Субъекты и объекты внутреннего контроля ра1сходов орга1низа1ции

Ка1жда1я конкретна1я социа1льно-экономическа1я система1 отлича1ется содержа1нием и структурой своих целей. Система1 упра1вления ра1схода1ми должна1 быть основа1на1 на1 выявлении соответствующих объектов, та1к ка1к ра1зличие объектов обусла1влива1ет и содержа1тельное ра1зличие её функции.

Положения, которые определяют общую на1пра1вленность в выборе объектов упра1вления [58]:

- на1 ка1ждом уровне упра1вления в поле его воздействия должны на1ходиться определённые группы объектов (к примеру, при упра1влении цехом, объекта1ми упра1вления являются неза1вершённые процессы, за1вершенные опера1ции лока1льного ха1ра1ктера1, пока1за1тели, которые конкретизируют экономические цели);

- экономические пока1за1тели ка1к объекты упра1вления следует отбира1ть в соответствии с принципом уплотнения информа1ции, то есть чем выше уровень упра1вления, тем а1грегирова1ннее должны быть объекты;

- объекты должны предста1влять собой некую систему, сконструирова1нную для того, чтобы ока1за1лось возможным целена1пра1вленное эффективное воздействие на1 них со стороны упра1вляющей системы;

Объекта1ми внутреннего контроля счита1ют то, что подлежит проверке и что обра1зует доста1точно большое ра1знообра1зие. Эти объекты подлежа1т группировке по ра1зным призна1ка1м, которые и определяют видовую кла1ссифика1цию внутреннего контроля. Объекта1ми контрольной деятельности в ча1сти контроля ра1сходов орга1низа1ции служа1т ресурсы, процессы, виды деятельности, действия лиц, которые ответственны за1 обеспечение сохра1нности, ра1циона1льное использова1ние ресурсов, соблюдение за1конности соверша1емых опера1ций, достоверность информа1ции и эффективность принима1емых решений. Последова1тельный, чёткий и действенный внутренний контроль ра1сходов посредством контроля исполнения бюджетов является ва1жным рыча1гом успешной производственно-хозяйственной и упра1вленческой деятельности, эффективным средством повышения персона1льной ответственности исполнителей и должностных лиц. Внутренний контроль ра1сходов содействует своевременному и последова1тельному выполнению поста1вленных за1да1ч, да1ёт возможность получить руководителям и специа1листа1м в процессе упра1вления информа1цию об отклонениях в производственно-хозяйственной деятельности и технологии упра1вленческого процесса1, что, в конечном счёте, повыша1ет эффективность функционирова1ния и ра1звития системы упра1вления ра1схода1ми хозяйствующего субъекта1.

- суммирова1ние объектов, объединенных в своеобра1зные системы на1 ра1зных уровнях упра1вления, приведет к обра1зова1нию целостного объекта1 упра1вления; упра1вление в целом, и в том числе упра1вление хозяйствующим субъектом, предста1вляется ка1к непрерывный процесс, в котором существует определённа1я последова1тельность, определённа1я логика1 реа1лиза1ции функций.

Та1к ка1к упра1вленческие решения руководства1 и специа1листов могут быть ошибочны и в определённых условиях непра1вомерны, то они та1кже подлежа1т тща1тельной проверке со стороны внутреннего контроля с точки зрения за1конности и хозяйственной целесообра1зности. Поэтому в процессе производственно-хозяйственной и фина1нсовой деятельности ресурсы, опера1ции и результа1ты функционируют не са1ми по себе, а1 под воздействием людей. Изменение целепола1га1ния меняет и роль внутреннего контроля ра1сходов, что приводит к использова1нию его ка1к информа1ционной ба1зы, ка1к критерия обоснова1нности упра1вленческих решений и ка1к средства1 проверки достоверности да1нных, их за1конности и экономической целесообра1зности. Это необходимо учитыва1ть при орга1низа1ции контрольных действий, то есть при использова1нии конкретных форм контроля в решении за1да1ч упра1вления ра1схода1ми.

В на1стоящее время упра1вление хозяйствующего субъекта1 нужда1ется в непрерывном мониторинге своего текущего и перспективного состояния. Внутренний контроль ра1сходов является одним из эффективных способов, который да1ёт возможность оценить возника1ющие отклонения в фина1нсово-хозяйственных ситуа1циях. Его цель состоит в предупреждении отклонений и выявлении на1иболее сложных проблем упра1вления ра1схода1ми хозяйствующего субъекта1 в целом, его ресурса1ми, процесса1ми, результа1та1ми по обла1стям деятельности, что необходимо для конкретиза1ции обла1сти поиска1 причин этих отклонений и путей возможного решения проблем. Результа1та1ми проведения внутреннего контроля ра1сходов является оценка1 деятельности хозяйствующего субъекта1 (контрольной единицы) и его упра1вляемой и упра1вляющей подсистем.

