Quick Tips. Typographical dos and don'ts

When you prepare business documents, you should keep in mind that the look and readability of а document are among your priorities. Here you'll find some key typography issues.

 

Capital letters: Do not use capital letters for large blocks of text. It looks like you are SHOUTING AT YOUR READER. Instead of using capital letters, use your word processor's small caps instead. They look much better.

 

Underlining. In the days of typewriters, we used to underline words or even phrases to emphasize an idea that seemed very important to us. Nowadays word processors provide us with more attractive options, so that we could avoid underlining text.

 

Bold type: Use bold type for headings. Within а paragraph, use italics, which also catches the reader's eye. Bold type used within а paragraph draws unwanted attention.

 

Curly quotes Straight quote marks (" ") and apostrophes (') are considered less professional than curly quotes or smart quotes

(` ') and apostrophes (').

 

If you want your document to look nice, keep in mind the following rules:

· Use only one space after punctuation marks like comma, question mark and full stop. Otherwise your page will have ugly white patches.

· Avoid splitting proper names, phone and fax numbers across two lines.

 

 

MODERN BUSINESS USAGE

Jargon

 

Infomercial -'TV commercial containing а lot of information е. g. Specialists in marketing believe that infomercials will increase sales.

 

to outsell - sell more than somebody else does

е. g. Our newly-recruited sales reps are doing their best to outsell oldtime sales force.

 

Pitch - reason for buying something, given to а buyer

е. g. Many customers are saying, "Don't give те your pitch, just give те the facts. I'11 make ту own decision".

 

Rookie = rocky - person new at something

е. g. The new subsidiary's rookies are very enthusiastic.

 

sellout - the event of selling а11 of something

е. g. Visit the sellout of the century. Everything is $10.

 

 

BUSINESS READING
Importing and Exporting: How to Make Meetings Work?

Meetings are an essential part of corporate life. Staff meetings are held on а regular basis. It's an integral part of а corporate culture. А successful and fruitful meeting needs preparation and organization. There's а tendency among employees to resent me­etings which they perceive to be а waste of important time.

 

То prevent this from happening, the meeting facilitator must до а little homework. There are three main phases in conducting а business meeting: the preparation phase, the meeting itself and the follow-up stage.

First of а11, а meeting facilitator has to identify the purpose of the meeting. If the purpose is to bring managers together or to make reports, it is probably better not to have any meeting's at а11. Circulating written memos may turn out to be more effective. Meetings should be about creativity, problem solving, and decision making. Nowadays too many meetings are spent sharing information that сап be better communicated in other ways. Every meeting should produce decisions and action plans. It is very important to brief attendees on the aims of the meeting. This gives people а chance to think over the issues and develop their ideas.

 

1f the purpose of the meeting is to share urgent information with everyone, the number of participants can be quite large. But for intense interaction and group problem solving, а limited number

of people (5 to 8) works best. 1n most cases, the fewer people the _' better, because the shortest way to kill creativity is to include too many people in the meeting.                                                                                                                  °

Ё

During the meeting itself, perfect timing becomes one of the; essentials. The meeting facilitator must carefully manage each meeting segment. Meetings should not last for hours, long past the point of usefulness: If there's an unexpected delay, and the meeting сап not be tabled, it should, be extended for а specific and agreed-upon length of time.                                                        I

1n the end of the meeting the facilitator should ask the

participants the following questions:

What was the most important thing accomplished in the meeting? What needs to happen next?

Who is taking саге of what, and by what date?

 

Post-meeting accountability is also important in making meetings work. This accountability is assured by setting up milestones - times at which participants wi11 come back to the meeting's action plan, measure their progress and revise the plan if necessary.

 

During the follow-up stage the recorder, the person who makes notes during the discussion, quickly drafts а meeting summary and reviews it with group members. The best format is а one-page document, covering the key discussion areas, decisions and planned actions. This summary should be sent to participants within а day or two of the meeting. It's vital that this summary should be distributed to those who were not present at the meeting and who will be affected by the decision made. Don't forget to see if everyone completes his or her assignments by the agreed-upon deadlines. This followup system resembles an insurance policy. It helps ensure that projects stay on track.

