Государственный  институт экономики, финансов, права и технологий

Государственный  институт экономики, финансов, права и технологий

 

 

В.Г.Казанцев

 

 

Простейшие операции с текстом

Открыть меню кнопки Пуск сочетанием Ctrl+ Esc или клавишей между Alt и Ctrl ( ÿ), из перечня возможных действий выбрать Создать документ Office. В открывшемся окне на вкладке Общие выбрать Новый документ и нажать ОК.

Набрать три-четыре строки любого текста любыми символами (по 4-5 символов и пробел, снова 4-5 символов и пробел, и т.д.). Текст будет автоматически переводиться на новую строку. Когда будет начата четвертая строка, дважды нажать Enter.

Сочетание Shift+курсорные клавиши ( ¡£¤¢ - любая из них) — позволяет выделить посимвольно фрагмент текста, с которым необходимо что-либо сделать (удалить, скопировать, под­черкнуть и так далее). Shift+ £или¤ выделяет части строк. То же самое делает "протягивание" курсора мыши с левой нажатой кнопкой по выделяемым символам и строкам. Первый прием более точный, особенно если текст мелкий, и более быстрый, если при этом держать нажатой еще и клавишу Ctrl (в этом случае выделяется группа символов до первого пробела).

Выделение других частей текста:

двойной щелчок мыши по слову в любом месте слова выделяет слово ( µ);

один щелчок мыши по левому полю документа выделяет всю строку;

можно выделить несколько отдельных строк (идущих не подряд), если выделять эти строки при нажатой клавише Ctrl щелчками мыши по левому полю;

ö двойной щелчок по левому полю или тройной щелчок в любом месте абзаца выделяет абзац;

тройной щелчок мыши по левому полю текста выделяет весь текст.  То же делает Ctrl+ A( µ).

Оформление текста.

Скопировать имеемый (набранный и увеличенный при копировании фрагментов) текст столько раз, чтобы было заполнено ¾ листа. Будем называть этот лист ИсхТекст. В первой строке поставим заголовок: Понятие стиля 1.

1. Скопировать ИсхТекст четыре раза любым способом. Выполнить принудительное разделение после каждой копии страницы Исх­Тек­ста сочетанием клавиш Ctrl+ Enter (аналог меню Вставка-Разрыв). Каж­дый фрагмент окажется на своей стра­нице, и на каждой странице (всего их будет 5) в заголовке надо указать свою цифру. Задать нумерацию страниц ко­мандой Вставка-Номера страниц (рисунок справа).

2. Отформатировать первый абзац на каждой странице (выделив его двойным щелчком мыши по левому полю документа): задать шрифт и размер на панели инструментов Форматирова­ние, а затем командами Формат-Абзац изменить элементы стиля 1 ^го абзаца как указано ниже

1-я страница: шрифт Times New Roman, размер 14, отступ первой строки 1 см, выравнивание по ширине;

2-я страница: шрифт Arial, размер 12, выступ первой строки 2 см, выравнивание по левому краю, абзацные отступы слева и справа по 2 см;

3-я страница: шрифт Times New Roman, размер 10, первая строка без отступа, выравнивание по правому краю;

4-я страница: отформатировать как на второй, используя ин­ст­румент Формат по образцу, вызываемый кнопкой на па­нели инструментов (метелка);

5-я страница: отформатировать как на третьей, используя инст­румент Формат по образцу, вызываемый кнопкой на панели инструментов (метелка);

3. Задать первой строке на каждой странице стиль Заголо­вок 2 командой Формат-Стили и форматирование (рис.справа).

4. Создать оглавление документа в конце текста: перейти туда сочетанием клавиш Ctrl+ End и выполнить команду Вставка-Ссылка-Оглавление и указатели. В появившемся окне выбрать вкладку Оглавление, нажать кнопку ОК.

 

5. На третьей странице в конце текста поместить закладку с именем Стр3 командой: Вставка-Закладка. Появится окно Закладка (рисунок справа), в нем набрать имя закладки (имя закладки должно быть без пробелов!), щелкнуть по кнопке Добавить, окно исчезнет. На месте курсора появится метка серого цвета. На это место при назначении перехода на эту закладку будет произведен возврат из другой части общего документа.

