Информационно – справочные документы

К ним относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и др. (они не являются обязательными к исполнению).

Докладная записка – жанр внутренней документации, документ должностного лица, адресованный руководителю учреждения, информирующий о имеющем место явлении, факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполненной работе. Носит информационный характер, отчётный или инициативный. Цель – побудить руководителя принять определённое решение.

Объяснительная записка – жанр внутренней документации, адресованный должностным лицом должностному лицу вышестоящей инстанции, содержащий информацию о каком-либо факте

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на собраниях и заседаниях коллективных органов. В отличие от стенограммы, здесь фиксируются только основные положения, высказанные на собрании. Решения выносятся по каждому вопросу отдельно.

Служебное письмо – средство общения между организациями и официальными лицами. Инициативные с.п. – письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-приглашение, письмо-рекламация, письмо-рекомендация, гарантийное письмо, благодарственное письмо, письмо-подтверждение, письмо-отказ.

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Текст может состоять из одного предложения, начинается с ключевого слова «направляем».

Гарантийное письмо. Ключевые слова: гарантировать, войти с кем-либо в договорные отношения.

Рекламация (претензия). Ключевые слова: возместить убытки, в связи с…, был оплачен в полной мере, было обнаружено, были возвращены, понесённые убытки.

Частные деловые бумаги имеют унифицированную форму, но вариативное содержание.

Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности. Автобиография имеет следующие реквизиты: название вида документа; текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке); подпись; дату.

Заявление – документ, с которым частное лицо обращается в какую-либо организацию для реализации или защиты своих интересов. Реквизиты: адресат - (кому), ФИО, адрес, тел. заявителя; текст заявления; список приложений; подпись заявителя, дата. Ключевые слова: прошу, довожу до Вашего сведения, в случае неполучения ответа.

Допустимы 2 формы при обозначении автора заявления: род. п. без предлога (заявление чьё? Иванова А.Т.) и форма р.п. с предлогом «от»: (от кого направлен документ).

Директору по стратегическому развитию

(фамилия)

начальника отдела (или

«от начальника») управления проектами

Ткаченко А.А.

Заявление

Прошу предоставить мне очередной отпуск на 24 рабочих дня с 01.06.2019 г.по 30.06. 2019 включительно.

Дата Подпись

Справка – документ от организации частному лицу для предоставления в другую организацию, содержащий и подтверждающий некую информацию. Ключевые слова: дана, для предъявления в… Реквизиты: от кого, кому, с какой целью.

Справка

Дана водителю автомобиля марки «Газель» номерной знак М128АС Иванову Алексею Петровичу в том, что в совершении аварии, происшедшей на ул. Абая у дома № 44 в 13ч. 20 мин. 28 апреля 2019г., виновен водитель грузовой машины марки МАЗ номерной знак Х234РО Трофимов А.Н., водитель автокомбината №3 ул. Озёрная, 4, проживающий по адресу: г.Талгар, ул. Кобыланды батырад.45, кв. 19

Справка дана для предъявления в суд Бостандыкского района г. Алматы.

Начальник отдела подпись Семёнов В.И.

печать

Доверенность – документ, дающий право действовать от имени выдавшего документ лица. Реквизиты: место написания, дата, основной текст, удостоверительная надпись, скреплённая печатью организации. Доверенность выдаётся в одном экземпляре. Например:

Доверенность

г. Нур-Султан, пятое июня две тысячи девятнадцатого года

Я, Попова Ирина Сергеевна, приживающая в г.Нур-Султан по улице Бейбитшилик, 24, кв. 48, доверяю Новиковой Светлане Петровне, проживающей в г.Нур-Султан по ул.Кенесары, 12, кв. 35, удостоверение личности серия…, №….., выдан…(кем)…, получить в отделении №6 «Казпочты» посылку на мое имя.

(подпись).

Подпись Поповой И.С. удостоверяется

ФИО нотариуса

(дата) (подпись)

(печать)

Характеристика – документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, учебной, общественной деятельности, о деловых качествах кого-либо. После заголовка существительное в род. п. без предлога: чья?

Характеристика

Ведущего инженера Дирекции по производству ТНП Огнева Геннадия Касьяновича.

Текст состоит из 3-х частей:

1. Характеристика по основному виду деятельности: грамотность, компетентность (о специалисте).

2. Дисциплинированность.