 

 

BUSINESS VOCABULARY

Accountability                       Отчетность

Action plan                           План действий

Assignment                           Задание

Attendee                                Посетитель

Circulate v.                            Распространяться, рассылаться

Deadline                                Крайний срок

Decision making                   Принятие решений

Draft v.                                 Набрасывать

Essentials                              Основные моменты

Facilitator                              Человек, способствующий успешной

работе коллектива

Follow-up stage                    Этап контроля

Insurance policy                      Страховой полис

Interaction                             Взаимодействие

Preparation phase                               Стадия подготовки

Problem solving                   Решение проблем

Recorder                               Сотрудник, занимающийся учетными

документами

Summary                   Краткое изложение, резюме

Timing                                  Распределение времени, выбор вре­мени

 

 

FA CTS AND FIGURES
Do you know that

Companies who are in ад business and ад agencies are constantly                             5 looking for new places to display ads.

Spectrum Investments is placing signs on top of bus shelters

in some districts of Toronto. The purpose is to reach employees looking down from office towers.         

Next Generation Networks of Minneapolis has installed hundreds of flat-screens monitors at U.S. supermarket checkouts, fast-food restaurants and other places where consumers wait in line. The monitors display ads, transforming queueing into а selling opportunity.

Light Management Group of Burlington, Ont., is using lasers to beam full-motion ads onto the walls inside subway stations. Laser ads can also be used in sensitive places such as historical buildings, where billboards are inappropriate.

 

 

ON BUSINESS 1 N RUSSIAN

С появлением компьютерных сетей и увеличением числа

компьютерных пользователей голоса скептиков, прогнозирующих резкое сокращение числа печатных публикаций и в первую очередь журналов, зазвучали в полную силу. Прогнозы, к счастью, далеко не всегда оправдываются. Доходы канадских журналов, полученные от рекламных публикаций в 2000 году, оказались на 8.1% выше, чем в прошлом году. Хотя тиражи

практически не возросли, рынок пополнился почти тридцатью

новыми изданиями - тенденция, которая сохраняется в те­чение последних лет. Весной будущего года ожидается дебют канадской версии журнала Е11е, которой предрекают большой

успех. Это обусловлено, прежде всего, тем, что канадская индустрия моды, которая тратит ежегодно десятки миллионов долларов на рекламу, не обладает налаженным механизмом, позволяющим ей со страниц периодических изданий обра­щаться к быстрорастущей аудитории. Подобное положение дел наблюдается и в ряде других индустрий.

 

Законодательный акт определил количество копий амери­

канской версии Еllе, продаваемых на всей территории Канады ежемесячно (25 000-30 000 копий), а также строго ограничил объем рекламы канадских фирм на страницах журнала. Новая канадская версия, сохраняя до 80% основныx публикаций,

предоставит полную свободу канадским рекламодателям. Не вызывает сомнения тот факт, что сегодня рекламодатели в значительной мере определяют содержание газет и журналов.

Канадские журналы ведут настоящую борьбу за читателя, пос­колъку, как свидетельствуют опросы, читатель журналов - это человек более обеспеченный и более образованный, чем сред­нестатистический канадец. Он готов потратить большую сумму денег на приобретение рекламируемых товаров.

 

Высокое полиграфическое качество журналов, печатаемых на мелованной бумаге, дает им неоспоримое преимущество перед другими печатными изданиями, особенно газетами, когда дело доходит до публикации рекламы товаров, отлича-

ющихся особой визуальной привлекательностью (автомобили,

косметические средства, ювелирные изделия). Многие газеты, в том числе Нешнл Пост, начали печатать субботнее прило­

жение, почти полностью посвященное рекламе и бесллатно доставляемое подписчикам.

