Общая концепция, цель и основные мероприятия при внедрении системы 5S

 

Внедрение системы 5S в центральной заводской лаборатории ООО «Арматурный Завод» будет осуществляться с целью увеличения производительности труда сотрудников ЦЗЛ и повышения эффективности её функционирования. Несмотря на существующие сложности предприятия, связанные с сокращением объемов производства в перспективе 5-6 лет (т.е. начиная с 2023-2024 годов) ожидается достаточно значительный рост объемов производства, который в свою очередь будет обуславливать увеличение объемов исследований, выполняемых ЦЗЛ.

Вследствие роста объемов исследований при сохранении текущей производительности может возникнуть потребность в увеличение численности персонала ЦЗЛ. В данной ситуации увеличение производительности труда сотрудников ЦЗЛ позволит исключить потребность в дополнительном персонале, либо её минимизировать, что окажет благоприятное влияние на рентабельность предприятия.

Во-первых, удельный вес расходов на персонал ЦЗЛ (заработная плата, страховые взносы во внебюджетные фонды, расходы на спец. одежду и т.д.) в расчете на единицу физического объема сократить, что приведет к росту прибыли на единицу продукции.

Во-вторых, найм новых сотрудников предполагает возникновение расходов, связанные с их отбором и адаптацией на предприятии. Исключение, либо сокращение потребности в дополнительной персонале в ЦЗЛ обеспечить исключение, либо уменьшение данных расходов, благодаря чему прибыль предприятия увеличится.

Реализация первый 4-х шагов будет необходимо осуществить в течение 2020-2022 годов, чтобы к 2023 году, когда в соответствие с планом развития предприятия ожидается увеличение объемов производства, внедрение системы 5S стало бы оказывать достаточное влияние на производительность труда.

Первым этапом внедрения системы 5S понято считать шаг «1С», представляющий собой сортировки. Однако фактически перед реализацией шага «1С» следует реализовать приведенных на рисунке 3.1. мероприятия.

 

 

Рисунок 3.1. – Подготовительные мероприятия, которые будет необходимо реализовать перед внедрением системы 5S в ЦЗЛ ООО «Арматурный Завод»

 

Первый подготовительным мероприятием перед внедрением системы 5S в ЦЗЛ ООО «Арматурный Завод» будет являться формирование команды реализации проекта, которая в себя будет включать 3 сотрудника:

1. Куратора проекта. Данный сотрудник не должен быть сотрудником ЦЗЛ, чтобы обеспечить влияние личных интересов или коммуникаций. Данный сотрудник должен иметь опыт управления проектами и быть ориентирован на инновационное развитие предприятия.

2. Руководителя ЦЗЛ

3. Специалиста службы управления персоналом

Вторым мероприятием подготовительного этапа будет являться разработка системы премирования сотрудников ЦЗЛ и команды проекта за внедрение системы 5S. Несмотря на достаточно высокий уровень лояльности сотрудников ЦЗЛ эффективность внедрения системы 5S без стимулирования сотрудников будет достаточно низкой. Поэтому разработка и внедрение системы мотивации персонала является крайне важным аспектом.

Третьим подготовительным мероприятием перед внедрением системы 5S в ЦЗЛ ООО «Арматурный Завод» будет являться проведение разъяснительной работы с персоналом лаборатории.

Изначально в ЦЗЛ должно быть проведено общее собрание сотрудников лаборатории, на котором в обязательном порядке должны присутствовать:

- руководитель ЦЗЛ;

- директор предприятия, либо один из его заместителей;

- участники проекта по внедрению в ЦЗЛ системы 5S.

Основными целями общего собрания будут:

1. Предоставление сотрудникам лаборатории полной информации о системе (что собой представляет, с какой целью вводится и т.д.)

2. Демонстрация результатов внедрения системы 5S российских предприятиях в разрезе пользы для самих сотрудников.

