Составление и хранение регистров в электронном виде

 

Рассмотрим порядок формирования регистров бухгалтерского учета в электронном виде с подписанием электронной подписью, а также их хранения в информационной базе на примере программы «1С: Бухгалтерия 8». Для формирования регистров бухгалтерского учета в программе «1С: Бухгалтерия 8» можно использовать следующие стандартные отчеты: оборотно-сальдовая ведомость; шахматная ведомость; оборотно-сальдовая ведомость по счету; обороты счета; анализ счета; карточка счета; анализ субконто; обороты между субконто; карточка субконто; сводные проводки; отчет по проводкам; главная книга. Чтобы в стандартных отчетах «1С:Бухгалтерии 8» отобразились должности и расшифровки подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета, необходимо предварительно выполнить настройки в регистре сведений Ответственные лица организации, а также в Панели настроек сформированного стандартного отчета программы (например, отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету).

Кроме стандартных отчетов программы, начиная с релиза 3.0.19 в «1С: Бухгалтерии 8», существует возможность сформировать регистры бухгалтерского учета из Справок-расчетов, оформляемых по регламентным операциям закрытия месяца (списание косвенных расходов, себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг и т. п.).

Согласно части 6 статьи 10 Закона № 402-ФЗ регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В программе «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), начиная с релиза 3.0.21, существует возможность формирования регистров бухгалтерского учета в электронном виде с подписанием электронной подписью.

Для создания регистра бухгалтерского учета в электронном виде нужно:

-     сформировать регистр бухгалтерского учета из стандартного отчета программы;

-     нажать кнопку «Регистр учета», затем «Сохранить и подписать электронной цифровой подписью»;

-     в открывшемся окне действующих сертификатов ключа проверки электронной цифровой подписи выбрать ответственное лицо, которому выдан соответствующий сертификат. Так как пользователь может иметь возможность подписывать электронные документы несколькими имеющимися сертификатами, в открывшейся форме будет содержаться список всех сертификатов ключа проверки электронной цифровой подписи, которые установлены на компьютере и доступны для подписания текущему пользователю;

-     нажать кнопку «Подписать».

После подписания и сохранения, регистр бухгалтерского учета в электронном виде помещается в Архив регистров учета.

Для просмотра архива и сохранения регистра в файл с электронной подписью нужно выполнить следующее:

-     нажать кнопку «Регистр учета», затем «Открыть архив»;

-     в списке «Регистр учета» выделить документ, который необходимо сохранить в виде файла;

-     выбрать команду «Все действия», затем «Сохранить файл с электронной цифровой подписью».

В результате выполненных действий выбранный документ успешно сохранен в соответствующий каталог.

Электронный документ можно открыть в печатной форме через просмотр из файла формата *.pdf (межплатформенного формата переносимых электронных документов, разработанного фирмой Adobe Systems) и проверить содержимое ранее сформированного электронного документа.

 

Заключение

 

В ходе выполнения курсовой работы были рассмотрены предмет и задачи бухгалтерского учета, этапы ведения бухгалтерии, приведены правила ведения бухгалтерии; описана система регистров бухгалтерского учета; проанализированы особенности порядка ведения регистров бухгалтерского учета с 2013 года; описан порядок составление и хранение регистров в электронном виде (на примере специализированного программного комплекса «1С: Бухгалтерия»).

По результатам выполненной работы можно сделать вывод, что с 2013 года требования к регистрам бухгалтерского учета стали жестче. Теперь они должны иметь следующие обязательные реквизиты:

    наименование регистра;

    наименование экономического субъекта, составившего регистр;

    дату начала и окончания ведения регистра и период, за который составлен регистр;

    хронологическую и систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;

    величину денежного измерения объектов бухучета с указанием единицы измерения;

    наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

    подписи лиц, ответственных за ведение регистра.

Регистры могут быть составлены не только на бумажном носителе, но и в виде электронного документа. Если регистр создается и хранится в электронной форме, он должен содержать электронную подпись как обязательный реквизит.

Нужно отметить, что и до 1 января 2013 г. существовала обязанность по утверждению форм бухгалтерских регистров в составе элементов учетной политики. Она вытекала из требований Положений по бухгалтерскому учету от 6 октября 2008 года (ПБУ 1/2008). Но, так как в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ такого требования не было, фактически нормы ПБУ 1/2008 «расширяли» нормы правового документа большей юридической силы, что нельзя было признать нормальным. Кроме того, с 2013 года информация, содержащаяся в бухгалтерских регистрах, перестала быть коммерческой тайной.

Таким образом, были выполнены все поставленные задачи и в результате их выполнения исследованы порядок и основные особенности ведения регистров бухгалтерского учета, что и являлось целью курсовой работы.

 

Глоссарий

Бухгалтерская отчетность - единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Бухгалтерский учет - упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции.

Имущество - понятие, применяемое для обозначения совокупности вещей, имущественных прав и обязанностей субъекта

Первичные учетные документы - оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется бухгалтерский учет, составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции.

Подпись - необходимый реквизит служебных документов, договоров, правовых актов, судебных актов, один из обязательных элементов подлинного документа, имеющего юридическое значение, придающих, в совокупности с прочими обязательными элементами, юридическую силу правовым актам и др. документам.

Регистры бухгалтерского учета - документы, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, а также для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Счет - совокупность записей, отслеживающих движение денежных средств (напр., аналитические и синтетические счета бухгалтерского учета.

Хозяйственная операция - любое документально оформленное и выраженное в валюте юридически и экономически значимое действие субъекта хозяйственной деятельности (коммерческих организаций и некоммерческих организаций), связанное с движением денежных средств или материальных ценностей.