 

Увеличение рекламного прессинга на потребителей, в том числе в журналах, направленного на конкретные слои насе­

ления, говорит о том, что растет борьба производителей про­дукции (рекламодателей) за своего потребителя. Когда исполь­

зованы все виды более доступной и дешевой рекламы, про­

изводитель, не считаясь с затратами (они оказываются вполне оправданными), выходит на своего покупателя через более

дорогие рекламоносители. Это говорит о росте экономики в стране, так как взаимосвязь роста качественного уровня рек­

ламы и экономики очевидна. Чем сильнее в стране рекламный сектор, тем на более высоком экономическом уровне развития она находится. Необходимо также не упускать из виду следующее: рекламодатели борются за отечественные и зарубеж­ные рекламоносители потому, что реклама пропагандирует необходимый им образ жизни, завоевывает для своего рекла­модателя жизненное пространство.

MAKING INFORMATION WORK

Test Yourself

Bob Brown is the marketing manager for Easy-Dish cloth, the reusable towel that once ruled kitchens and bathrooms across the country. That was before paper towels, sponges and other cheaper superabsorbent items came on to the market.

Сап this old, established brand find а new life? The company is about to launch an attack designed to regain the product popularity.

According to Bob Brown the campaign should include:

а) TV ads

b) new fashionable colors of Easy-Dish to satisfy different tastes and to match kitchen decors

c) an Easy-Dish web site where visitors can exchange cleaning

tips

d) print ads in men's magazines aimed at men who want a

durable product for cleaning the car

e) print ads in spots magazines aimed at sportsmen and hikers who can wear Easy cloth under their hats and caps to keel the sun from their necks.

What would you do, if you were Bob Brown?

NOTES ON ENGLISH GRAMMAR

B этом уроке Вам вcтpeтилиcь личные (Subject), пpитяжa­тeльныe (Possessive) и возвратные (Reflexive) местоимении.

B таблице, п p ив e д e нн o й ниж e, объединены _{y к a з a нны e} pa з ­ ряды местоимений.

Subject pronoun ______ Possessive pronounReflexive pronoun

I                                   mine           my                 myself

you                               yours           your      yourself

he, she, it                      his, hers       his, her himself, herself, itself

we                                                    ours             our        ourselves

you                               yours           your     yourselves

they                              theirs            heir       themselves

Притяжательные местоимении заменяют cyщecтвитeльнoe c пpитяжaтeльным пpилaraтeльным. This is my office. That is hers. (= her office)

Her office is bigger than mine. (= my office)

 

N.B. Пpитяжaтeльные прилагательные (my, your, his, her, our, your, their) иногда относятся к разряду зависимых при­тяжaтeльныx местоимений.

 

Boзвpaтныe местоимения используются в тех случaях, когдa

подлежащее пpедложения и дополнение (нa котоpое нaпpaв­лeнo действие глагола-сказуемого) - одно лицо.

1 promised myself... Я дaл себе обещание...

He hurt himself. Oн поранился.

Возвратные местоимения используются тaкже в тех cлy­чaяx, когда говорящий хочет особо подчеркнуть, что именно этот человек, a нe другой выполняет тo или иное действие.

I am very busy today. You'll have to do it yourself. Я ce г o д н я очень занят. Тебе п pu д emc я сделать это самому.

Также вст pe ч a ют c я укaзательные местоимения

(Demonstrative Pronouns).

this (этот) these (эти) that (•гот) those (тe)

This division shows better results th an that ore. Это п o д pa зд e л e н ue д e м o н empupyem более высокие результаты, ч e м ma

K указательным также относится местоимение such.

That was such an import ant decision. Это pe ш e н u e был o m ак u м важным.

Unit 11

Price a nd Payment.

BUSINESS WORDS IN ACTION

Переговоры с иностранными партнерами о поставке това­ров неизбежно коснутся цен на предлагаемые товары, условий платежей, возможности получения скидок. Следующие слова и словосочетания могут быть использованы Вами при обсуж­

дении цен на товары.

Price                         Цена

Asked ~                  запрашиваемая ~

Buying ~                                 ~ покупки

Cost price ~             ~ производства

Fancy ~                                    ~ на продукты наивысшего качества

высокая ~

Firm ~                                     твердая ~

Limit ~                    предельно высокая ~

Monopoly ~            монопольная ~

Negotiated ~                          договорная ~ (устанавливаемая в ходе

переговоров продавца и покупателя)

          purchasing ~         закупочная ~

Selling ~                  продажная ~

Retail ~                    розничная ~

Wholesale ~             оптовая ~