В дальнейшем с каждым сотрудником ЦЗЛ должно быть проведено индивидуальное общение, в котором будет участвовать один из членов команды по внедрению системы 5S в ЦЗЛ. Основными целями индивидуального общения будут:

1. Выявление аспектов связанных с внедрением системы 5S, которые сотруднику не были понятны и разъяснение их.

2. Доведение до сотрудника важности внедрения системы 5S.

В дальнейшем непосредственно перед началом этапа 1С с сотрудниками (в небольших группах по 2-3 человека) будет проводиться общение по разъяснению технологии внедрения системы 5S и особенно этапа 1С.

Следующим этапом внедрения системы 5S в ЦЗЛ ООО «Арматурный Завод» будет реализация шага 1С «Сортировка». Основные цели реализации данного этапа при внедрении системы 5S будут определены следующим образом:

1. Какие предметы, из расположенных на рабочем месте, являются часто используемыми (предметы, которые следует оставить на рабочем месте).

2. Какие предметы, из расположенных на рабочем месте, используются со средней интенсивность (предметы, которые следует разместить недалеко от рабочей зоны).

3. Какие предметы, из расположенных на рабочем месте, используются крайне мало (предметы, которые следует разместить в складской зоне, либо утилизировать).

Изначально сортировка будет осуществляться на индивидуальных рабочих местах сотрудников и у основного оборудования по алгоритму, представленному на рисунке 3.2

 

 

Рисунок 3.2. – Алгоритм сортировки предметов на рабочих местах

 

Как видно по данным рисунка 3.2. изначально каждый сотрудник ЦЗЛ будет составлять полный перечень предметов, которые располагаются на его рабочем месте. Этот список будет передаваться куратору проекту. Далее куратор проекта, либо специалист службы управления персоналом, входящий в команду проекта, в течение трех дней будут наблюдать за сотрудниками лаборатории. Наблюдение будет осуществляться за группой сотрудников, рабочие места которых расположены в одном помещении. Основная цель данного наблюдения предварительно идентифицировать частоту использования предметов, расположенных на рабочем месте.

Если тот или иной предмет в течение 3-х дней два или более раз используется сотрудников, то его классифицируют как нужный предмет, который следует оставить на рабочем месте. Если предмет использовался только один раз, то уровень интенсивности его использования не ясен, т.к. он может использоваться как очень редко, а его использование в период наблюдение просто совпадение, а может и достаточно часто. По данным предметам лиц, осуществляющее наблюдение уточняет информацию о частоте использования данного предмета. И по результатам мнения сотрудника этот предмет либо оставляют на рабочем месте, либо относят к предметам, которые должны быть расположены около рабочего места. Предметы, которые в процессе наблюдения не использовались, перемещают в зону карантина и их классификацию осуществляют при помощи технологии красных ярлыков. В ЦЗЛ на каждом этаже будет сформирована отдельная зона карантина. Красные ярлыки будут иметь следующие поля:

1. Рабочее место, с которого данный предмет был перемещен в зону карантина.

2. Дата перемещения в зону карантина предмета

3. Таблицы с данными по использованию предметом в периода карантина с указание даты использовании и сотрудника, который воспользовался данным предметом.

Важно отметить, что при наблюдении будут фиксироваться случае использования предметов расположенных вне рабочего места и их интенсивности. Если предмет используется часто им можно оснастить рабочее место, то оценивается целесообразность приобретения данного предмета (сравнивается соотношение потери рабочего времени и прерывания рабочих циклов и стоимость данного предмета).

В завершении сортировки оценивается мебель и рабочие места, которые в настоящее время не используются. В частности на втором этаже в настоящее время не используются два рабочих места (№8 и №4).

Следующим шагом внедрения системы 5S в ЦЗЛ ООО «Арматурный Завод» будет 2С «Рациональное размещение на рабочих местах предметов». Реализация данного шага будет предполагать реализацию следующих этапов:

1. Перепланировка помещения и перестановка мебели

2. Первичное размещение предметов труда на рабочем месте

3. Корректировка первичной схемы размещения предметов на рабочем месте

4. Осуществление визуализации размещения предметов на рабочем месте.

