Инвентаризация как средство проверки достоверности бухгалтерских данных

В обязанности бухгалтерии входит не только ведение бухгалтер‐ ского учета в соответствии с действующим законодательством, но и выполнение контрольных функций, а именно — проверка соответ‐ ствия фактических данных данным бухгалтерского учета. Например, в бухгалтерии числится остаток товарно-материальных ценностей на складе предприятия на сумму 100 000 рублей. Но это далеко не все‐ гда означает, что фактически так оно и есть: ведь могут быть случаи пересортицы, излишков и недостач. Кроме этого, излишки и недоста‐ чи могут быть и в кассе предприятия; также необходимо периодиче‐ ски проверять наличие производственного и иного инвентаря и т. п.

По каким же причинам фактические данные могут отличаться от данных бухгалтерского учета?

В первую очередь это могут быть причины естественного харак‐ тера: потери при хранении и транспортировке, а также изменение массы или качества в результате воздействия окружающей среды. Например, при повышенной влажности воздуха масса таких ценно‐ стей, как мука или сахар, будет повышаться, а при пониженной влаж‐ ности — понижаться, что вполне естественно. Отметим, что подоб‐ ные изменения количества или качества товарно-материальных ценностей по естественным причинам допускаются в размерах, кото‐ рые определены действующим законодательством. Эти размеры называются нормы естественной убыли. Если количество того или иного товара уменьшилось по естественным причинам в пределах этих норм, то это не считается нарушением и соответствующим обра‐ зом отражается в бухгалтерском учете.

Среди распространенных причин, по которым могут возникать расхождения между фактическими и бухгалтерскими данными, сле‐ дует отметить неточность при приемке и отпуске товарно- материальных ценностей: неправильное взвешивание или замер, случайная замена одного сорта другим и т. п.

Также следует выделить такую причину расхождений, как ошиб‐ ки в бухгалтерском учете: описки, арифметические ошибки и т. д. Возникновение подобных ситуаций чаще всего обусловлено пресло‐ вутым «человеческим фактором».

И еще одна важная, и самая неприятная причина возникновения расхождений между фактическими и бухгалтерскими данными — это различного рода злоупотребления: обвесы, обсчеты, хищения и т. п. В данном случае приходится не только вносить соответствующие изменения в бухгалтерские данные, но и взыскивать суммы недо‐ стач с виновных лиц. Более того — нередко в подобных ситуациях

приходится ставить вопрос о привлечении виновных лиц к уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Реализация контрольных функций бухгалтерского учета достига‐ ется путем периодического проведения инвентаризаций. Что же представляет собой инвентаризация и какое ей можно дать опреде‐ ление?

В общем случае инвентаризация — это способ проверки соответ‐ ствия фактического наличия товарно-материальных ценностей и иного имущества предприятия в натуральном выражении (штуки, комплекты, наборы, литры, килограммы и т. д.) данным бухгалтер‐ ского учета. Цель проведения инвентаризации — обеспечение досто‐ верности данных бухгалтерского учета, а также сохранность товарно- материальных ценностей и иного имущества (в том числе денежных средств) предприятия. Инвентаризация проводится в случаях, уста‐ новленных действующим законодательством, в обязательном при‐ сутствии материально-ответственных лиц.

В настоящее время на российских предприятиях проводится два вида инвентаризаций: полная инвентаризация и частичная.

В процессе проведения полной инвентаризации охватывается все без исключения имущество предприятия: основные средства, товар‐ но-материальные ценности, капитальные вложения, готовая продук‐ ция, незавершенное производство, денежные средства и др. Полная инвентаризация обычно проводится один раз в год перед составле‐ нием годового отчета на 1 января следующего года.

Частичная инвентаризация предполагает проверку какого-либо одного вида активов или пассивов предприятия и может проводить‐ ся несколько раз в год, по мере надобности, если иное не предусмот‐ рено действующим законодательством. С помощью частичной ин‐ вентаризации можно проверить, например, денежные средства предприятия, остатки товаров на складе, расчеты с дебиторами и кредиторами, расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, рас‐ четы с банком и т. д.

