MS Access : Создание иерархической БД

 

Цели работы:

· познакомиться с основными понятиями базы данных;

· научиться создавать таблицу базы данных в режиме конструктора;

· освоить переход из режима конструктора в режим таблицы;

· освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;

· познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;

· познакомиться с поиском записей по образцу;

· научиться сохранять и загружать базу данных;

· научиться распечатывать таблицы.

ЗАДАНИЕ 1.Создайте новую базу данных и струк­туру таблицы с информацией о студентах компьютерной школы.

Порядок работы.

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните на пиктограмме MicrosoftAccess. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню, представленное на рис. 1.

2. Щелкните мышью на переключате­ле Новая база данных, а затем на кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представ­ленное на рис. 2.

В поле Имя файла в ка­честве имени базы данных введите свою фамилию. Это будет название вашей лич­ной базы данных.

 

 

	Рис. 2

 

 

Замечание. Сохраните базу данных не в текущей папке, а сме­ните папку на вашу личную, для этого в окне-файлере укажите путь.

3. Щелкните на кнопке Создатьили нажмите клавишу Enter.

4. В следующем окне выберите тип создаваемого документа (акти­визируйте соответствующую вклад­ку). Вы создаете таблицу, поэтому выберите вкладку Таблица (скорее всего вы в ней и находитесь). По умолчанию выделена строка Созда­ние таблицы в режиме конструк­тора. Щелкните на кнопке Конст­руктор. Появится окно конструктора (рис. 3).

5.      В верхней левой ячейке появившейся таблицы введите имя поля (на­бирайте слово «Фамилия», а не свою фамилию) и нажмите клавишу Enter.
В соседней ячейке появится тип данных, по умолчанию он задается как Тек­стовый. Любой другой вы бирается с помощью ниспадающего меню.

Напоминание. Переход от ячейки к ячейке осуществляется одним из сле­дующих способов: мышью; нажатием на клавишу Enter; клавишами управле­ния курсором; клавишей Tab.

	Рис. 4

6. Заполните поля в конструкторе, как показано на рис. 3. Общие свойства поля оставьте такими, какие задает программа по умолчанию.

7. Сохраните таблицу, щелкнув на кнопке Сохранить пиктографического меню панели инструментов.

8. В появившемся диалоговом окне введите имя таблицы «Список» и щелкните на кноп­ке ОК. Появится запрос (рис. 4) на созда­ние ключевого поля - уникального поля записи. По ключевому полю можно од­нозначно идентифицировать запись - его значение не повторяется у разных запи­сей. Это поле (типа счетчик) используется для связи за­писей из разных таблиц. В данном вари­анте будут самостоятельно появляться числа - номера записей.

9. Ответьте ДА.

Замечание. Выбор режима работы таблица или конструктор осуществляется кнопкой

10.    Перейдите в режим таблицы, щелкнув на кнопке

Ввод данных вы будете производить в этом режиме,

заполняя ячейки таблицы. Значение поля «Код» будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку на­жатием клавиши Enter, то маркер перейдет в следующую ячейку.

 

 

11.    Заполните базу данных значениями из таблицы:

 

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа Школа	Класс
1	Иванникова	Анна	Ивановна	1984	1	9
2	Баранова	Ирина	Алексеевна	1983	3	10
3	Корнилова	Ольга	Владимировна	1984	5	9
4	Воробьев	Алексей	Петрович	1983	1	10
5	Воробьев	Алексей	Иванович	1984	3	9
6	Воробьев	Олег	Григорьевич	1985	5	8
7	Скоркин	Александр	Евгеньевич	1982	1	11
8	Володина	Анна	Алексеевна	1984	3	9
9	Новоселов	Алексей	Антонович	1983	5	10
10	Александрова	Елена	Алексеевна	1984	1	9

12. Сохраните введенные данные, щелкнув на кнопке. В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.

Замечание. Передвижение по таблице можно производить с помощью кла­виш со стрелками на клавиатуре, клавиши табуляции, а также щелчком мыши. Можно пользоваться стандартными для Windows комбинациями клавиш для быстрого продвижения по таблице.

Задание 2

Выполните редактирование ячеек.

Порядок работы.

1. Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выделите редак­тируемую ячейку и наберите новую фамилию.

2. Замените год рождения Ивановой на 1983. Для этого следует щелкнуть мышью на нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите циф­ру 4 и введите вместо нее цифру 3.

Самостоятельное задание.

Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.

Задание 3

Отсортируйте значения таблицы.

Замечание. Чтобы произвести сортировку значений по некоторому столб­цу, нужно установить курсор         в любую ячейку сортируемого столбца и щелк­нуть на кнопке:

-  если нужно отсортировать по убыванию.

Порядок работы.

Отсортируйте:

1) фамилии - по алфавиту (установите курсор на любую фамилию в поле (столб­це) «Фамилия» и щелкните на кнопке “По возрастанию”);

2) имя - по алфавиту (установите курсор на любое имя в столбце «Имя» и щелкните на кнопке “По возрастанию”);

3) номер школы - по убыванию (установите курсор на любой номер школы в столбце «Школа» и щелкните на кнопке “По убыванию”);

4) год рождения - по убыванию (установите курсор на любой год рождения в столбце «Год рождения» и щелкните на кнопке “По убыванию”);

5) номер класса - по возрастанию (установите курсор на любой номер класса в столбце «Класс» и щелкните на кнопке “По возрастанию”).

Задание 4

Познакомьтесь с функциями «сохранить», «закрыть», «открыть».

Порядок работы.

1. Щелкнув на кнопке, сохраните текущую таблицу.

2. Щелкнув на кнопке “Закрыть” в правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.

3. Повторите операцию из п. 2 еще раз, в результате чего вы закроете теку­щую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для про­должения работы.

4. Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл, открыть, <Имя вашей базы данных>, Открыть.

5. Откройте таблицу «Список».

Задание 5

Выполните поиск записей по образцу.

Порядок работы.

1. Установите текстовый курсор в поле «Фамилия»;

2. Щелкните на кнопке

которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 5.

3. Введите в поле Образец фамилию Баранова, в поле Поиск выберите пункт Фамилия и щелкните на кнопке Найти далее.

Рис. 5

Замечание. Если требуется найти следующую подобную запись, то щелк­ните на кнопке Найти далее.

Можно искать часть слова, меняя значение в поле Совпадение.

По окончании работы щелкните на кнопке Отмена.