Рассмотрим данные этапы более подробно. На первом этаже перепланировки размещения оборудования не будет. Изменения будут предполагать:

1. Установку в районе лестнице двух дополнительных стеллажей для хранения образцов для испытаний.

2. Атомно-эмиссионный спектрометр будет помещен на отдельный стол, чтобы у сотрудника, работающего с данным оборудованием, было бы достаточно места для работы на компьютере.

3. Установка дополнительного принтера на рабочее место у атомно-эмиссионного спектрометра.

На втором этаже будет выполнена перепланировка в соответствии со схемой В. Данная перепланировка позволит:

1. Увеличит объем пространства для каждого сотрудника. В настоящее время отдельные рабочие места на втором этаже имеют достаточно мало пространства для сотрудников, что оказывает негативное влияние на их эмоциональное состояние. При этом в настоящее время два рабочих места фактически не заняты и не планируются к использованию. Выполнение перепланировки одновременно с сокращением числа рабочих мест позволит увеличить свободное пространство для сотрудников.

2. Улучшить доступ к шкафам с документацией. В настоящее время большинство рабочих мест достаточно удалены от шкафов с документацией. В результате сотрудники тратят время на то, чтобы взять нужную документацию, а главное хранят документы у себя на рабочей столе, что снижает их производительность (они вынуждены постоянно искать нужные им документы в большом массиве документов, расположенных на рабочем месте, а кроме того много их коллеги могут много время тратить на поиск нужных им документов, т.к. данные папки находятся не в шкафах, а на рабочих местах других сотрудников.

3. Будет обеспечен доступ к принтеру на каждом рабочем месте.

4. Улучшит доступ сотрудников к куллеру.

Также на втором этаже на окнах должны быть установлены жалюзи-вторы, чтобы избежать неблагоприятного влияния прямых солнечных лучей эффективность и производительность труда сотрудников лаборатории. Алгоритм первичного размещения предметов на рабочем месте представлен на рисунке 3.3.

 

 

 

Рисунок 3.3. - Алгоритм первичного размещения предметов на рабочем месте

 

Изначально сотрудник оценивает степень интенсивности каждого предмета, чтобы понимать насколько легко он должен быть доступен. К примеру, не вся канцелярия используется часто. Обычно человек пользует 2-3 предметами постоянно, а остальными раз в день, либо еще реже. Далее в зависимости от интенсивности использования тех или иных предметов сотрудник размещает предметы по рабочему месту и в течение одного дня работает в тестовом режиме, чтобы понять, что им правильно определена интенсивность использования предметов, и данные предметы в целом удобно брать с определенного для них места.

После этого сотрудники при участии руководителя лаборатории и куратора проекта перечень мебели и предметов, необходимых для обеспечения рационального размещения на рабочем месте документов, канцелярии, инструментов, средств защиты и т.д. Все вопросы, связанные с закупкой дополнительной мебели и предметов (согласование списка, подача заявки на приобретение и т.д.), будет решать куратор проекта. После приобретения, сборки и установки предметов и мебели сотрудники на своих рабочих местах будут размещать оборудование в соответствии с первичным планом. В завершении первичного размещения на рабочих местах руководитель ЦЗЛ должен будет обеспечить приведения в порядок проводов, кабелей и розеток:

Во-первых, у каждого рабочего места должна быть установлена стационарная розетка (использование переносок не допускается), при этом все провода должны быть скрыты (коробом, либо изначально на основе скрытой проводки. Данные функции будут выполняться сотрудниками обслуживающего производства ООО «Арматурный Завод», но обеспечивать контроль должен будет руководитель ЦЗЛ.

