Беседа и ее разновидности. Виды деловых бесед.

Главной особенностью беседы является её диалогический харак­тер: собе­седники по очереди выступают и в роли говорящего, и в роли слушающего; каждый имеет воз­можность высказаться и выслушивает партнера по беседе.

Если беседа происходит в повседневной жизни – дома, на улице, в транс­порте – это бытовая беседа.

Беседа, которая связана с общением на работе – решением органи­зацион­ных, коммерческих проблем, исполнением служебных обязанно­стей – это деловая беседа. Это обмен взглядами, мнениями, информа­цией, направлен­ное на решение определен­ной проблемы.

При этом такие беседы могут проходить в разной обстановке, и по­этому можно выделить официальные и неофициальные деловые бесе­ды.

По характеру вопросов, которые обсуждаются на таких беседах, можно выделить:

1) кадровые беседы (прием на работу, увольнение или перемена должности);

2) дисциплинарные (обсуждение нарушения трудовой дисципли­ны, пра­вил ра­боты организации). Решение о наказании следует выражать просто, четко, делая ак­цент на понимании и правильной оценке случив­шегося. Для того чтобы избежать разговора в форме «разноса» и провес­ти его конструк­тивно, не вызывая ненужной враждебности со стороны сотрудника, не застав­ляя его занимать оборонительную позицию, беседу следует строить, соблюдая следующую очередность в сообщении ин­формации: сооб­щение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника; со­общение кри­тического характера; сооб­щение похвально-поучительно­го характера; необходимо быть конкрет­ным и избегать неясных оборотов типа «Вы сде­лали не то, что нужно» и т.п.; критиковать выполнение задания, а не лич­ность;

3) проблемные (направлены на разрешение конфликтов);

4) организационные (обсуждается технология выполнения зада­чи);

5) творческие (вырабатываются концепции, обсуждаются проек­ты);

6) прием посетителей.

Все эти вопросы могут обсуждаться и в официальной, и в неофи­циальной обста­новке. Однако, разумеется, прием посетителей может быть только офи­циальным!

3) Цели и задачи деловой беседы. Структурная организа­ция беседы.

Задачи деловой беседы - лучше понять характер проблемы, ко­торую нужно ре­шить, или убедить партнера принять ваши предло­жения.

Беседа - это форма непосредственного общения с обязательной об­ратной связью, именно поэтому она создает возможность развития не­формальных отношений между сотрудниками или партнерами. Такие отношения помо­гают обеспе­чивать управленче­ский процесс.

Деловая беседа обеспечивает совместный поиск, выдвижение и оператив­ную раз­работку рабочих идей и замыслов, а также контроль над уже нача­тыми мероприятия­ми. Кроме того, деловая беседа помогает поддерживать деловые контакты; стимули­рует деловую активность.

Деловая беседа вместе с этапом подготовки и осмысления резуль­татов со­ставля­ет цикл из 3 этапов:

I. Сначала необходимо определить цель беседы, круг во­просов для об­суж­дения. Важно учитывать интересы партнера по беседе.

При подготовке к важной беседе составляют предварительный портрет участни­ков. Для этого используют информацию об их служеб­ном положении, заслугах, обще­ственной деятельности, любимых и за­претных темах для разго­вора и т.п.

Затем вырабатываются стратегия и план беседы. Можно составить даже предва­рительный текст своего выступления перед партером, в который вой­дут ключевые по­нятия и полностью сформулированное деловое предложение. Можно провести репетицию беседы, самостоятельно или при по­мощи кол­леги. Это поможет осмыслить материал и запомнить, во-пер­вых, последова­тельность изло­жения, во-вторых, те фрагменты, которые вам нужно будет свободно использовать в ходе деловой беседы.

Ну и, наконец, нужно вместе с партнерами определить место и время про­ведения беседы. Если вы приглашаете партнера к себе, то бе­седа пройдет или в вашем кабине­те, или в специальной комнате для переговоров. При этом помните, что время и место также могут повли­ять на результат.

II. Основные этапы самой беседы следующие: 1) начало беседы; 2) инфор­мирова­ние партнеров (изложение своей позиции и ее обоснова­ние, выяснение позиции собе­седника); 3) аргументирование выдвигае­мых положений; 4) принятие решения; 5) за­вершение беседы.

Беседа начинается с приветствия и осмысления первых впечатле­ний о пар­терах. Вступительная часть беседы может занимать около 15% всего вре­мени встречи, но это очень важная часть. Ее можно срав­нить с настройкой инструментов перед концер­том. На этом этапе мы: а) снимаем психологиче­скую напряженность и создаем благо­прият­ную атмосферу для беседы, б) устанавливаем контакт, стараемся достигнуть взаимо­понимания. Как это де­лается? Для установления контакта ис­пользуют метод снятия напряжения, который включает несколько при­ятных фраз личного характера, может ис­пользоваться легкая шутка. Мы проявляем искренний интерес к личности партнера и к его делам. Управление этим процессом должна взять на себя принимаю­щая сторо­на или же старший по возрасту.

Ну и, кроме того, задачи этой фазы беседы - привлечь внимание к теме раз­говора и пробудить интерес собеседника. Это уже переход к ос­новной части беседы. Обычно более внимательно мы слушаем именно начало разговора, поэтому так важно пра­вильно приступить к обсужде­нию интересующего вас вопроса. Переход может быть прямым – начинаться с изложения сути дела. Так обычно поступают при кратковременном рабочем контакте (разго­вор руководителя с подчи­ненным, например). Можно использовать метод "зацеп­ки". В качестве "зацепки", кото­рая поможет привлечь внимание к обсуждае­мой проблеме, можно ис­пользовать необычный вопрос, сравнение, изложение личных впечатле­ний или какого-либо события, даже анекдот.

Нельзя начинать разговор с извинений и проявления неуверенно­сти; нельзя в пер­вых словах продемонстрировать неуважение к собесед­нику ("Давайте с вами быст­ренько рассмотрим..."), нельзя сразу раскры­вать разногласия и заставлять собеседника занимать оборонительную позицию.

В главной части беседы обычно есть активная сторона – инициа­тор бесе­ды, кото­рый стремится придерживаться определенного направ­ления. В ходе беседы нужно сохранять доброжелательный и спокойный тон. Убеждать со­беседника нужно не агрессивно, как можно меньше ут­верждая. В то же время нужно и ему давать возможность высказать до конца свою мысль, а отвечая, не пытаться уличить в чем-то или несмот­ря ни на что настоять на своем мне­нии. В заключение принимающая сторона или инициатор подводит итоги и показыва­ет, как можно использовать полученную информацию. Обычно это и служит сигналом завершения беседы.

III. Когда беседа завершена, остается произвести ее критический разбор на осно­ве тех записей, которые вы сделали в ходе беседы. Про­анализируйте собственные слова и поведение собеседника в ходе бесе­ды: четко ли вы фор­мулировали мысли, были ли убедительными ваши доводы, всегда ли вы по­лучали удовлетворительные от­веты на свои вопросы. А главное, вам нужно ответить на вопрос: удовлетворяют ли вас итоги беседы? Если нет, то когда можно продолжить обсуждение затронутых во­просов?