Тематика докладов и рефератов.

1. Система документации. Система организационно- распорядительной документации в конкретном учреждении.

2. Нормативные документы и методические инструкции по организации службы документационного обеспечения управления: общегосударственные и конкретного учреждения

3. Служба документационного обеспечения управления конкретного предприятия: взаимосвязь структурных подразделений, организация труда, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы.

4. Регламентация деятельности службы делопроизводства: унификация и стандартизация управленческих решений.

Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Учебное пособие. М-2000г.

1. ГОСТ Р 6.38.- 98.97 «Унифицированные системы документации. Система организационно - распределительной документации. Требование к оформлению документов. М- 1998 г.
2. ГОСТ 6.01.1- 87 Единая система классификации и кодирования технико- экономической информации. М-1987 г.
3. Кузнецова Т.В. Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство. Организация и технология ДОУ. М-2000 г.
4. Общероссийский классификатор управленческой документации. М-1994г.
5. Собрание законодательств Российской Федерации. 1994-1997 г.
6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М-2000 г.
7. Тарифно-квалификационнные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих. М-1999г.
8. Материалы по службе ДОУ «Российского Морского Регистра Судоходства»

Методические рекомендации

Первый вопрос:

Изучить требования действующих нормативных документов к организации, структуре и функциям службы делопроизводства. Проанализировать основные положения Единой Государственной системы делопроизводства. Обратить особое внимание на статус службы, ее функции, правовую базу. Отметить усовершенствование требованиям к задачам службы делопроизводства. Перечислить нормативные документы, регламентирующие задачи и функции делопроизводства.

Второй вопрос:

Изучить материал по деятельности службы делопроизводства «Российского Морского Регистра Судоходства» и выявить особенности организации этой службы. Ответить на вопрос: «Есть ли несоответствие организации делопроизводства службы требованиям нормативных документов по статусу, подчиненности, наименовании структурных элементов, их составу?» Объяснить это несоответствие.

Третий вопрос:

Подготовить схему организационной структуры службы делопроизводства «Российского Морского Регистра Судоходства». Для каждого структурного подразделения зафиксировать вид подчиненности. Обосновать взаимосвязь названия подразделения с выполняемой им функцией. Объяснить определенное количество структурных подразделений в данной организации.

Четвертый вопрос:

На основании Положения о службе делопроизводства «Российского Морского Регистра Судоходства»разработать структуру текста и состав разделов должностной инструкции. Согласовать должностные обязанности сотрудников с основными задачами и функциями службы. Обозначить иерархию должностей и взаимодействие работников различных структурных подразделений службы ДОУ.

Пятый вопрос:

Изучить задачи руководства «Российского Морского Регистра Судоходства» по усовершенствованию организации делопроизводственной службы. Обратить внимание на наличие автоматизированных рабочих мест, информатизацию базы данных, оптимальные сроки прохождения документов, стимулирование труда работников службы ДОУ и организацию их отдыха. Отметить Ваши пожелания по усовершенствованию службы делопроизводства в данной организации.

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №3

«Организация документооборота»

Основные вопросы:

1. Нормативные требования к организации документооборота в учреждениях.

2. Организация документооборота в «Российском Морском Регистре Судоходства» (РМРС)

3. Структура и характеристика документопотоков в РМРС.

4. Объем документооборота в РМРС

Тематика докладов и рефератов:

1. Принцип документооборота и правила организации его в конкретном учреждении.

2. Документопотоки: этапы прохождения документов в организации.

3. Объем документооборота как критерий для выбора организационной формы делопроизводства учреждения.

4. Документирование и документооборот – две составляющие делопроизводства.

Литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Учебное пособие. М-2000г.

2. Кузнецова Т.В. Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство. Организация и технология ДОУ. М-2000 г.

3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М-2000 г.

4. Материалы по службе делопроизводства «Российского Морского Регистра Судоходства».

Методические рекомендации:

Первый вопрос:

Дать определение понятия «документооборот». Изучить основные положения Единой государственной системы делопроизводства; общие требования к службам документационного обеспечение Государственной системы ДОУ; типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Оценить степень регламентации в нормативных документах общих принципов организации документооборота, правила прохождения документов, методики подсчета документооборота.

Второй вопрос:

Изучить особенности документооборота «РМРС». Ответить на вопрос: Есть ли несоответствие организации документооборота в РМРС требованиям нормативных документов? Перечислить правила учета документооборота в этой организации.