Во-вторых, обеспечить, чтобы сотрудники обеспечили бы на своих рабочих местах приведение в порядок кабелей и проводов:

- все провода должны содержать небольшие ярлыки;

- идущие вместе провода должны быть стянуты жгутиками;

- все провода должны быть закреплены, не должно быть болтающихся или висящих проводов;

- все разъемы должны быть вынесены с операционной зоны рабочего места. К примеру, USB удлинитель не должен лежать на столе, а быть закреплен так, чтобы его легко было бы взять, но при этом он не мешался бы.

Следующим этапам шага 2С является корректировка первичной схемы размещения предметов на рабочем месте. Изначально в течение месяца сотрудники в процессе работы самостоятельно идентифицируют ошибки в первичном размещении предметов на рабочем месте и исправляют их.

По истечению месяца куратор проекта, либо специалист службы управления персоналом в течение 2-х дней дня будут наблюдать за каждым сотрудником. Они будут фиксировать использование сотрудником предметов и прежде всего насколько ему удобно брать тот или иной предмет. Выявленные неоптимальности в дальнейшем будут разбираться руководителем лаборатории, куратором и самим сотрудником, чтобы найти наиболее эффективное решение размещения оборудования.

Завершающим этапом в ЦЗЛ будет выполняться маркировка, которая будет предполагать.

1. Выполнение на рабочих местах окантовки (будет использоваться краска, нанесенная тонкой кисточкой) основных предметов, которые могут быть смещены сотрудниками. Т.е. окантовку размещения принтера или монитора выполнять не следует, а канцелярии уже надо.

2. На втором этаже красной краской нужно будет нанести опасные зоны, в пределах которых будет нельзя находиться в период работы оборудования.

3. На предметах мебели должны быть выполнены надписи, указывающие на находящиеся в них предметы.

Следующим шагом внедрения системы 5S в ЦЗЛ ООО «Арматурный Завод» будет 3С «Внедрение регулярной уборки, проверки и устранения выявленных в рамках данных проверок замечаний». Реализация данного шага будет предполагать реализацию следующих этапов:

1. Размещение у каждого рабочего места фотографии стандарта содержания рабочего места, который будет представлять собой фотографию рабочего места в соответствии с утвержденной схемой распределения предметов и требуемого уровня чистоты. Фотографии для рабочих мест на втором этаже должны быть распечатаны на формате А4 и размещены в рамке в зоне рабочего места, чтобы сотрудник постоянно видел бы образец. А для рабочих мест первого этажа она должны быть распечатаны на формате А1 и в рамке размещены на стене позади оборудования в месте с хорошим освещением (но чтобы не было бы бликов).

2. Разработка регламента уборки. Руководитель лаборатории совместно с сотрудниками для каждого рабочего места должен разработать данный регламент, который будет содержать следующую информацию:

- элемент рабочего места или предмет, расположенный на нем, который нужно чистить;

- способ отчистки или уборки (как чистить);

- используемые при уборке или отчистки инструменты;

- время отчистки. Периодичность в течение недели, месяца с указанием точного дня (т.е. не «два раза в неделю», а «в понедельник и четверг».) и точным временем в течение дня (допускается указание «после смены»).

- лицо ответственное за выполнение данной операции по отчистке или уборке.

Данный регламент в табличной форме должен размещаться у рабочего места сотрудника, как напоминания порядка действий.

3. Внедрение в ЦЗЛ в конце смены стандартизированного времени для уборки. Чтобы сотрудники не забывали бы выполнять ежедневную уборку. Это не будет освобождать сотрудников от выполнения действий по приведению места в порядок в течение дня, но поможет закрепить привычку убираться на рабочем месте.

Предпоследним шагом внедрения системы 5S в ЦЗЛ ООО «Арматурный Завод» будет 4С «Стандартизация». Реализация данного шага будет предполагать внедрение контрольных листов. В таблице 3.1. представлен рекомендованный к внедрению контрольных лист.

 

Таблица 3.1.