 

6. Подготовить Автозамену, т.е. замену условного сочетания букв другим, более полным, набором слов. Для этого:

- активизировать диалоговое окно Автозамена командой Сервис-Параметры автозамены;

- в поле заменить:  ввести три буквы "фио";

- в поле на: набрать полностью свои фамилию, имя и отчество (или инициалы);

- нажать кнопку Добавить (она на месте кнопки Заменить) и ОК (рисунок слева).

 

Произвести автозамену текста. Для этого перейти на третью страницу в область закладки командами меню: Правка-Перейти-За­кладка-( в окне ввести имя закладки Стр3, щелкнуть кнопки Перейти и Закрыть). В это же окно можно попасть, нажав функциональную клавишу F5.

 

Ввести с клавиатуры сочетание фио и нажать пробел - на месте букв появится полное содер­жание фамилии, имени и отчества. Тем самым будет произведена Автозамена фио (буквы для замены набирать обычным шрифтом!) на третьем листе.

Произвести то же самое в конце каждого листа.

 

7. Изменить регистр букв в первом абзаце каждой страницы (его надо выделить) путем вы­полнения команды Формат-Регистр, как ниже указано:

страница 1: ВСЕ ПРОПИСНЫЕ;

страница 2: все строчные;

страница 3: Начать С Прописных;

страница 4: иЗМЕНИТЬ РЕГИСТР.

Посмотрите, как выглядит текст в каждом из указанных абзацев.

 

8. Сохранить документ с разными типами файлов:. doc и Web-страница. В окне проводника значки этих файлов будут выглядеть по-разному. При открытии Вэб-документа он появится в окне обозревателя Internet Explorer.

Можно сделать гипер­ссылку на Вэб-документ из документа Word. Для этого надо сде­лать в исходном (Word'-овском) документе надпись: Вызов Вэб-Документа, выделить ее и через меню Вставка-Гипер­ссылка в поя­вившемся окне "Вставка гиперссыл­ки" (рисунок слева) назначить этой надписи имя документа (того, кото­рый мы только что сохранили, как Web-страницу). Надпись, кото­рой назначена гиперссылка, бу­дет выде­лена синим цветом и подчеркива­нием.

 

Открываемый гиперссылкой Вэб-документ будет отличаться от Word'-овского по­строе­нием текста и рисунков. Убедитесь!

 

 

--Вторая часть. Содержание занятий  по Excel

 

Популярность электронных таблиц (или табличных процессоров) основана на их универсальности: в ячейках можно размещать текстовую и числовую информацию, внедрять рисунки, графики и диаграммы, вводить формулы (длиной 1024 знака), которые автоматически будут пересчитываться при изменении аргументов, разрабатывать таблицы, размещать ссылки на другие данные или ресурсы. Кроме того, в одной книге (т.е. в одном файле!) может содержаться огромный объем информации – в книге может быть (при открытии всех 256 листов) более 4 миллиардов ячеек, в каждой из которых можно разместить достаточно большое количество информации (например, 32767 знаков текста, но из них в ячейке отображаются только 1024 знака; все 32767 знаков отображаются в строке формул.).

Технология работы в электронных таблицах имеет еще больший по сравнению с текстовым процессором набор приемов и способов. Освоить их в полном объеме практически невозможно. Да это и не требуется. Каждый пользователь выбирает тот набор возможностей электронных таблиц, который соответствует предметной области и характеру его деятельности. Чтобы освоить необходимые приемы работы, надо в полной мере представлять возможности табличного проце­ссора, владеть элементарными навыками использования вычислительной среды данной приклад­ной программы, понимать язык описания действий в рамках Excel, использовать основные сер­висные программы (Мастера). Этому и посвящаются предлагаемые практические занятия, реа­лизация которых очень проста – все действия описаны достаточно подробно.

