следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675):

•   приказ руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

•   смета представительских расходов;

•   первичные документы (счета, чеки, накладные, акты);

•   отчет о представительских расходах, в котором отражаются цель мероприятия, результаты его проведения, сумма расходов и другая необходимая информация.

 

ОТЧЕТ О ДЕЛОВОЙ ВСТРЕЧЕ

«О подтверждении представительских расходов» письмо Минфина России от 10.04.14 №03-03-Р3/16288

Для подтверждения обоснованности представительских расходов достаточно отчета с первичными документами о затратах (письмо Минфина России, направленное в ФНС).

В НК РФ не сказано, какими документами подтверждать представительские расходы. Раньше Минфин требовал 4 документа: приказ об организации мероприятия с перечнем работников, которые будут принимать в нем участие, смету представительских затрат, отчет о проведенной встрече и первичные документы. Этот перечень назван, например, в письме от 22.03.10 №03-03-06/4/26.

Но правительство запланировало сократить число документов для подтверждения представительских расходов. Такое мероприятие было запланировано на апрель 2014 года в дорожной карте по совершенствованию налогового администрирования (распоряжение Правительства РФ от 10.02.14 №162-р). Поэтому теперь к авансовому отчету достаточно приложить отчет о встрече, утвержденный руководителем, и первичные документы. В отчете надо отразить дату и место проведения мероприятия, его цель, а также список участников.

Возможные споры с ФНС по представительским расходам:

1) Если переговоры не принесли экономической выгоды.

Обычно цель деловых переговоров – подписание новых договоров с контрагентами. Но компании не всегда добиваются этой цели. А иногда переговоры проводят для подведения итогов сотрудничества. Но налоговики часто заявляют, что расходы необоснованны. Но суды на стороне компаний (постановление ФАС Московского округа от 29.12.10 №КА-А40/14430-10).

2) Если компания провела мероприятие не у себя.

Компания может организовать встречу с контрагентами не в своем офисе, а в арендованном помещении или кафе. Ревизоры иногда не признают такие расходы представительскими. Но судьи считают иначе (постановление ФАС Московского округа от 03.09.13 №А40-22927/12-107-106).

3) Если встреча происходит ночью.

Иногда контрагенты ведут переговоры вечером или ночью. По мнению Минфина, это не препятствие для учета расходов на встречу (письмо от 01.11.10 №03-03-06/1/675).

Но несмотря на простоту документа, в нем есть несколько опасных реквизитов.

1. Реквизиты первички.

По мнению ФНС встреча представителей – это факт хозяйственной жизни (письмо от 08.05.14 №ГД-4-3/8852). А значит, в отчете должны быть все обязательные реквизиты первички. А именно: наименование документа, дата, денежное или натуральное измерение расходов и т.п. (ч.2 ст.9 Федерального закона от 06.12.11 №402-ФЗ). В частности, в отчете необходимо написать название проводимого мероприятия. Например, «официальный прием», «деловые переговоры» (п.4 ч.2 ст.9 закона №402-ФЗ). Иначе документ не подтверждает характера затрат.

По закону первичку может подписать любой сотрудник, уполномоченный на это документами компании (п.6, 7 ч.2 ст.9 закона №402-ФЗ).Но в Минфине считают, что документ должен подписать директор (письмо от 10.04.14 №03-03-РЗ/16288). Безопаснее так и сделать. Иначе есть риск потерять расходы.

2. Цели встречи.

Если дата переговоров назначена близко к празднику, например, 12 июня Дню России, налоговая инспекция может решить, что мероприятие не связано с производственной деятельностью. Защитить расходы иногда удается только в суде (постановление ФАС Уральского округа от 19.01.12 №Ф09-9140/11). Безопаснее провести встречу за несколько дней до или после праздника.

3.Участники встречи.