Рекомендованный к внедрению контрольных лист

Анализируемый аспект	Баллы	Примечание
1	2	3
Сортировка
Все ненужные предметы из рабочей зоны удалены (документы, коробки, механизмы, инструменты)?
Оборудование и инструменты расположены в наиболее удобных местах?
Стеллажи, шкафчики и шкафы для инструментов содержат только необходимый инвентарь?
Карантинная зона содержится в порядке?
Средний балл по 1С
Рациональное размещение
Стеллажи и иные места хранения содержат ярлыки с указанием нужного расположения инвентаря?
По возможности используются системы организации хранения материалов и инструментов?
Рабочие места и подходы не загромождены и четко обозначены?
Личные вещи (журналы, сумки, верхняя одежда) хранятся в гардеробе и шкафах?
Имеются в достаточном количестве средства защиты, отвечающие современным требованиям?
Средний балл по 2С
Уборка и поиск способов поддержания чистоты
Систематическая уборка полов: содержатся ли они в чистоте и хорошем состоянии?
Систематическая уборка инструментов и оборудования:  свободны ли они от грузи, пыли и подтеков?
Регулярно ли опустошаются мусорные баки?
Сотрудники ЦЗЛ регулярно чистят оборудование и инструменты без предварительного напоминания?
Средний балл по 3С

Продолжение таблицы 3.1.

1	2	3
Стандартизация
Состояние материалов контролируется?
Все сотрудники знают свои обязанности и имеют представление об общих процессах в ЦЗЛ?
Инструкции о способе выполнения повседневных работ доступны и применяются повсеместно?
Стандарты первых 3S понятны и исполняются?
Средний балл по 4С
Поддержание высоких стандартов и постоянное стремление к улучшению
Рационализаторские предложения вносятся и реализуются?
Информационная доска 5S постоянно обновляется?
Все сотрудники имеют достаточную для выполнения своих обязанностей подготовку?
Все сотрудники понимают и могут объяснить цель внедрения 5S?
Средний балл по 5S

 

Оценка по данному контрольному листу будет осуществляться по 5-ти бальной шкале:

0 - не соответствует;

1 - мало соответствует;

2 - отчасти соответствует;

3 - в значительной мере соответствует;

4 - полное соответствие.

Результаты будут размещаться на стенде 5S, который будет выполнен по аналогии с примером, приведенным в Приложении Д.

Последним шагом внедрения системы 5S в ЦЗЛ ООО «Арматурный Завод» будет 5S «Совершенствование». Реализация данного шага будет предполагать:

1. Размещение на первом и втором этажах ЦЗЛ информационных досок «Было-Стало» по рабочим местам, подвергшимся наибольшим изменениям.

2. Организацию проведения ежемесячных совещаний по 5S c целью обеспечить активность персонала по дальнему совершенствованию.

 

3.2. Организационный план внедрения системы 5S в центральную заводскую лабораторию

 

В таблице 3.2 представлены ожидаемые временные рамки основных этапов внедрения системы 5S в ЦЗЛ.

Таблица 3.2

Ожидаемые временные рамки основных этапов внедрения системы 5S в ЦЗЛ ООО «Арматурный Завод»

Наименование этапа	Временной период внедрения
Подготовительный этап (0С)	Сентябрь-декабрь 2019 года
1С	Январь-март 2020 года
2С	Апрель – август 2020 года
3С	Сентябрь 2020 г.
4С	Октябрь 2020 г.
5S	Декабрь 2020 г.

 

В таблице 3.3 представлены ответственные лица за реализацию и период реализации мероприятий подготовительного этапа внедрения системы 5S.