В общем случае порядок проведения инвентаризации выглядит следующим образом. Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации, в котором определяет сроки ее прове‐ дения и утверждает состав инвентаризационной комиссии. Отметим, что в состав этой комиссии в обязательном порядке должен быть включен главный бухгалтер предприятия. Если речь идет об инвен‐ таризации товарно-материальных ценностей, то к началу проведе‐ ния инвентаризации все они должны быть аккуратно разложены ма‐ териально-ответственным лицом по сортам, размерам, видам и иным признакам. При этом к началу проведения инвентаризации обяза‐

тельно должна быть закончена обработка всех приходных и расход‐ ных документов.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится отдельно по каждому месту хранения (иначе говоря, если на пред‐ приятии имеется несколько складов, то инвентаризация должна быть проведена отдельно на каждом складе) и материально- ответственному лицу. Фактическое наличие всех имеющихся ценно‐ стей устанавливается путем подсчета, взвешивания, обмера и иных подобных действий, в зависимости от конкретной ценности и ее еди‐ ницы измерения. Количество предметов в неповрежденной упаковке изготовителя допускается не пересчитывать.

Выявленные фактические данные о наличии товарно- материальных ценностей заносятся в специальную инвентаризаци‐ онную опись. Эту опись в обязательном порядке должны подписать все члены инвентаризационной комиссии. Кроме этого, материаль‐ но-ответственное лицо дает расписку о том, что наличие всех товар‐ но-материальных ценностей проверено в его присутствии, и все они приняты на его ответственное хранение.

Все расхождения между фактическими и бухгалтерскими данны‐ ми отражаются в сличительной ведомости. Члены инвентаризацион‐ ной комиссии выявляют причины обнаруженных недостач, излиш‐ ков и пересортицы, и берут письменные объяснения у материально- ответственных лиц. После этого определяется порядок приведения в соответствие фактических и бухгалтерских данных, т. е. отражения в учете результатов инвентаризации.

Обычно обнаруженные в процессе инвентаризации излишки от‐ носятся на увеличение прибыли текущего отчетного периода. Суммы недостач, порчи и т. п., которые не превышают законодательно уста‐ новленных норм естественной убыли, относятся на издержки произ‐ водства или обращения.

Что касается недостач сверх норм естественной убыли, то здесь порядок их возмещения определяется индивидуально в каждом кон‐ кретном случае. Например, если установлено виновное лицо, то недо‐ стача возмещается за его счет. В других случаях недостачи могут спи‐ сываться за счет прибыли предприятия либо резервных фондов.

Результаты проведенной инвентаризации утверждаются руково‐ дителем предприятия. После этого результаты инвентаризации со‐ ответствующим образом отражаются в бухгалтерском учете в том же самом месяце, в котором была закончена инвентаризация.

Бухгалтерская отчетность

В течение всего отчетного периода работники бухгалтерии скру‐ пулезно фиксируют в бухгалтерском учете всю информацию о фи‐ нансово-хозяйственной деятельности предприятия: принимают к исполнению первичные документы, на их основании отражают в учете хозяйственные операции, формируют бухгалтерские проводки, рассчитывают сальдо по счетам бухгалтерского учета, начисляют амортизацию основных средств, заработную плату, разносят данные по документам бухгалтерского оформления и т. д. Даже на малых предприятиях, не говоря уже о средних и крупных субъектах хозяй‐ ствования, объем бухгалтерской информации растет, как снежный ком; поэтому логично предположить, что периодически эта инфор‐ мация должна каким-то образом подытоживаться. Итоговые данные, рассчитанные за определенный интервал времени (этот интервал называется отчетный период), в дальнейшем будут использоваться в качестве своеобразной точки отсчета при расчете итоговых данных за следующий отчетный период.