Практические занятия в виде лабораторных работ разработаны для MS Excel редакции 2000 года и более поздних версий MS Office (2003, 2007гг.). Применяются следующие общепринятые в России региональные стандарты (устанавливаются или изменяются с помощью Панели управления, пункт Язык и региональные стандарты): язык русский, разделитель дробной части – "," (запятая), разделитель элементов списка –";" (точка с запятой), разделитель компонентов даты – "." (точка), дата отображается в формате ДД.ММ.ГГГГ. Такие установки в российской версии Excel являются единственными в мире в программах, где проводятся финансовые и другие расчеты. Во всем остальном мире, да и для некоторых программных продуктов российского производства (по бухгалтерии, статистике и др.), используется точка в качестве десятичного разделителя, и запятая – в качестве разделителя элементов списка. Но - так сложилось – и это следует знать. Изменить установки (стандарты) можно с помощью Панели управления (Пуск-Настройка).

Количество занятий определено тем лимитом времени, который выделяется программой курса дисциплины во время сессий со студентами заочного отделения. Как правило, это 6 или 8 часов. Исключив 2 часа, отводимые для ознакомления с приемами работы в текстовом процес­соре Word, получим всего 3 лабораторные работы с использованием электронных таблиц. По­этому за рамками описанных занятий остается много разделов работы, доступных электронным таблицам: работа со списками, табличные формулы, регрессии, задачи оптимизации, финансовые вычисления, консолидация данных, программирование и др.

Описание некоторых занятий содержит начальные сведения о работе и программе, которые известны многим пользователям из курса Информатики. Наличие таких (иногда избыточных) данных оправданы иллюстрацией проводимых действий дополнительным набором приемов и способов, которые не всегда приводятся в учебной литературе.

В каждом занятии содержится объем практических действий, которые очень сложно выполнить за 2 учебных часа. Преподаватель определяет объем и форму отчета по каждой лабораторной работе – в зависимости от степени подготовленности студентов.

В конце раздела приведены сочетания клавиш и действия функциональных клавиш, ко­торые можно применять при работе в MS Excel для ускорения и удобства выполняемых дейст­вий.

 

 

Ввод данных.

Повторяем: для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку, набрать данные (число, строка или формула) и нажать Enter, Tab, Shift+Enter, Shift+Tab (или щелкнуть кнопку с зеленой галочкой рядом со строкой формул). Введя в ячейки А1 и А2 цифру 5 и слово текст, посмотрите, как они позиционированы относительно границ ячейки (рисунок слева). Число располагается справа, а текст - слева. Это главные признаки числа и текста!

Если завершать ввод данных нажатием кнопки с зеленой галочкой, остается выделенной ячейка, куда были введены данные. Это удобно, если надо в дальнейшем производить операции с этой ячейкой (например, строить из нее прогрессию).

Редактирование данных (особенно формул) лучше всего производить в строке формул. Име­ется возможность редактировать данные или формулы прямо в ячейке – надо нажать функциональную клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью по ячейке.

Ввести в ячейку А3 значение 22.25, а в ячейку А4 – 22,25. Какой разделитель дробной части является правильным? -  Тот, который набран в значении, смещенном в ячейке вправо.

Ввести в ячейку А5 дату, например, 22.09.10 – она при вводе преобразуется в дату с 4 циф­рами обозначения года (по умолчанию). Если расширить столбец А, то будет четко видно, что дата смещена к правой границе ячейки, т.е. она – тоже число.

Применим к ячейке А5 сочетание клавиш Ctrl+1 (Формат ячеек, этот пункт можно вызвать в контекстном меню ячейки). Щелкнем по слову Общий (на вкладке Число), нажмем кнопку ОК. Вместо введенной даты появится число 40443 (то есть дата и в самом деле число!). В Excel все даты хранятся именно в виде чисел, которые представляют собой число дней, прошедших с начала прошлого века (с начала 1900 года). Такой способ хранения (единый ноль отсчета в шкале интервалов) позволяет производить с датами арифметические действия. А формат представления даты (вид на экране монитора) можно выбрать из большого набора шаблонов. На рисунке слева возможные форматы отображения даты (только часть форматов!) приведены в столбце Тип:.

Введем в ячейку А6 дату: 15.03.90, а в ячейку А7 формулу: =А5-А6. После нажатия Enter наложим на эту ячейку Общий формат (рисунок справа). Получим разность дат – количество дней между ними. Если считать, что в ячейку А6 введен день рождения, то в ячейке А7 будет число уже прожитых дней на момент той даты, которая введена в ячейку А5. В ходе введенной даты идет следующий день.