3. Положительные и отрицательные черты характера

Резюме (от франц. resume - излагать вкратце) - краткая анкета физического лица, представляемая работодателю или в посредническую фирму по набору кадров для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение вакантной должности. Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу, поэтому следует знать основные правила его составления. Текст резюме составляется в произвольной форме, однако содержательная часть должна отражать следующие основные сведения:

– Фамилия, имя и отчество автора резюме (в именительном падеже).

– Домашний адрес.

– Контактная информация: номер телефона и/или другая информация, с помощью которой можно оперативно связаться с автором, например, электронная почта и др. Если необходимо, указывается время доступности абонента по контактному адресу.

– Дата и место рождения.

– Гражданство.

– Семейное положение, наличие детей, их возраст.

– Цель. В данном пункте указываются конкретная цель, которую преследует автор, подавая резюме, например: Трудоустройство на должность начальника отдела сбыта с окладом не менее 100 000тг.

– Образование. Сведения о полученном образовании излагаются в обратном хронологическом порядке. В этом пункте указывается не только основное образование, полученное в среднем или высшем учебном заведении, и специальность, которой автор овладел по окончании учебного заведения, но и дополнительное образование, полученное на специальных курсах.

– Опыт работы. Сведения о трудовой деятельности (место работы и занимаемая должность) излагаются также в обратном хронологическом порядке.

– При описании места работы следует указывать полностью наименование предприятия, его местонахождение, а также сферу деятельности, например: Фирма "ПЛЮС" (Казахстан, г.Караганды), розничная торговля продовольствием и ТИП.

– Часто рекомендуется указывать не только занимаемую должность, но и конкретные функции, которые исполнял автор, а также его личный вклад.

– Дополнительные сведения. В этой графе может быть указана любая информация, характеризующая автора резюме: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, а также сведения, которые могут позитивно заинтересовать работодателя или агентство, например: личностные качества, готовность к работе с ненормированным рабочим днем и командировками, наличие деловых связей и др. Можно указать также, кто готов дать отзыв о вашей работе.

Резюме составляется на языке, который является рабочим там, куда резюме представляется. Иногда это могут быть два варианта: на русском и иностранном языке. Резюме представляется в напечатанном виде. Фотография обычно не прилагается, за исключением особо оговоренных случаев. Не следует увлекаться детализацией и делать резюме объемным. Резюме молодого специалиста должно поместиться на одной странице, специалиста с большим опытом - не более чем на двух. Не рекомендуется указывать свои антропометрические данные (если это не оговаривается специально), знак зодиака, социальное происхождение, вероисповедание, политические взгляды и национальность, а также увлечения, если они не связаны с работой, на которую претендует автор. Резюме подписывается с обязательным указанием даты.

1. Ответьте на вопросы:

- Что такое документ?

- На какие виды делятся документы?

2. Выпишите слова, принадлежащие письменной деловой речи.

Десять, тождественный, подлежит изъятию, чуть-чуть, домовладелец, тетрадь, истец, мешанина, инвентаризация, местожительство, жульничать, текущий период, нынешний, безотлагательно, уведомление, в самом деле, нижеизложенный, немножко, бюрократ, вознаградить за труды, нетрудоспособность, жилье, приводить к общему знаменателю, принять к исполнению, жилищный фонд, надлежащий, предписывать, чудесный случай, проводить исследование, ходатайствовать, привлечь к ответственности, поставить на вид, установленный порядок, единовременное пособие, посоветовать, содействовать, прямые обязанности, прогулка, соглашение, несоблюдение, дипломная работа, просрочка, ответчик.

3. Укажите наиболее вероятные варианты сочетаемости данных глаголов с существительными. Составьте предложения.

Образец: разрешить спор. Экономические споры часто разрешаются в судебном порядке.

Внести, высказать, заслушать, затребовать, обеспечить, объявить, предоставить, принести, составить, продлить, произвести, принять, предпринять, представить, оказать, рассмотреть, удовлетворить.

4. Подберите к данным существительным глаголы, с которыми они сочетаются в деловой речи: приказ, выговор, служебное письмо, счет, оклад, порицание, контроль, акт, благодарность, апелляция.

Слова для справок: предъявить, осуществлять, направить, составить, устанавливать, возложить, объявить, вынести, издать, подать.

5. Образуйте словосочетания, имеющие окраску официально-делового стиля, подобрав к приведенным ниже существительным согласованные и несогласованные определения: Ответственность, действия, лицо, пособие, меры, порядок, полномочия, обстоятельства, рассмотрение, срок, ущерб, цена, обслуживание, отношения.