 

Таблица 3.3

Ответственные лица и период реализации мероприятий подготовительного этапа внедрения системы 5S

Наименование мероприятия	Ответственное лицо	Период реализации
1	2	3
Определение состава команды проекта	Руководитель службы управления персоналом	Сентябрь 2019 г
Утверждение команды проекта	Директор завода
Подготовка материалов к проведению общего собрания с сотрудниками лаборатории	Куратор проекта	Октябрь 2019 г.
Разработка проекта Положения о стимулировании сотрудников к внедрению системы 5S (разрабатывать будет команда проекта)	Куратор проекта
Организация помещения для проведения совещания с сотрудниками ЦЗЛ (вне пределов лаборатории) и обеспечения уведомления всех участников о его проведении	Руководитель ЦЗЛ	Ноябрь 2019 г
Проведение общего собрания с персоналом	Куратор проекта Начальник ЦЗЛ	Ноябрь 2019 г
Согласование проекта Положения о стимулировании сотрудников ЦЗЛ и команды проекта при внедрении системы 5S	Директор завода	Ноябрь 2019 г.
Проведение с сотрудниками ЦЗЛ индивидуальных общений по разъяснению важности системы 5S	Куратор проекта	Декабрь 2019 г

Продолжение таблицы 3.3

1	2	3
Проведение с сотрудниками ЦЗЛ общений по технологии внедрения системы 5S	Начальник ЦЗЛ	Декабрь 2019 г
Доведение до сотрудников ЦЗЛ порядка их премирования за внедрение системы 5S

 

В таблице 3.4. представлены ответственные лица за реализацию и период реализации мероприятий шага 1С.

 

Таблица 3.34

Ответственные лица и период реализации мероприятий шага 1С

Наименование мероприятия	Ответственное лицо	Период реализации
1	2	3
Составление сотрудниками ЦЗЛ полного списка предметов, расположенных на их рабочих местах	Начальник  ЦЗЛ	Январь 2020 г.
Осуществление наблюдения за сотрудниками членами команды проекта	Куратор проекта	Январь-февраль 2020 г.
Применение технологии «Красный ярлык» для сортировки предметов на рабочих местах сотрудников	Начальник  ЦЗЛ	Февраль-март 2020 г.
Определение списка нужны предметов для каждого рабочего места	Куратор проекта	Март 2020 г.

 

В таблице 3.5 представлены ответственные лица за реализацию и период реализации мероприятий шага 2С.

 

Таблица 3.5

Ответственные лица и период реализации мероприятий шага 2С

Наименование мероприятия	Ответственное лицо	Период реализации
1	2	3
Выполнение перестановки мебели на втором этаже ЦЗЛ	Начальник  ЦЗЛ	Апрель 2020 г.
Приобретение и монтаж на окна второго этажа ЦЗЛ жалюзей
Определение сотрудниками ЦЗЛ интенсивности тех или иных нужных предметов и их распределение на рабочем месте

Продолжение таблицы 3.5

1	2	3
Приобретение необходимой мебели, приспособлений для хранения предметов на рабочем месте	Куратор проекта	Апрель 2020 г.
Осуществление первичного размещения предметов на рабочих местах	Начальник  ЦЗЛ	Май 2020 г.
Приведение в порядок кабелей, розеток, проводов и т.д.
Самостоятельная корректировка сотрудником первичной схемы размещения предметов на рабочем месте	Сотрудники ЦЗЛ	Июнь 2020 г
Осуществление наблюдение за сотрудниками с целью оценки оптимальности размещения предметов на рабочих местах	Куратор проекта	Июль 2020 г
Выполнение маркировки мест расположения	Начальник  ЦЗЛ	Август 2020 г

 

В таблице 3.6 представлены ответственные лица за реализацию и период реализации мероприятий шагов 3С-5S.

 

Таблица 3.6

Ответственные лица и период реализации мероприятий шагов 3С-5S

Наименование мероприятия	Ответственное лицо	Период реализации
Изготовление и размещение фотографий стандарта рабочего места	Начальник  ЦЗЛ	Сентябрь 2020 г.
Разработка и размещение регламента по уборке для каждого рабочего места
Внедрение контрольных листов		Октябрь 2020 г.
Создание доски 5S
Изготовление и размещение информационных досок «Было-стало»		Декабрь 2020 г.
Внедрение практики проведения ежемесячных совещаний по теме 5S.

 

В целом первичный этап внедрения системы 5S будет реализован в 2019-2020 годах, однако он будет продолжаться и в дальнейшем.