 

Проверка данных. Условное форматирование. В Excel имеется возможность формирования запрета на ввод "запрещенных значений". Например, в ячейку А10 надо ввести целое число, большее или равное 10. Если будет введено число, меньшее 10, должно будет выдано сообщение об ошибке. Установим эти параметры проверки вводимых данных.

Выделим ячейку А10. Выбираем команду меню Данные-Проверка. Появится диалоговое окно с тремя вкладками. На первой вкладке (Параметры) выбираем значения в окнах Условие проверки, указанные на рисунке. На второй и третьей вкладке задаем сообщения, которые будут появляться при вводе (например, " Ввести целое число, не меньше 10. ") и сообщение, если нарушится указанное условие.

Кроме того, в Excel имеется средство, с помощью которого легко наложить формат (шрифт, границы, цвет) на ячейку или блок. В зависи­мости от значения, полученного в ячейке, ее формат будет меняться.

На листе Данные ввести в блок А11:А35 натуральный ряд чисел (например, введем в ячейку А11 единицу, а затем размножим ее вниз при нажатой клавише Ctrl до 35 строки. Получим ряд чисел от 1 до 25).

Требуется наложить на А11:А35 следующий формат: если число лежит в диапазоне от 1 до 10, то оно выводится курсивом; если от 11 до 20, то выводится полужирным курсивом в рамке; если больше или равно 21, то выводится красными цифрами на голубом фоне.

Выделить блок А11:А35. Выбрать меню: Фомат-Условное форматирование. В диалоговом окне указать для Условия 1: значение между 1 и 10 (запо­лняется четыре поля ввода – рисунок слева), щелкнуть кнопку "Формат". Появится новое диалоговое окно с тремя вкладками. На вкладке "Шрифт" выбрать "курсив" и щелкнуть "ОК". После этого щелкнуть кнопку "А также»". Диалоговое окно расширится вниз. Заполнить "Условие 2", еще раз щелкнуть "А также»" и заполнить "Условие 3". Нажать ОК. По­смотрите, как выглядит формат ячеек в зависимости от значений в ячейках.

Условное форматирование можно задавать формулой. Введем в К1:К31 прогрессию дат: в К1 запишем 01.01.10, щелкнем по зеленой галочке (закончится ввод значения, появится четыре цифры обозначения года), размножим ячейку вниз до 31 строки – появятся даты от 1 до 31 января 2010 года. Нужно выделить красным цветом ячейку, в кото­рой будет отображаться число, соответствующее Воскресенью.

Выделим диапазон К1:К31, выберем команду: Формат-Условное форматирование. В диалоговом окне надо указать для Условия 1 формулу, как показано на рисунке выше. Щелкнуть кнопку "Формат", вкладку Вид и выбрать красный цвет, щелкнуть ОК, и еще раз ОК. В диапазоне дат столбца В красным цветом будут выделены воскресные дни января 2010 года (рисунок справа).

Построение прогрессий.

В ячейку В1 введем единицу, в ячейку В2 тройку. Выделим эти две ячейки и размножим их до 10 строки. Получим арифметическую прогрессию, первый член которой равен 1, шаг прог­рессии  2, предельное значение 19. Все эти параметры мы ввели вручную.

Построить в столбце С прогрессию четных чисел, начиная с 0 до той же строки.

В столбце D построить арифметическую прогрессию от 0 до 100 с шагом 5.

Кроме ручного способа построения арифметической прогрессии есть способ использования меню. Но – всегда надо в ячейку, откуда начнется построение прогрессии, вручную ввести знач­ениепервого ее члена и щелкнуть по кнопке с зеленой галочкой (или нажать Enter и вернуться в ячейку). Итак, в ячейку Е1 вводим 0, щелкаем по кнопке с зеленой галочкой и вызываем меню Правка -Заполнить-Прогрессия. В появившемся окне Про­грессия выбираем параметры, как по­казано на рисунке слева, и нажимаем кнопку ОК. В столбце Е будет по­строена арифметическая прогрессия – точно такая же, как построенная ранее в столбце D.

