История развития хранилищ для нефти: Первые склады нефти появились в XVII веке. Они представляли собой землянные ямы-амбара глубиной 4…5 м...
Историки об Елизавете Петровне: Елизавета попала между двумя встречными культурными течениями, воспитывалась среди новых европейских веяний и преданий...
Топ:
Устройство и оснащение процедурного кабинета: Решающая роль в обеспечении правильного лечения пациентов отводится процедурной медсестре...
Проблема типологии научных революций: Глобальные научные революции и типы научной рациональности...
Когда производится ограждение поезда, остановившегося на перегоне: Во всех случаях немедленно должно быть ограждено место препятствия для движения поездов на смежном пути двухпутного...
Интересное:
Национальное богатство страны и его составляющие: для оценки элементов национального богатства используются...
Средства для ингаляционного наркоза: Наркоз наступает в результате вдыхания (ингаляции) средств, которое осуществляют или с помощью маски...
Подходы к решению темы фильма: Существует три основных типа исторического фильма, имеющих между собой много общего...
Дисциплины:
2020-04-01 | 204 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Делопроизводство - деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.
Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:
· создание документов, то есть фиксация их на каком- либо носителе;
· передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
· регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
· систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.
− Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое. Специальные программы - переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты. Текстовые процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.
Возможности текстовых процессоров очень велики, в них текст можно формировать, т.е. оформлять.
Текстовые процессоры позволяют:
· набирать новый текст, используя латинский и национальный алфавит, математические, химические и др. символы;
· просматривать и корректировать (редактировать) существующие документы;
· разделять имеющиеся документы на части и наоборот, объединять несколько документов в один;
|
· изменять масштаб изображения редактируемого документа;
· производить поиск и замену имеющихся цепочек символов;
· форматировать текст (т.е. устанавливать желаемые границы, центрировать заголовки, менять размер шрифта, устанавливать разряженный или уплотненный шрифт, менять межстрочный интервал и т.д.);
· выполнять несложные вычисления непосредственно в тексте;
· разбивать текст на страницы нужной длины и автоматически нумеровать их;
· быстро перемещаться по тексту с помощью бегунков, специальных клавиш и меток;
· работать сразу с несколькими документами (многооконный режим);
· вставлять текст рисунки, видеокамеры, звуковые файлы;
· использовать макропоследовательности (макросы), которые упрощают выполнение трудоемких операций, состоящих из нескольких команд;
· автоматически переносить слова на следующую строку и т.д.
− Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.
− Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят исполнителя и проверяющего о наступлении срока исполнения.
− Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромное количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора. Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.
|
Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство.
В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:
· оперативность в составлении и прохождении документа;
· высокое качество документов;
· оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т. п.);
· безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.
Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры:
· оптимизация распределения обязанностей между управляющим персоналом;
· оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;
· организация компьютерных сетей и внедрение сетевых технологий;
· применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.
|
|
Семя – орган полового размножения и расселения растений: наружи у семян имеется плотный покров – кожура...
Биохимия спиртового брожения: Основу технологии получения пива составляет спиртовое брожение, - при котором сахар превращается...
Двойное оплодотворение у цветковых растений: Оплодотворение - это процесс слияния мужской и женской половых клеток с образованием зиготы...
Наброски и зарисовки растений, плодов, цветов: Освоить конструктивное построение структуры дерева через зарисовки отдельных деревьев, группы деревьев...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!