Третий вопрос:

Дать определение понятия «документооборот». Перечислить типы документов. Изучить схемы движения документов в «Российском Морском Регистре Судоходства» и составить оперограммы движения документов. Схема движения входящих документов должна отразить перемещения документов от момента приема до подшивки их в дело после завершения исполнения. Схема движения исходящих документов должна отразить перемещение документов от момента подготовки их проектов до отправки из учреждения. Схема движения внутренних документов – от момента подготовки проекта документа до подшивки в дело.

Четвертый вопрос:

Изучить методику расчета объема документооборота. Подсчитать объем документооборота «Российского Морского Регистра Судоходства», изучив состав и количество полученных, отправленных и внутренних документов этой организации.

Практическое занятие №4

«Контроль над сроками исполнения документов»

Основные вопросы:

1. Значение контроля исполнения документов в управленческой деятельности учреждения.

2. Особенности осуществления контроля исполнения документа по существу решения вопроса в «Российском Морском Регистре Судоходства».

3. Особенности организации срокового контроля исполнения документов в РМРС.

4. Этапы процесса контроля исполнения документов в «Российском Морском Регистре Судоходства».

 

Тематика докладов и рефератов:

1. Система регистрации документов и технология контроля исполнения документов на примере конкретного учреждения.

2. Сроковый контроль: определение, функции, задачи, ожидаемые результаты. Проведение срокового контроля в конкретной организации.

3. Организация операций контроля как основа информации о ходе исполнения документа.

4. Анализ исполнительской дисциплины как критерий оценки демократизации управленческого процесса.

Литература:

1. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М-1997 г.
2. Кузнецова Т.В. Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство. Организация и технология ДОУ. М-2000 г.
3. Организация работы с документами. Учебник. Ред В.А. Кудрявцев и др.М-1998
4. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – Российские вести» 1993 г., №159, 14 августа

Методические рекомендации:

Первый вопрос:

Изучить особенности контроля исполнения документов как составной части функции контроля в управлении. Перечислить функции, выполняемые документационной службой в процессе контроля исполнения документа. Изучить методические указания по проведению контроля исполнения документов в учреждениях.

Второй вопрос:

Изучить материал службы делопроизводства «Российского Морского Регистра Судоходства» по организации контроля исполнения документа по существу того или иного вопроса. Отметить особенности затронутых вопросов и решения их соответствующих подразделений.

Особо уделить внимание ответственности контролируемого лица за правильное и своевременное принятие решений.

Третий вопрос:

Перечислить задачи системы срокового контроля исполнения документов «Российском Морском Регистре Судоходства». Отметить использование различных видов контроля за сроками исполнения задания на данном предприятии и распределение ответственности руководителей и специалистов подразделений за осуществления этого контроля.

Четвертый вопрос:

Изучить этапы процесса контроля исполнения документов в «Российском Морском Регистре Судоходства». Отметить операции, входящие в этап ведения контроля исполнения документа. Проанализировать процесс снятия документа с контроля (на примере приказа). Проследить особенности проведения анализа исполнительской дисциплины в РМРС.

 

Практическое занятие №5

«Организация и порядок формирования дел»

Основные вопросы:

1. Дело как совокупность документов, сформированных по отдельному вопросу или участнику деятельности. Основные правила формирования дел.

2. Формирование дел в организациях различных уровней управления. Пример формирования дела в Российском Морском Регистре Судоходства».

3. Систематизация документов. Группировка документов в дела на примере Российского Морского Регистра Судоходства».

4. Значение правильного оформления документов в деле для дальнейшего его использования или хранения.

Тематика докладов и рефератов:

1. Основные требования к оформлению дел. Использование нормативно-методической базы.

2. Задачи делопроизводственной службы и ведомственного архива по обеспечению качественного формирования дел в организации (на примере конкретной организации)

3. Принцип систематизации документов внутри дел (на примере конкретной организации)

4. Правила формирования различных категорий документов в дела (на примере конкретной организации)

Литература:

1. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения: технические условия. М-1984 г.

2. ГОСТ Р 5141 – 98. Делопроизводство и архивные дело: термины и определения. М-1998г.

3. Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения и его значение для организации документов управления. Учебное пособие. М- 1984 г.

4. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. 2-ое издание, переработанное и дополненное. М-1998 г.

5. Кузнецова Т.В. Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство. Организация и технология ДОУ. М-2000 г.

6. Основные правила работы ведомственных архивов. М-1986 г.

7. Материалы по службе делопроизводства «Российского Морского Судоходства».

Методические рекомендации

Первый вопрос:

Изучить основные нормативные документы по формированию дел. Отметить, кем и как формируются документы в деле, как оформляется обложка дела. Проанализировать порядок оформления дел для дальнейшего использования и для сдачи в архив.