Перейти на новый лист, переиме­новать его именем График и в столбце А построить арифметическую прогрессию от 0 до 360 с шагом 10 любым из рассмотренных способов. Вернуться на лист Данные.

Простейшей арифметической прогрессией является натуральный ряд чисел, начиная с любо­го числа.                     Есть несколько способов построения таких прогрессий.

1. Введем в ячейку С11 единицу, а затем размножим ее вниз при нажатой клавише Ctrl до 20 строки. Получим ряд чисел от 1 до 10.

2. Введем в ячейку В11 число 101, а затем размножим ячейку вниз, нажав правую клавишу мыши, до 20 строки и там отпустим клавишу. В появившемся контекстном меню выбрать Прогрессия и сразу щелкнуть ОК. Получим порядковые номера от 101 до 110.

3. Ввести числа 1 и 2 в любые ячейки друг под другом, а затем выделить обе ячейки и раз­множить их вниз до нужной строки.

Прогрессия дат строится еще проще: ввести дату и размножить ее (скопировать ячейку) до нужного предела – даты будут увеличиваться на единицу в каждой следующей ячейке.

Убедимся, что число столбцов на листе – 256. Выделим первую строку и в контекстном меню щелкнем пункт Добавить ячейки. В ячейку А1 введем единицу, щелкнем по кнопке с зеле­ной галочкой, через меню Правка -Заполнить вызовем окно Прогрессия, введем предельное значение 300 и нажмем кнопку ОК. Нажмем сочетание Ctrl+ à, окажемся в самом правом столбце с именем IV, а номер этого столбца, отраженный в 1 строке, будет равен 256.

В отличие от арифметической геометрическую прогрессию можно построить только с по­мощью меню Правка -Заполнить. Введем в ячейку F1 двойку, а в окне Прогрессия зададим следующие параметры: по столбцам, геометрическая, шаг 2, предельное значение 100000, нажмем ОК. Будет построена геометрическая прогрессия, которая представляет собой последовательность двоек в степени, соответствующей номеру строки. Например, в строке 8 будет число 2⁸=256, в строке 10: 2¹⁰=1024, в последней строке: 2¹⁶=65536.

Создание списков.

Если ввести в ячейку строку, которая содержит число (например, "глава 1"), то при размно­жении содержимого ячейки числовое значение будет увеличиваться на единицу ("глава 2", "глава 3", и т.д.). Полезное свойство для заполнения значениями заголовков таблиц, например: "1 квар­тал", "2 квартал" и т.д.

Введем в ячейку G1 буквы Пн и размножим ячейку вниз. Дни недели будут обновляться до Вс, а затем снова повторится список. То же самое произойдет, если будет введено полное назва­ние дня недели.

Аналогичный эффект будет, если в ячейку Н1 ввести янв или январь, а затем размножить ячейку вниз. После декабря снова повторится полный набор месяцев.

Эти эффекты происходят потому, что в меню Сервис-Параметры-Списки имеются те самые перечни значений, которые повторяются при размножении ячеек (рисунок). Можно создать свой список: для этого надо щелкнуть мышью в окне Элементы списка и ввести эти элементы по одному в строке (нажимая после каждого Enter), или все элементы в одну строку, разделяя их запятой, после чего нажать кнопку Добавить. Новый список переместится в левый столбец и его можно будет использовать для автоматического создания списка: ввести значение любого эле­мента и размножить его на заданное число позиций.

Небольшая задача.

Расчет дней недели, приходящихся на 13 число каждого месяца, произведем на новом листе,  используя полученные выше знания и освоенные приемы.

Новый лист назвать 13пт. В ячейку А1 ввести год. В ячейку А2 ввести 1 и размножить ее до 13 строки при нажатой клавише Ctrl – появится последовательность чисел от 1 до 12. В ячейку В2, С2, D2 с помощью Мастера функций или вручную (с клавиатуры) ввести формулы, как пока­зано ниже, а затем размножить их до 13 строки.

