Глава 1. Организация и средства информационных технологий (ИТ) в делопроизводстве

Содержание

Введение

Глава 1. Организация и средства информационных технологий (ИТ) в делопроизводстве

Предпосылки к применению ИТ в делопроизводстве

Проблемы традиционной технологии

Особенности российского делопроизводства

Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

Информационная среда предприятия

Электронные офисные системы

Система автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело"

Справочно-информационные (справочно-правовые) системы

Комплексные системы

2. Организация делопроизводства и документооборота в гостинично-ресторанном бизнесе

Нормативы, стандарты и требования организации делопроизводства

Исследование систем управления гостиницей по документам

Системы автоматизации делопроизводства

Заключение

Список литературы

Приложение

 

 

Введение

информационный делопроизводство документооборот гостиница

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

На сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

С развитием научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла к использованию новых технологий.

Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде.

Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске и обработке. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). Но и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

Целью курсовой работы является рассмотрение важнейших процессов внедрения новых информационных технологий в делопроизводстве.

 

 

Глава 1. Организация и средства информационных технологий (ИТ) в делопроизводстве

Электронные офисные системы

Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной офисной системы:

·   автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

·   организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

·   осуществление эффективного поиска информации;

·   обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:

·   ввод, подготовка и редактирование документов;

·   регистрация документов;

·   совместная работа над документами;

·   контроль исполнения документов;

·   создание баз данных (хранение документов);

·   прием и пересылка документов;

·   систематизация документов, формирование дел;

·   подготовка к хранению и архивное хранение дел.

В настоящее время на рынке производителей программных продуктов в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:

)   системы управления документами (такие как "БОСС-референт", "ДЕЛО", "DocsVision", и др.);

)   справочно-информационные (справочно-правовые) системы ("КонсультантПлюс", "Гарант", и др.);

)   комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб - такие, как "БОСС-кадровик", и др.).

 

1.4.1.1 Система автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело"

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя два продукта:

·   "ДЕЛО-Предприятие" - многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

·   "ДЕЛО-Секретарь" - полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций или отдельных подразделений крупных организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне "исходящих - входящих документов".

Система "Дело" настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

Заключение

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок.

Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

 

 

Список литературы

 

.   Информационные технологии в делопроизводстве: тексты лекций / сост. О.В. Избушева, О.В. Рыженский, Н.Н. Саримов. - Нижнекамск: Нижнекамский химико-технологический институт (филиал) КГТУ, 2010

.   ЭОС - автоматизация делопроизводства и электронный документооборот [Электронный ресурс]: сайт компании Электронные Офисные Системы. - Режим доступа: http://www.eos.ru/

3. Организация и управление гостиничным бизнесом: Учебник под ред. Лесника А.Л., Мацицкого И.П., Чернышева А.В., - М.: "Интел универсал", 2005.

4. Постановление Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. №490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" (В ред. от 1.02.2005 г. №49) // Российская газета. - 3.06. 97.

.   Приказ Минэкономразвития РФ от 21 июня 2003 г. №197 "Об утверждении Положения о государственной системе классификации гостиниц и других средств размещения" // Российская газета. - 03.09. 2003. - №174.

.   Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.

.   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 г. №536.

.   ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

.   ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - М.: Стандартинформ, 2007.

.   Федцов В.Г. Культура гостинично-туристского сервиса: Учебное пособие. Ростов-на-Дону: Феникс, 2008.

11. http://www.ireb.ru

12. http://www.lanitdv.ru

.   http://www.sgls.ru

 

 

Приложение №1

 

 

 

Приложение №2

 

Таблица 2.1 - Форма регистрационная карточка проживающего (анкета)

Moscow Marriot Grand Hotel АНКЕТА Фамилия Иванов  Имя Антон  Отчество Иванович  Дата рождения 01.06.65  Паспорт № 123456 серия ХХ-АК  Место регистрации г. Тула, \л. Красная, д. 11, кв.57  Цель приезда Командировка  Сроки проживания 01.01.2000 - 06.01.2000  Командировочное удостоверение № 987  Организация "Лицей Тур"  С правилами пожарной безопасности ознакомлен Подпись  Номер комнаты 109  Прибыл 01.01.2009 14.00  Выбыл Продление проживания  Подпись администратора

 

Содержание

Введение

Глава 1. Организация и средства информационных технологий (ИТ) в делопроизводстве