Эталоны ответов к тестам для самоконтроля

УЭ № 1. 1 – в; 2 – а; 3 – б - судебные протоколы, в - приговоры, г - дипломатические соглашения; 4 – б; 5 – а, б, в; 6 – г.

УЭ № 2. 1 – в; 2 – б; 3 – а, б, г; 4 – б; 5 – а, г; 6 – Положение о Федеральном архивном агентстве; 7 – б.

УЭ № 3. 1 – а, б, д; 2 – а, б, г; 3 – г; 4 – в; 5 – а, в.

УЭ № 4. 1 – Совокупность архивных документов, представляющих ценность являющихся неотъемлемой часть историко-культурного наследия народов РФ. 2 – Быстрого поиска документов. 3 – 1) Архивного фонда; 2) архива; 3) архивного фонда. 4 – 1) по формам собственности; 2) видам носителей; 3) срокам хранения. 5 – В состав АФ РФ входят все ценные архивные документы любой формы собственности. 6 – Ценные архивные документы независимо от вида носителя, формы собственности, местонахождения (хранения), времени создания.

УЭ № 5. 1 – б. 2 – б. 3 – а, б. 4 – б) архивные учреждения; в) научно-исследовательские учреждения.

УЭ № 6. 1 –..., подчиненный органу управления архивным делом или местной администрации. 2 – С постоянным составом документов; с переменным составом документов. 3 – Постоянный срок хранения. 4 – 1) обеспечить сохранность документов для будущих поколений; 2) использовать архивные документы в интересах общества. 5 – Государственные архивы хранят документы, подтверждающие исторические факты, являющиеся источником знаний об историческом развитии общества. 6 – Федеральные и государственные архивы России (РГА) – 17.

УЭ № 7. 1 – Архивы, находящиеся в подчинении соответствующей организации, не входящей в систему Росархива или являющейся структурным подразделением организации. 2 – 1) отраслевой государственный фонд; 2) центральный отраслевой архив министерства, ведомства; 3 – Центральный архив министерства, ведомства; 4 – Объединенный ведомственный архив. 5 – Объединенный межведомственный архив. 6 – Архив учреждения, организации, предприятия. 1. Комплектование; 2. Обеспечения сохранности; 3. Подготовки документов к передаче на госхранение; 4. Использования архивных документов; 5. Контроля и помощи СДОУ. 6. Контроля и помощи архивам подведомственных организаций. 4. Объединенный ведомственный архив. 5. 1. Прием документов из структурных подразделений; 2. Проведения экспертизы ценности.

УЭ № 8. 1 – 1) по происхождению документов; 2) логический (тематический). 2 – 1. Архивный фонд учреждения; 2. Архивный фонд личного происхождения; 3. Объединенный архивный фонд; 4 Архивная коллекция. 3 – Архивный фонд учреждения образовался в процессе деятельности учреждения, архивный фонд личного происхождения – в процессе жизни и деятельности лица, рода, семьи. 4 – учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. 5 – Архивная коллекция.

УЭ № 9. 1 – Фондирование – это организация документов в пределах архивного фонда. 2 – 1) Определение границ архивного фонда; 2) Определение фондовой принадлежности документов. 3 – 1) официальные даты образования и ликвидации учреждения; 2) даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода. 3) даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений фонда. 4 – Да. Крайние даты могут быть расширены за счет публикации каких-либо документов, или сужены в связи с отсутствием документов. 5 – а) по названию учреждения-получателя, б) по названию учреждения-автора. в) по названию учреждения.

Приложение 1

Основные термины по делопроизводству и архивному делу

1. Архив – отдельная организация, структурное подразделение или отдельный участок работы юридического лица, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью их использования.

2. Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда юридического лица, предназначенный для их учет и раскрытия содержания.

3. Архивная справка – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о документах, хранящихся в данном архиве.

4. Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит дальнейшему хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.

5. Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанная между собой, подлежащая дальнейшему хранению после окончания оборота документов в текущем делопроизводстве.

6. Архивный фонд Российской Федерации – совокупность архивных документов, имеющих историческое, социальное, научное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

7. Документ – информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. Документ Архивного фонд Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

9. Документальный фонд – совокупность документов, образовавшаяся у юридического лица в процессе его деятельности.

10. Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения между работником и работодателем.

11. Инструкция по делопроизводству – нормативный документ, определяющий порядок ведения делопроизводства в организации.

12. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

13. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в юридическом лице, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

14. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

15. Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания или методические рекомендации по срокам хранения документов.

16. Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе, подтверждают достоверность его происхождения.

17. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности юридического лица.

18. Служба ДОУ – служба документационного обеспечения управления.

19. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Приложение 2

Перечень основных нормативных правовых актов и методических документов, необходимых для организации работы архива юридического лица

 

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” – Закон № 125-ФЗ.

2. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 “О государственной тайне” (в ред. От 22.08.2004).

3. Закон РФ от 09.07.1993 № 5351-1 “Об авторском праве и смежных правах” (в ред. от 20.07.2004).

4. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” (в ред. от 10.01.2003) – закон № 24-ФЗ.

5. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”.

6. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (в ред. от 30.06.2003) – Закон № 129-ФЗ.

7. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ “Об акционерных обществах” (в ред. от 06.04.2004) – Закон № 208-ФЗ.

8. Федеральный закон от 09.06.2003 № 68-ФЗ “О государственной регистрации прав на недвижимое имущество”.

9. Федеральный закон от 08.08.2001 №129-ФЗ “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” (в ред. от 02.11.2004).

10. Федеральный закон от 26.10.2002 №127-ФЗ “О несостоятельности (банкротстве)” (в ред. от 22.08.2004) – Закон № 127-ФЗ.

11. Федеральный закон от 22.04.1996 № 39-ФЗ “О рынке ценных бумаг” (в ред. от 28.07.2004).

12. Федеральный закон от 02.12.1990 № 395-1 “О банках и банковской деятельности” (в ред. от 02.11.2004_ - закон № 395-1.

13. Федеральный закон от 25.02.1999 № 40-ФЗ “О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций” (в ред. от 20.08.2004).

14. Распоряжение Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р “Об улучшении хранения и использования документов по личному составу”.

15. Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р “Об обеспечении сохранности документов по личному составу”.

16. Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс “Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ”.

17. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

18. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Министерства финансов РФ от 29.07.1998 № 34н (в ред. от 24.03.2000).

19. ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

20. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, уст. Приказов Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.

21. Основные правила работы ведомственных архивов, утв. Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 № 263.

22. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

23. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, уст. Приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

24. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

25. Примерный договор между учреждением государственной архивной службы и организацией, предприятием о взаимоотношениях в области архивного дела и делопроизводства, утв. Письмом Роскомархива РСФСР от 16.12.1991 № 4/1003.

Приложение 3

 

                                                                         Утверждено

                                                                         приказом Роскомархива

                                                                         от 18.08.1992 № 176

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия

 

Общие положения

1.1. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях.

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службе, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утратой и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственности в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательском Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положение и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7. Архив учреждения работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации.

2.4. Личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив.

2.5. Служебные и ведомственные издания.

2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.

Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2. В соответствии с возложенным на него задачами архива осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представления описей на рассмотрение зкспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения.

3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения.

3.2.10. Ежегодного представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.