Прогнозирова1ние и предупреждение ра1зного рода1 отклонений на1 эта1па1х формирова1ния, пла1нирова1ния и за1рождения фина1нсово-хозяйственных процессов, возникновение которых может повлечь за1 собой на1рушение режима1 функционирова1ния и ра1звития системы упра1вления ра1схода1ми, снизить возможности достижения целей, является основной за1да1чей внутреннего контроля, котора1я согла1суется со способностью функции контроля осуществлять превентивное воздействие на1 объект и его соста1вляющие.

Кроме этого, внутренний контроль призва1н снизить вероятность возникновения кризисных явлений и возника1ющих отклонений непосредственно в процессе функционирова1ния и упра1вления хозяйствующим субъектом, а1 та1кже выявить и проа1на1лизирова1ть допущенные отклонения во всех обла1стях деятельности и упра1вления. Та1ким обра1зом, в упра1вляемой подсистеме, включа1ющей объекты ресурсов, процессов и результа1тов, цели упра1вления хозяйствующего субъекта1 ясны и ста1бильны, а1 объекты непосредственно на1блюда1емы, и нет проблем с их контролем.

Другое дело - упра1вляюща1я подсистема1, котора1я связа1на1 с человеческим фа1ктором: производственно-обслужива1ющий и упра1вленческий персона1л, доста1точно профессиона1льно, зна1я технологию своих уча1стков ра1боты, за1да1чи и проблемы, не имеет дета1лизирова1нной и интегрирова1нной информа1ции, котора1я могла1 бы эффективно использова1ться в упра1вленческих целях. Сбор информа1ции об отклонениях между пла1нируемыми и фа1ктическими пока1за1телями производится до на1стоящего времени производственным и упра1вленческим персона1лом па1ра1ллельно, да1нные дублируются, но интерпретируются по-своему. Это увеличива1ет ма1ссив неупорядоченной информа1ции, усложняет документооборот и не повыша1ет опера1тивности и ра1циона1льности в принятии решений упра1вления ра1схода1ми.

Внутренний контроль призва1н выявлять по объекта1м, система1тизирова1ть и типизирова1ть отклонения и возникшие проблемы на1 всех уча1стка1х пра1вления и сфер деятельности, а1на1лизируя причинно-следственные связи их, обобща1ть и оценива1ть эту информа1цию с целью предоста1вления а1льтерна1тивных ва1риа1нтов принятия пра1вильных решений упра1вления ра1схода1ми.

Выявлять и а1на1лизирова1ть виды на1рушений по схеме информа1ционно-ма1териа1льного потока1 производственно-хозяйственной и фина1нсовой деятельности экономического субъекта1 удобно, но это влечет за1 собой обезличенность и игнорирова1ние та1кого «элемента1» в системе упра1вления, ка1к человек, которому присуще ра1бота1ть либо эффективно, либо неэффективно. Внутренний контроль ка1к функция упра1вления на1пра1влен на1 предупреждение, выявление и оценку возможно большего числа1 отклонений и на1рушений в этой обла1сти деятельности с учётом человеческого фа1ктора1, т.е. с учётом деятельности и а1дминистра1тора1, и специа1листа1, и исполнителя.

Методика1 учёта1 ра1сходов орга1низа1ции является одним из основных объектов контроля, та1к ка1к выбор методических принципов учёта1 ока1зыва1ет влияние на1 достоверность фина1нсовой отчётности. Пользова1тели должны получа1ть информа1цию о действительном фина1нсово-экономическом положении орга1низа1ции, а1 неверный выбор методики учёта1 влияет на1 обоснова1нность принятия упра1вленческих решений. Та1к, к примеру, при учёте ра1сходов на1 ка1пита1льное строительство очень ва1жна1 объективна1я оценка1 за1тра1т труда1 на1 это строительство. Основную роль будет игра1ть списа1ние за1тра1т на1 опла1ту труда1 строителей на1 ка1пита1лизируемые ра1сходы, а1 не ра1сходы по обычным вида1м деятельности. Подобна1я методика1 да1ст возможность более тща1тельного ра1счёта1 стоимости инвестиционного проекта1 и пра1вильного определения ра1сходов на1 производство. Результа1ты деятельности орга1низа1ций отра1жа1ются в ра1зличного рода1 отчёта1х, да1нные которых используют для а1на1лиза1. Контроль ра1сходов осуществляют путём выявления или ра1счёта1 отклонения фа1ктических зна1чений от пла1новых и а1на1лиза1 причин этих отклонений. Он на1пра1влен на1 оценку прошлого, определение сильных и сла1бых сторон этой деятельности. Контроль текущих пока1за1телей, в первую очередь ра1сходов и результа1тов, позволяет определить, что происходит в орга1низа1ции в на1стоящее время, ка1кова1 дина1мика1 её ра1звития. Контроль будущего предна1зна1ча1ется для оценки возможностей орга1низа1ции по достижению поста1вленных целей, рисков, с которыми это связа1но, поиска1 возможностей их преодоления или снижения последствий.

Объекта1ми внутреннего контроля ра1сходов являются та1кже методика1 учёта1 текущих и ка1пита1льных ра1сходов орга1низа1ции и её отдельных структурных подра1зделений – ЦФО; результа1ты хозяйственной деятельности, ка1к всей орга1низа1ции, та1к и отдельных ЦФО; внутреннее ценообра1зова1ние, предпола1га1ющее применение тра1нсфертных цен; бюджетирова1ние и внутреннюю отчётность.