Эти итоговые данные, оформленные в соответствии с действу‐ ющим законодательством, называются бухгалтерской отчетностью. Если же быть более точными, то бухгалтерской отчетности можно дать следующее определение: бухгалтерская отчетность — это си‐ стема показателей, которые характеризуют финансово- хозяйственную деятельность предприятия за определенный период времени и его финансовое состояние на определенную дату (эта дата называется отчетная дата). Без показателей бухгалтерской отчетности невозможно обойтись при проведении анализа финан‐ сово-хозяйственной деятельности предприятия, при принятии управленческих решений, при расчете налогов, подлежащих уплате в бюджет, и неналоговых платежей, уплачиваемых во внебюджет‐ ные фонды. Кроме этого, данные бухгалтерской отчетности необхо‐ димы для получения банковских кредитов либо финансовой помо‐ щи в иных учреждениях.

 

ПРИМЕЧАНИЕ

Бухгалтерская отчетность не является только внутренней информа‐ цией предприятия: в соответствии с действующим законодатель‐ ством субъекты хозяйствования периодически представляют бух‐ галтерскую отчетность в налоговый орган по месту регистрации. Отметим, что в законодательстве предусмотрена ответственность руководителя и главного бухгалтера предприятия за искажение данных бухгалтерской отчетности и предоставление недостоверных сведений в налоговые органы.

Коль уж речь зашла об ответственности, то нужно сказать, что за‐ коном карается предоставление искаженных данных бухгалтерской отчетности не только в налоговую инспекцию, но и в некоторые дру‐ гие учреждения. Наиболее характерный пример — это предоставле‐ ние недостоверной бухгалтерской отчетности банку либо иному фи‐ нансово-кредитному учреждению. Не секрет, что при рассмотрении заявок на кредит банки и финансово-кредитные учреждения в боль‐ шинстве случаев требуют предоставить бухгалтерскую отчетность, дабы убедиться в финансовой состоятельности клиента и в том, что его активы позволят ему рассчитаться за предоставленный кредит. Поэтому предприятия, чье финансовое положение оставляет желать много лучшего, нередко предоставляют банкам заведомо недосто‐ верные сведения. Следует отметить, что подобные нарушения носят уголовный характер, поскольку являются не чем иным, как вымани‐ ванием кредитов или дотаций, а это деяние карается в соответствии с Уголовным кодексом Российской Федерации.

На основании бухгалтерской отчетности формируется мнение о работе предприятия. Поэтому бухгалтерская отчетность должна от‐ вечать одновременно нескольким требованиям, а именно: достовер‐ ность, своевременность, сопоставимость, доступность и экономич‐ ность. Отчетность составляется на основании данных синтетического и аналитического учета, которые в свою очередь подтверждаются первичными документами.

Бухгалтерская отчетность включает в себя несколько законода‐ тельно утвержденных форм, среди которых наиболее широко из‐ вестная форма — бухгалтерский баланс.

В бухгалтерском балансе представлены сальдо по всем счетам бухгалтерского учета на начало и конец отчетного периода, за кото‐ рый составлен баланс. Баланс состоит из двух частей: актив и пассив. В активе баланса представлена денежная оценка активов предприя‐ тия в виде сальдо по активным и активно-пассивным счетам (сальдо дебетовое). В пассиве баланса показана денежная оценка пассивов предприятия в виде сальдо по пассивным и активно пассивным сче‐ там (сальдо кредитовое). Говоря иными словами, в активе бухгалтер‐ ского баланса представлена информация об имуществе и денежных средствах предприятия, а в пассиве баланса — информация об источ‐ никах возникновения имущества и денежных средств предприятия.

 

ВНИМАНИЕ

Итоговые суммы актива и пассива бухгалтерского баланса должны совпадать. В противном случае следует знать, что баланс составлен ошибочно, а потому является недостоверным и недействительным.

Перед представлением в налоговую инспекцию либо в иные учреждения бухгалтерский баланс заверяется подписями руководи‐ теля и главного бухгалтера предприятия, которые скрепляются пе‐ чатью предприятия. Только в этом случае баланс приобретает юри‐ дическую силу.