В отчете необходимо перечислить всех участников мероприятия – как со стороны компании, так и со стороны контрагента. Если список участников невозможно определить, то инспекторы снимут расходы. А судьи поддержат проверяющих (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.04.13 №А56-55481/2012). Кроме того, в отчет рискованно включать посторонних сотрудников, которые не участвуют в переговорах. Ведь списывать расходы на них кодекс прямо запрещает (п.2 ст.264 НКРФ).

 

                                                                             Утверждаю ______________

                                                                            Генеральный директор ООО 

                                                                             «К» ФИО                                                                                                                        

                                                                            Дата

ОТЧЕТ

По представительским расходам от 23 мая 2014 года №6

 

В целях становления взаимовыгодных деловых отношений с ООО «У» проведены деловые переговоры с представителями ООО «У».

Цель переговоров – выполнение строительно-монтажных работ в период с июля по сентябрь 2014 года.

Дата проведения переговоров – 23 мая 2014 года.

Место проведения переговоров - головной офис ООО «К» (адрес)

 

Участники со стороны ООО «У»:

-президент ФИО

-директор по внешним связям ФИО

 

Участники со стороны ООО «К»:

-генеральный директор ФИО

-коммерческий директор ФИО

-начальник отдела строительства ФИО

 

В рамках переговоров участники провели следующие мероприятия:

-встреча с представителями ООО «У», ознакомление с перечнем услуг, предоставляемых ООО «К»;

-переговоры о выполнении ООО «К» строительно-монтажных работ по объектам ООО «У». В ходе переговоров проводили буфетное обслуживание и организовали обед для участников.

 

Результаты мероприятия: заключен договор на выполнение строительно-монтажных работ от 23.05.2014 №13/2.

 

Представительские расходы на проведение переговоров составили:

-расходы на буфетное обслуживание – 10 000 руб.

-расходы на оплату обеда – 52 000 руб.

Отчет составил гл.бух. ООО «К»                                ФИО

 

 

Пример учета представительских расходов при расчете налога на прибыль

В марте организация принимала деловых партнеров, которые прибыли для переговоров.

Сумма представительских расходов составила 15 000 руб. (без НДС). Эти расходы документально подтверждены.

Организация применяет метод начисления.

За январь - март сумма расходов на оплату труда нарастающим итогом составляет 225 000 руб.

Сумма представительских расходов, которую организация может признать в текущем отчетном периоде, составляет 9 000 руб. (225 000 руб. x 4%).

Фактическая сумма понесенных представительских расходов (15 000 руб.) превышает норматив (9 000 руб.).

Разницу в размере 6 000 руб. организация может учесть в следующих отчетных периодах текущего года, рассчитав норматив заново с учетом изменившейся суммы расходов на оплату труда.

 

Вопрос об учете затрат на оплату проезда и проживания в гостиницах лиц, приглашенных для участия в представительских мероприятиях, является спорным.

Расходы на оплату проживания прибывших лиц, по мнению Минфина России, не могут быть учтены в составе представительских расходов, так как данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ (Письма от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235).

Расходы на проезд, то есть покупка авиа- и железнодорожных билетов по пути следования из иностранного государства до границы РФ и по ее территории, а также оплата визы, как считают налоговые органы, не относятся к представительским расходам российской организации (Письма УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 N 21-11/116748, от 11.11.2004 N 26-12/73173).

Некоторые суды допускают учет затрат на проживание и проезд участников переговоров в составе представительских расходов, поскольку они относятся к "обслуживанию представителей".

Другие суды указывают, что такие затраты можно учесть на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Как следствие, в этом случае компания не должна нормировать расходы.

Чтобы подтвердить свою позицию в суде, рекомендуется представить документы, которые подтвердят договоренность участников переговоров о распределении затрат. В частности, принимающая сторона может написать контрагенту гарантийное письмо о том, что берет соответствующие расходы на себя. Такое письмо будет свидетельствовать о том, что возможность учета расходов одновременно каждой из сторон (отправляющей стороной - в качестве командировочных, а принимающей - в качестве представительских) сведена к минимуму.