Изложение текста документов. Сокращения, вводимые в тексте. Перечень допустимых сокращений. Аббревиатуры. Обозначения величин.

 

Согласно ГОСТ 2.105-95 текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований. Необходимо оформлять текст в научном стиле. При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т. д. При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например, «применяют», «указывают» и т. п. Все глаголы должны употребляться в безличной форме (без действующего лица). В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии – общепринятые в научно-технической литературе.

Если в документе принята специфическая терминология, то в начале его (перед введением) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями (заголовок – «ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ И СОКРАЩЕНИЙ»). Перечень включают в содержание документа. Порядок изложения сокращений в данном перечне произвольный, однако рекомендуется либо записывать термины и сокращения в порядке, в котором они встречаются в тексте документа, либо упорядочить по алфавиту. Каждое сокращение записывают с новой строки в формате: сокращение (или термин), тире, расшифровка (или пояснение). Абзацный отступ следует убрать.

Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316; наиболее распространенные из них приведены в табл. 1.

 

Таблица 2.1. Перечень допускаемых сокращений (выдержка из ГОСТ)

Слово	Сокращение
Наибольший	наиб.
Наименьший	наим.
Относительно	относит.
Относительные единицы	о. е.
По порядку	п/п
Пояснительная записка	ПЗ
Пункт	п.
Пункты	пп.
Смотри	см.
Специальный	спец.
Стандарт, стандартный	станд.
Страница	с.
Теоретический	теор.
Технические требования	ТТ
Технические условия	ТУ
Техническое задание	ТЗ
Химический	хим.
Чертеж	черт.
Штук (штуки)	шт.
Экземпляр	экз.

 

Общие требования и правила сокращения слов и словосочетаний на русском языке приведены в ГОСТ 7.0.12-2011.

При сокращении нескольких слов, в том числе инициалов (например, «и т. д.», «Иванов И. А.»), рекомендуется ставить между словами неразрывный пробел, т. к. не допускается перенос отдельной буквы на другую строку.

Символ неразрывного пробела не позволяет разорвать в этом месте строку ни при отображении на экране, ни при печати. Его целесообразно использовать в случае, когда два слова не должны располагаться на разных строках. При выравнивании текста по ширине неразрывный пробел не позволяет увеличивать отступ на его месте – ширина неразрывного пробела всегда постоянна и равна ширине обычного пробела, используемого в данном выбранном шрифте. Применение неразрывного пробела в компьютерной типографике целесообразно в следующих случаях:

– между двумя инициалами и между инициалами и фамилией («А. С. Пушкин»);

– между сокращёнными обращениями и фамилией («г-н Иванов»), а также после географических сокращений («г. Москва», «о-в Куба»);

– между знаками номера, параграфа, процента и относящихся к ним цифрам («№ 8», «§ 104», «99 %»);

– между номером подраздела или пункта и следующим за ним заголовком подраздела или пункта («1.2 Название подраздела»), чтобы при выравнивании заголовка по ширине отступ от номера до заголовка не был чересчур большим; а также по аналогии в названиях таблиц между словом «таблица», номером таблицы, тире и её названием («Таблица 1.5 – Название таблицы»);

– внутри сокращений («и т. д.», «т. е.»);

– между числами и относящимися к ним единицами измерения («12 кг», «1981 г.»);

– перед тире в середине предложения («Восемнадцать – это совсем немало»), чтобы в случае переноса строки новая строка не начиналась с тире;

– между группами цифр в многозначных числах, по три цифры справа налево, начиная с четырёх- или пятизначных чисел («2 132 128 байт»);

– перед номерами версий программных продуктов и частями их названий, состоящими из цифр или сокращений («Windows XP», «GNOME 2.8»);

– после предлогов и союзов (особенно однобуквенных или начинающих предложение), прежде всего в заголовках («стремиться к совершенству»);

– после частицы «не», перед частицами «бы», «ли», «же».

Для вставки неразрывного пробела необходимо нажать сочетание клавиш «Ctrl»+«Shift»+«Enter». Для включения отображения непечатаемых символов в текстовом редакторе Microsoft Office Word служит соответствующая кнопка на вкладке меню «Главная» в группе «Абзац» (рис. 2.6), либо сочетание клавиш «Ctrl»+«Shift»+«8».

 

Рисунок 2.6 – Кнопка отображения или скрытия знаков форматирования
в документе Microsoft Office Word

 

При употреблении в тексте документа аббревиатур необходимо привести в скобках исходное словосочетание в том месте, где аббревиатура встречается по тексту впервые, например, «ДонНТУ (Донецкий национальный технический университет)». Перед обозначением параметра, встречающегося по тексту впервые, также дают его пояснение, например, «Удельное сопротивление ρ».

Согласно ГОСТ 2.105-95 в тексте документа не допускается:

– применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

– применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

– применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами;

– сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

– применять знак «ø» для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр»: «для труб, ø которых > …» – неверно, правильно написать «для труб, диаметр которых больше …»). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак «ø»;

– применять без числовых значений математические знаки, например, > (больше), < (меньше), = (равно), > (больше или равно), < (меньше или равно), ≠ (не равно), а также знаки № (номер), % (процент).