2010

 

 

1

=ДАТА($A$1;A2;13)

=ДЕНЬНЕД(B2;2)

=ЕСЛИ(C2=5;"Пятница";"")

В результате на листе будет располагаться отображение задачи, в которой каждому зна­че­нию 13 числа месяца определяется день недели. Особо (словом) отмечается пятница, при­ходяща­яся на 13 число. Для нового расчета необходимо только ввести год – остальные данные будут пе­ресчитаны автоматически.

2010
1	13.01.2010	3
2	13.02.2010	6
3	13.03.2010	6
4	13.04.2010	2
5	13.05.2010	4
6	13.06.2010	7
7	13.07.2010	2
8	13.08.2010	5	Пятница
9	13.09.2010	1
10	13.10.2010	3
11	13.11.2010	6
12	13.12.2010	1

2012
1	13.01.2012	5	Пятница
2	13.02.2012	1
3	13.03.2012	2
4	13.04.2012	5	Пятница
5	13.05.2012	7
6	13.06.2012	3
7	13.07.2012	5	Пятница
8	13.08.2012	1
9	13.09.2012	4
10	13.10.2012	6
11	13.11.2012	2
12	13.12.2012	4

 

 

Для справки: в ходе ЛР №1 в книге созданы листы: Данные, График, Титул, 13пт.

Лабораторная работа № 2. Графики. Таблицы умножений. Другие способы вычис­лений.

Таблица умножения с областью ввода.

Скопируем школьную таблицу умножения на новый лист ТабУмнОблВвода. Для области ввода надо освободить 6 верхних строк на этом листе. Или добавить новые. Выделим строки с 1 по 6, нажав на номере строки1 левую кнопку мыши и протащив ее до 6 строки, в выделенной области щелкнем правой кнопкой мыши и выберем пункт контекстного меню Добавить ячейки. Появится 6 пустых строк в верхней части листа.

Самое главное – формулы в ячейках таблицы умножения, которая теперь начнется с 7 строки, автоматически будут пересчитаны (!). В бывшей ячейке В2 (теперь она имеет адрес В8), где была формула: =$А2*В$1, появится формула: =$A8*B$7. Соответственно изменятся и другие формулы на листе.

Заполним область ввода надписями, как показано на рисунке слева, для этого надо вводить значения в первом столбце (столбце А), объе­динять ячейки и задавать формат надписи.

 

Введем в ячейки D2: D5 единицы и свяжем область ввода с расчетной таблицей: необходимые формулы приведены на рисунке слева.  Размножим формулы из ячеек А9 (вниз) и С7 (вправо) до необходимого предела. В итоге получим школьную таблицу умножения.

Теперь можно получить любую таблицу умножения для произвольных исходных данных, которые можно ввести в диапазоне D2: D5. Например, введя исходными данными двойки, получим следующую таблицу умножения:

 

Можно построить таблицы умножения для любых сочетаний данных в области ввода. Например, для нечетных значений аргументов.

Построив таблицы умножения, мы научились табулировать функцию двух переменных, параметры которых можно изменять. Этот прием можно применять для многих видов вычислений, например, для расчетов тригонометрических функций или процентов по вкладу.

Текстовые функции.

Указанные ниже цифры 1,2,... означают номера выполняемых задач по использованию раз­личных текстовых функций.      Создадим новый лист, назовем его Текст.

1. В ячейку можно ввести число, формулу, текст. Число и формулу можно превратить в тек­стовую строку следующим образом: нажать функциональную клавишу F2 (редактирование), по­ставить курсор в крайнюю левую позицию (клавиша Home) и ввести одиночную кавычку (она расположена на клавише с буквой "Э" в английской раскладке клавиатуры). Например, введите в Е1 число 12 (число выровнено по правому краю), превратите его в текстовую строку: '12 (число будет выровнено по левому краю).        Удалите данные.

2. Введите в ячейку А1 - "Иванов", в ячейку В1 — "Иван", в ячейку С1 — "Иванович" (ка­вычки не вводить!). В ячейке А2 нужно получить строку "Иванов Иван Иванович". Для этого введем в А2 формулу: =А1&" "&В1&" "&С1. & (амперсанд) — символ операции склейки (конка­тенации) строк. Обратите внимание, что между строками, взятыми из ячеек, вставлены пробелы: " ". Введите в ячейку В1 имя "Николай". Изменится значение и в ячейке А2.