Второй вопрос:

Изучить особенности формирования дел в организациях различных уровней. Изучив материалы по службе делопроизводства в «Российском морском Регистре Судоходства», показать все этапы формирования конкретного дела. Отметить правильность и качественность оформления дела делопроизводственной службой этой организации. Обратить внимание на особенность формирования этого конкретного дела в РМРС.

Третий вопрос:

Изучить материалы службы делопроизводства «Российского морского Регистра Судоходства», систематизировать все документы. Выделить основные признаки группировки документов в деле. Отметить особенности систематизации документов и группировки их в деле в РМРС.

Четвертый вопрос:

Изучить особенности оформления документов в деле в «Российском морском Регистре Судоходства» и отметить значение их правильного оформления для дальнейшего использования или хранения. Обратить внимание на использование современных технических и методических средств для оформления документов в деле в этой организации.

 

Практическое занятие №6

«Организация ведомственного хранения документов и обеспечение их сохранности»

Основные вопросы:

1. Хранение документов в структурных подразделениях «Российского морского Регистра Судоходства». Степень ответственности сотрудника за сохранность документа.

2. Организация справочной работы в подразделениях РМРС.

3. Порядок выдачи документов для временного пользования в РМРС.

4. Особенности сохранения различных типов документов в РМРС.

Темы докладов и рефератов:

1. Особенности хранения документов в различных подразделениях организации (на конкретном примере).

2. Организация работы службы делопроизводства по обеспечению сохранности документов предприятия (с использованием конкретного примера).

3. Систематизация документов при хранении в организациях различного типа.

Литература:

1. ГОСТ Р 5141-98. Делопроизводство и архивное дело: термины и определения. М., Госстандарт России, 1998.

2. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. 2-е изд., М., 2000.

3. Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. М., 1995.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Российские вести. 1998. № 159- 14 августа.

 

Методические рекомендации

Первый вопрос:

Изучить организацию работы по хранению документов в «Российском морском Регистре Судоходства», учитывая юридические документы по этому вопросу. Отметить недостатки в организации этой работы. Проанализировать степень ответственности должностного лица за выполнение своих обязанностей. Привести пример организации работы по хранению документов одного из подразделений «Российского морского Регистра Судоходства».

Второй вопрос:

Изучить организацию справочной работы подразделений «Российского морского Регистра Судоходства». Отметить степень оснащенности техническими и информационными средствами. Проанализировать недостатки работы информационно-справочной службы в РМРС.

Третий вопрос:

Изучить порядок создания документов во временное пользование в «Российском морском Регистре Судоходства», учитывая типовые инструкции министерства и данной организации. Проанализировать статистику востребованности различных типов документов в РМРС, сроки выдачи и возврата документов.

Четвертый вопрос:

Рассмотреть вопрос о возможностях хранения документов в «Российском морском Регистре Судоходства». Отметить ответственность должностных лиц за сохранность документа, соответствие реального хранения документов нормативно-закрепленному, способы хранения различных типов документов.

 

Практическое занятие №7

«Экспертиза ценности документов в делопроизводстве»

Основные вопросы:

1. Нормативно-методическая база для проведения экспертизы ценности документов.

2. Особенности проведения экспертизы документов в «Российском морском Регистре Судоходства».

3. Состав и функции экспертной комиссии в РМРС.

4. Составление протокола экспертной комиссии РМРС об уничтожении дел и изменении сроков хранения (на конкретном примере).

Темы докладов и рефератов:

1. Проведение экспертизы ценности документов и их подготовки к сдаче в архив организации (на конкретном примере).

2. Требование к проведению экспертизы ценности документов. Критерии ценности документов.

3. Экспертные комиссии разного уровня: организация работы и взаимосвязь.

4. Этапы проведения экспертизы и оформление результатов ее проведения.

Литература:

1. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., 2000.

2. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т. и др. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. М., 1991.

3. Примерное положение о ЦЭК министерства, ведомства РФ от 17.03.98. № 19.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. «Российские вести». 1993, № 189, 14.06.

 

Методические рекомендации:

Первый вопрос:

Изучить требования нормативно-методических документов к формированию дел, проведению экспертизы ценности документов и их подготовки к сдаче в архив организации. Изучить порядок проведения экспертизы ценности документов и дальнейшую их судьбу. Отметить правильность подготовки документов к экспертизе их ценности.

Второй вопрос:

Отметить особенности проведения экспертизы ценности документов в «Российском морском Регистре Судоходства». Обратить внимание на порядок проведения экспертизы, сроки ее проведения и результаты.

Третий вопрос:

Изучить положение об экспертной комиссии в «Российском морском Регистре Судоходства». Определить состав экспертной комиссии в данной организации, объяснить каждую кандидатуру. Отметить функции экспертной комиссии, ее задачи, сроки работы. Попытаться самостоятельно составить приказ о создании экспертной комиссии.