Следует учитывать, что знаки математических операций пишутся слитно с числовыми значениями или символьным обозначением какой-либо переменной, к которым они относятся (например, «в интервале от −10 до +5», «в диапазоне от – t ₁ до + t ₂») при передаче положительных и отрицательных величин. Однако при записи формул, уравнений, математических уравнений знаки математических операций отделяются от чисел или символов пробелами с обеих сторон («2 + 4 = 6», «2 x + y < 18»). Т. к. к тексту применяется выравнивание по ширине, для оформления формул и уравнений таким способом рекомендуется ставить неразрывные пробелы вместо обычных.

В документе следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417. Наряду с единицами СИ, при необходимости, в скобках указывают единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению. Применение в одном документе разных систем обозначения физических величин не допускается.

В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти – словами. Примеры: «Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5 м», «Отобрать 15 труб для испытаний на давление».

Между числовым значением величины и обозначением единицы физической величины рекомендуется ставить неразрывный пробел, т. к. не допускается перенос обозначения единицы физической величины на другую строку (об использовании неразрывных пробелов см. выше).

Единица физической величины одного и того же параметра в пределах одного документа должна быть постоянной. Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то ее указывают только после последнего числового значения, например, «1,50; 1,75; 2,00 м».

Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона. Примеры: «От 1 до 5 мм», «от 10 до 100 кг», «от +10 до +40 °С».

Следует учитывать, что знак градуса ставится сразу после числового обозначения величины размерности угла или температуры без всякого пробела («180°», «7° 33′ ю. ш. и 40° з. д.»), однако если в случае с температурой указывается также шкала, по которой производится измерение (по Цельсию, по Фаренгейту и т. п.), то между знаком градуса и числовой величиной ставят неразрывный пробел, а символ шкалы следует непосредственно за знаком градуса без пробелов (правильно «+26 °C», «20 °C», «20°», неправильно «20° C», «20°C», «20 °»).

Приводя наибольшие или наименьшие значения величин, следует применять словосочетание «должно быть не более (не менее)». Приводя допустимые значения отклонений от указанных норм, требований, следует применять словосочетание «не должно быть более (менее)». Например, «Массовая доля углекислого натрия в технической кальцинированной соде должна быть не менее 99,4 %».

 

2.6 Перечисления: оформление списков

 

Перечисления, при необходимости, могут быть приведены внутри пунктов или подпунктов. Требования к оформлению перечислений установлены ГОСТ 7.32-2001.

Перед каждой позицией перечисления следует ставить строчную букву русского алфавита (за исключением ё, з, й, о, ч, ь, ы, ъ), после которой ставится скобка, или, не нумеруя, дефис (первый уровень детализации). Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка.

Перед перечислением ставят двоеточие. Если перед двоеточием стоит обобщающее слово, то не следует повторять его в каждом элементе перечисления. Все элементы перечисления должны быть грамматически подчинены фразе, которая предшествует перечислению (другими словами, должны быть согласованы с предложением, начинающим список). Все элементы перечисления должны согласовываться между собой в роде, числе и падеже. Основную вводную фразу нельзя обрывать на предлогах и союзах. Каждый элемент перечисления записывается строчными буквами, в конце элемента ставится точка с запятой, а для последнего элемента перечисления – точка. Если каждый элемент перечисления представляет собой несколько предложений, то каждый элемент списка начинается с прописной буквы, в конце ставят точку. Если в отдельный элемент (или несколько элементов) перечисления из всего списка есть необходимость записать несколько предложений, то элемент перечисления начинается со строчной буквы, по смыслу далее ставится точка, затем следуют законченные предложения, в конце вместо точки ставится точка с запятой.

Если перечень не требует запоминания его элементов в определенном порядке и все элементы перечня одного (и единственного) уровня детализации, то рекомендуется оформлять перечисление в виде маркированного списка. При необходимости оформления маркированного списка разрешается использовать только короткое тире «–» в качестве маркера элемента списка. Каждый элемент перечисления записывается с новой строки с абзацного отступа, равного 15 мм. После символа короткого тире текст располагается с отступом в 20 мм от левой границы строки, выравнивается по ширине, при переносе на новые строки располагается без отступов (рис. 2.7).

 

Рисунок 2.7 – Пример оформления перечисления в виде маркированного списка (фрагмент страницы)

 

Если же перечень требует определенного порядка следования его элементов и / или предполагается несколько уровней детализации, то рекомендуется оформлять перечисление в виде одно- или многоуровневого нумерованного списка. При необходимости оформления многоуровневого списка для первого уровня детализации в качестве маркера элемента списка используют строчную букву русского алфавита со скобкой. Порядок следования букв соответствует алфавиту (за исключением ё, з, й, о, ч, ь, ы, ъ). Каждый элемент перечисления первого уровня записывается с новой строки с абзацного отступа, равного 15 мм. После буквы-маркера текст располагается с отступом в 20 мм от левой границы строки, выравнивается по ширине, при переносе на новые строки располагается без отступов (рис. 2.8). Для второго уровня детализации в качестве маркеров элементов списка используют порядковые арабские цифры со скобками. Каждый элемент перечисления второго уровня записывается с новой строки с абзацного отступа, равного 30 мм. После буквы-маркера текст располагается с отступом в 20 мм от левой границы строки, выравнивается по ширине, при переносе на новые строки располагается без отступов (рис. 2.8).

 

Рисунок 2.8 – Пример оформления перечисления в виде маркированного списка (фрагмент страницы)