Вместо использования амперсандов  можно применять текстовую функцию СЦЕПИТЬ. Она со­держит до 30 аргументов – текстовых значений, которые можно объединить в одну строку.

Превратите содержимое ячейки А2 из формулы в значение. Это можно сделать разными способами. Проще всего поместить курсор мыши на рамку ячейки А2 (он приобретает вид крес­тика со стрелками на концах), нажать правую кнопку мыши и, не отпуская ее, перета­щить А2 в сторону и тут же вернуть на место, отпустить правую кнопку мыши (появится кон­текстное меню), выбрать пункт " Копировать только значения ".

3. Отредактируйте содержимое ячейки А2,  вставив несколько дополнительных пробелов до, после и между словами. В ячейку A3 введите формулу =СЖПРОБЕЛЫ(А2). Несколько пробелов преобразуются в один, начальные и конечные пробелы исчезают. Этот прием может быть поле­зен при импортировании данных из какой-либо внешней базы данных. При этом часто прихо­дится удалять лишние пробелы.

Очистим область, в которую были введены данные (меню Правка-Очистить-Все).

4. Разместим  в ячейках А1:А5 фамилии, имена и отчества работников - все в одной ячейке. Требуется изменить эти данные на фамилии и инициалы. Такая задача производится в два этапа (рисунок).

На первом этапе раз­несем исходный текст на несколько отдельных ячеек. Выделим ячейку А1, выбе­рем меню Данные - Tекст по столбцам.  Начнет ра­боту Мастер текстов. На первом шаге укажем, что текст "с разделителями", на втором шаге - что раздели­телем яв­ляется пробел, начальная ячейка - В1. На­жмем "Готово". В резуль­тате текст будет разбит на три ячейки: В1, С1, D1. То же самое необходимо сде­лать для других ячеек: А2:А5, для них указать со­ответствующие начальные ячейки. Получим части ФИО, каждую отдельно.

Для ускорения работы (иногда надо преобразовать список из нескольких десятков фами­лий, имен, отчеств) применяется следующий прием для первого этапа: выделяются все ячейки с данными, а вместо одной начальной ячейки, куда надо поместить разносимый текст, указывается диапазон ячеек (в виде относительной ссылки!). На рисунке ниже эта процедура проделана для пяти значений фамилий, имен и отчеств.

На втором этапе из различных частей ФИО сконструируем фамилию и инициалы. Для этого введем в ячейку А11: =B1&" "&ЛЕВСИМВ(C1)&"."&ЛЕВСИМВ(D1)&".", а затем  размножим формулу вниз на соответствующее число ячеек (диапазон А11:А15). Получим фамилии и инициалы, соответствующие исходным значениям ФИО в ячейках А1:А5.

5. Вычислим  сумму цифр трехзначного целого числа с использованием текстовых функций (см.рисунок ниже слева). Надо сначала перевести число (J13) в строку (J12) функцией ТЕКСТ(J13;000), а затем сложить значения на 1, 2 и 3 местах строки, введя формулу в ячейку J14:

              =ПСТР(J12;1;1)+ПСТР(J12;2;1)+ПСТР(J12;3;1).

Функция ПСТР выбирает из ячейки J12 по 1 символу с указан­ного во втором аргументе места (места считаются слева направо). В итоге получим сумму цифр числа, введенного в ячейку J13.

Сумма строковых значений, за­данных явно,  если это цифры - дает числовой результат! Например, если ввести в ячейку формулу: ="11"+"2" (сумма двух текстовых значений), то, нажав Enter, получим значение 13, причем это будет число (смещено к правой границе ячейки). То же касается функции СУММ (рисунок справа).

 

Приложение. Сочетания клавиш для работы в Excel.

Под сочетаниями здесь понимаются также одиночные функциональные клавиши F1... F12.

Ctrl+ Esc – открытие меню кнопки Пуск. Или – клавиша между Alt и Ctrl ( ÿ).

Ctrl+ N — создание новой книги (файла).    

