Предпосылки к применению ИТ в делопроизводстве

Управление любой организацией или предприятием осуществляется путем документального оформления решений, доведения их до исполнителей и последующего контроля исполнения. Непосредственно за организацию делопроизводства, т. е. за реализацию принятых правил обработки документов, на предприятиях, как правило, отвечает специальное подразделение - так называемая служба документационного обеспечения управления. На конкретных предприятиях эта служба может называться управлением делами, канцелярией, секретариатом, общим отделом и т. д. В ведении этой службы обычно находится и делопроизводственный персонал других структурных подразделений предприятия.

Функции делопроизводственного персонала заключаются в приеме и регистрации документов, в продвижении документов по предприятию с фиксацией резолюций и отчетов, рассылке документов во вне, а также контроле исполнения документов (резолюций). Для управления движением и исполнением документов делопроизводственный персонал ведет специальные журналы и картотеки, в которых фиксируются перемещения документов, а также связанные с ними резолюции и отчеты исполнителей. Правила регистрации документов на предприятии, состав регистрируемых реквизитов, правила оформления резолюций и передачи документов, правила контроля исполнения, а также порядок заполнения отчетных форм регламентируются соответствующими инструкциями.

Проблемы традиционной технологии

Традиционная технология предполагает, что руководители и исполнители - работают с бумажными документами, а делопроизводственный персонал - отслеживают их действия (регистрируют перемещение документов, резолюции руководителей, отчеты исполнителей и т. д.) с помощью системы журналов и картотек.

При такой технологии информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.

Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов.

Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.

В результате делопроизводственная служба не в состоянии в полной мере осуществлять контроль над документооборотом предприятия. Практически невозможно ответить, например, на такие вопросы: над какими документами работает учреждение и в каком они находятся состоянии, какова история решения того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители? И это притом, что документы и данные о работе с ними персонала являются важнейшим первоисточником всей информации о деятельности предприятия. Именно они позволяют установить связь между показателями ее эффективности, например, финансовыми, с конкретными действиями работников. На многих предприятиях в делопроизводстве используются компьютерные системы. Однако сегодня их функции в большинстве случаев не выходят за рамки ведения "электронной" версии обычного регистрационного журнала или картотеки.

Компьютеризация офиса - оснащение рабочих мест персональными компьютерами и объединение их в сети - привело в последние годы к интенсивным работам по созданию программного обеспечения автоматизации документооборота. Идея, лежащая в основе систем автоматизации документооборота, - выделение функций по обработке документов, которые непосредственно не зависят от характера самих документов и связанных с ними приложений. Действительно, такие функции, как, например, регистрация документов или перемещение их по организации, могут быть реализованы независимо от того, являются ли сами документы служебными записками, договорами или, скажем, платежными документами. Таким образом, системы автоматизации документооборота являются, по сути, интегрирующими технологиями, обеспечивающими унифицированное управление документами в организации и связанными с этими документами специфическими приложениями.