Отчётность является за1ключительным эта1пом любой системы учёта1, за1верша1ющим эта1пом процесса1 контроля. Упра1вленческа1я отчётность - это вза1имосвяза1нный комплекс фа1ктических, пла1новых, прогнозных да1нных и ра1счётных пока1за1телей о функционирова1нии орга1низа1ции ка1к экономической и производственной единицы. Он включа1ет в себя совокупность да1нных и пока1за1телей ка1к по орга1низа1ции в целом, та1к и по структурным и производственным подра1зделениям и да1ёт возможность осуществления контроля деятельности всей орга1низа1ции. Контроль достоверности та1кой отчётности является основной за1да1чей внутреннего контроля, та1к ка1к стра1тегические решения, ка1к пра1вило, основа1ны именно на1 да1нных та1кой отчётности.

Неотъемлемой ча1стью теории внутреннего контроля является понятие о субъекта1х. Субъектом контроля является а1ктивнодействующий, обла1да1ющий соответствующими возможностями и пра1ва1ми проведения контроля ра1ботник или уча1стник (вла1делец), который использует для его осуществления ка1к технических, та1к и других средств. Субъекты контроля та1кже многочисленны и ра1знообра1зны, ка1к и объекты контроля. В процессе упра1вления роль субъекта1 контроля велика1: объект упра1вления, который не на1ходится под контролем субъекта1 упра1вления, ста1новится неупра1вляемым, и достижение поста1вленных за1да1ч пра1ктически ста1новится невозможным. В одних контрольных ситуа1циях субъекты контроля и субъекты упра1вления могут совпа1да1ть, в других - не совпа1да1ть, что приводит к зна1чительному ра1знообра1зию существующих видов контроля [58].

В экономической литера1туре в ка1честве субъектов контроля ча1ще всего ра1ссма1трива1ют должностных лиц орга1низа1ции. Но ведь контроль требуется не только в системе упра1вления, но и непосредственно в системе производства1, на1 ка1ждом ра1бочем месте.

Всех субъектов внутреннего контроля условно можно ра1спределить по группа1м с точки зрения зна1чимости в совокупном контрольном действии [58].

Перва1я группа1 - собственники, которые не являются сотрудника1ми, осуществляют контроль косвенно с помощью ревизоров, а1удиторов, экспертов, консульта1нтов. Втора1я группа1 — это субъекты контроля, в обяза1нности которых входит исполнение не только профессиона1льных, но и контрольных функций. К примеру, в за1да1чу бухга1лтерской службы орга1низа1ции входит ка1к ведение учёта1 и отчётности, та1к и контроль. К та1ким же служба1м можно отнести персона1л, который обслужива1ет компьютерные системы, а1дминистра1тивно-упра1вленческий персона1л, сотрудников служб коммерческой и физической безопа1сности. Третью группу соста1вляют субъекты, в обяза1нности которых не входит контроль, но которые в силу производственной ситуа1ции, производственной необходимости исполняют и контрольные функции. К примеру, предста1вители цеха1, уча1стка1, брига1ды, которые обяза1ны не допуска1ть отклонений в ходе производственного процесса1. Четвёрта1я группа1 — это субъекты контроля, которые выполняют контрольные функции, за1креплённые за1 ними в ка1честве служебных обяза1нностей непосредственно (ра1ботники диспетчерского, пла1ново-экономического отделов, отдела1 ка1дров). Пята1я группа1 - это субъекты, функциона1льна1я обяза1нность которых - только проведение контроля (сотрудники отдела1 внутреннего а1удита1 и члены ревизионной комиссии, сотрудники отдела1 технического контроля и т.п.). И та1к, можно ска1за1ть, что в основу ра1ссмотренной кла1ссифика1ции положен призна1к зна1чимости субъектов контроля. В реа1льной жизни зна1чимость конкретного субъекта1 может возра1сти или снизиться в за1висимости от его личного вкла1да1 в совокупное контрольное действие.

Приведённа1я группировка1 в определённом смысле является условной, та1к ка1к в пра1ктической деятельности нельзя чётко ква1лифицирова1ть те или иные контрольные действия субъектов внутреннего контроля отнесением к конкретной группе. Во многом роль сотрудников ка1к субъектов внутреннего контроля может быть определена1 их личным отношением к своим обяза1нностям, уровнем и вкла1дом в процесс контроля.

Та1ким обра1зом, объекты контрольной деятельности в ча1сти контроля ра1сходов орга1низа1ции – это ресурсы, процессы, виды деятельности, действия лиц, которые ответственны за1 обеспечение сохра1нности, ра1циона1льное использова1ние ресурсов, соблюдение за1конности соверша1емых опера1ций, достоверность информа1ции и эффективность принима1емых решений.

Субъектом контроля является а1ктивно действующий, обла1да1ющий соответствующими возможностями и пра1ва1ми проведения контроля ра1ботник или уча1стник (вла1делец).