Ctrl+ O —открытие существующего файла или книги. То же самое -   Ctrl+ F12.  С помощью кур­сорных клавиш и Tab можно прейти к любому элементу окна "Открытие документа", после чего активизировать элемент, нажав Enter.      

Ctrl+ F4 - закрытие текущего окна.     Alt+ F4 -закрытие текущего приложения (документа). Последним м.б. закрыт Windows.

Ctrl+ P — открытие окна "Печать" (задание параметров печати).

Ctrl+ F6 – переход к следующему окну (книге);   Shift + Ctrl+ F6 - к предыдущему окну.

Ctrl+ à - переход к самому правому столбцу на листе, переход на са­мую последнюю строку - Ctrl+ â. Для возврата в начало листа -   Ctrl+ Home. Вместо указанных клавиш можно нажимать следующие (по две последовательно): End, à; End, â; End, Home.

Ctrl+ A - выделить весь текст.  То же – щелчок по пересечению адресных строк.

Ctrl+ C —копиро­вать выделенный фрагмент.

Ctrl+ X — вырезать выделенный фрагмент.

Ctrl+ V — вставить скопированный (или вырезанный) фрагмент.

Ctrl+Пробел – выделить столбец, где находится активная ячейка.

Shift+Пробел - выделить строку, где находится активная ячейка.

Ctrl+Shift+ â(или á, à, ß, или их сочетаний) - выделение диапазона или блока ячеек с данными от текущей активной ячейки.

Ctrl+* (* на цифровой части клавиатуры) – выделить блок (где находится активная ячейка), ограниченный пустыми строкой и столбцом. Активной станет левая верхняя ячейка блока.

Ctrl+ 1 - вызов окна Формат ячеек.

Ctrl+ G – вызов меню Правка-Перейти, в окне указать адрес ячейки. То же – клавиша F5.

Ctrl+ D - размножение формул вниз, Ctrl+ R - размножение форму­л вправо (обе фор­мулы выполняют заполнение выделенного диапазона).

Ctrl+Enter -   заполнение формулами всего выделенного диапазона (выделяется диапа­зон, вводится формула в активную ячейку и нажимается сочетание).

Ctrl+ F – найти,        Ctrl+ H — найти и заменить.

Ctrl+ PgDn, Ctrl+ PgUp – переход на следующий или предыдущий лист книги.

Ctrl+ Z - отменить по­следнее действие. Ctrl+ Y — возобновить отмененное (отмена отмены).

Shift+F3 - вызов Мастера  функций.

Shift+ Ctrl+ End - выделение блока ячеек, заполненных данными, начиная с текущей.

Shift+ Ctrl+ Home – выделение группы ячеек от самой последней до первой в блоке.

F2 - редактировать данные в ячейке.

F3 – вызов окна Вставка имени ячейки (при наличии именованных ячеек).

F4 -  циклическое изменение типа адресации ячейки.

F10 - активизация основного (верхнего) меню (Файл,...). Перемещение по пунктам, раскрытие - стрелками, выбор пункта - Enter.           Shift+ F10 – вызов контекстного меню.

F 11 -   автоматическое создание гистограммы для выделенного диапазона данных.

F12 —команда «Сохранить как...».                  Shift+ F12 – текущее сохранение текста.

Alt+ F8 – вызов окна Макросы.

Alt+ F 11 – вызов окна модулей и проектов VBA.

 

 

Литература.

1. Информационные технологии в экономике: Учебное пособие/ Н.Н.Карабутов. – М.: ЗАО "Издательство "Экономика"", 2002. – 234 с.

2. Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, веде­ние учета, организация работы. Издание второе, дополненное. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. – 256 с.

3. Лавренов С.М. Excel: Сборник примеров и задач. –М.: Финансы и статистика, 2001. – 336 с.

4.Пикуза В. и др. Экономические и финансовые расчеты в Excel.. Самоучитель. СПБ.: Питер;К.: ООО "Питер Пресс", 2007. – 397 с.

 

Технологии использования текстового процессора

и электронных таблиц. 

Практикум для студентов заочной формы обучения.

 

 

Корректор

Компьютерная верстка

 

 

Подписано в печать                                   Форма

 

Усл.печ.л.                              Тираж