Четвертый вопрос:

Просмотреть протоколы заседания экспертной комиссии РМРС об уничтожении дел и изменении сроков хранения. Обратить внимание на состав комиссии, повестку дня заседания и принятое решение. Составить протокол конкретного заседания экспертной комиссии, учитывая все аспекты оформления.

 

Практическое занятие №8

«Подготовка и передача дел в архив организации»

Основные вопросы:

1. Требования нормативно-методических документов к подготовке и передаче дел в архив организации.

2. Оформление дел для сдачи в архив организации (на конкретном примере). Составление описи и акта об уничтожении документа.

3. Правила полного и частичного оформления дел. Оформление обложки дел.

4. Порядок сдачи дел в архив структурного подразделения «Российского морского Регистра Судоходства». Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива.

Темы докладов и рефератов:

1. Оформление дел постоянного и временного хранения (привести примеры).

2. Федеральная архивная служба: нормативно-методическая база, функции, задачи, значение.

3. Разновидности описей и их характеристика.

4. Особенности работы ведомственного архива конкретной организации.

Литература:

1. ГОСТ 17.914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М., 1984.

2. ГОСТ Р 5141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1999.

3. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т. и др. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. М., 1991.

4. Основы законодательства РФ об архивном фонде РФ и архивах от 07.07.93. № 5341-1. «Отечественные архивы», 1993, № 5.

5. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

Методические рекомендации:

Первый вопрос:

Изучить основные правила работы ведомственных архивов, типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, зафиксировать правила формирования дел и порядок подготовки документов к сдаче в архив организации.

Второй вопрос:

Изучить правила оформления дел для сдачи в ведомственный архив в «Российском морском Регистре Судоходства». Составить внутреннюю опись конкретного дела, пронумеровать документы дела. Составить акт об уничтожении конкретного документа в делопроизводстве РМРС.

Третий вопрос:

Изучить правила оформления дел и перечислить требования к оформлению документов в деле «Российского морского Регистра Судоходства». Сосредоточить внимание на соответствие заголовков дел документам, помещенным в дело. Обратить внимание на наличие в деле документов с различными сроками хранения. Самостоятельно оформить обложку конкретного дела по правилам ГОСТа.

Четвертый вопрос:

Изучив нормативно-методические документы: ГОСТ Р 5141-98. Делопроизводство и архивное дело; Основные правила работы ведомственных архивов; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения; Положение о работе архива «Российского морского Регистра Судоходства». Составить инструкцию по порядку сдачи дел в ведомственный архив структурными подразделениями РМРС. Указать на организацию совместной работы службы ДОУ и архива в РМРС.

 

Практическое занятие №9

«Организация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан»

Основные вопросы:

1.Законодательно-нормативная база, регламентирующая работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

2.Организация работы с обращениями граждан: задачи, особенности и значение в современных условиях.

3.Направления совершенствования работы с обращениями граждан в государственных и общественных организациях.

Темы докладов и рефератов:

1. Роль обращения граждан для демократизации общественных процессов и формирование общественного мнения в нашей стране.

2. Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных учреждениях. Проблемы и возможности.

3. Организация приема граждан в общественных организациях. Эффективность результатов обращения.

4. Анализ тематики обращения граждан в определенные периоды развития нашей страны.

Литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Учебное пособие. М.-2000;

2. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие (с образцами докум.) М.-1999;

3. Государственный стандарт РФ Р6.30-97 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. М.-1997;

4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Новосибирск.-2000;

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.-2000;

6. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. М.-2000.

 

Методические рекомендации:

Первый вопрос:

Изучить законодательную базу, регламентирующую работу учреждений с предложениями, заявлениями и жалобами граждан. Отметить особенности нормативных документов по организации работы с обращениями граждан в государственных учреждениях и общественных организациях. Проследить судьбу конкретного обращения в выбранной Вами организации.

Второй вопрос:

Рассмотреть основные задачи делопроизводственной службы по организации работы с обращениями граждан. Заострить внимание на особенностях организации этого вида работ в России, в разные периоды ее решения. Проанализировать значение правильной организации работы с обращениями граждан на эффективность аппарата управления учреждения. Отметить возрастающую роль обращений граждан в современных условиях развития государства.

Третий вопрос:

Отталкиваясь от нормативных документов о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в различных учреждениях, разработать основные направления совершенствования организации работы по обращениям граждан. Для разработки этого документа необходимо также учесть современное состояние общественного мнения по вопросам государственного управления и проводимых государством реформ.

Список тестов для оценки качества подготовки