Организация учетной работы и внутренний контроль

 

Организация бухгалтерского учета и отчетности в банках включают: организацию операционного дня, организацию внутреннего контроля, ведение регистров бухгалтерского учета, организацию работы по ведению лицевых счетов, формирование и хранение документов, составление отчетности, формирование учетной политики.

Председатель Правления Банка несет ответственность за организацию и создание необходимых условий для правильного ведения бухгалтерского учета. Председатель Правления отвечает за обеспечение неукоснительного выполнения всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений.

Руководство бухгалтерским учетом в банке осуществляет главный бухгалтер. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности Председателем Правления Банка. Главный бухгалтер, осуществляющий руководство бухгалтерским учетом в Банке, подчиняется непосредственно Председателю Правления Банка. Указания и распоряжения главного бухгалтера в пределах его компетенции обязательны для всех структурных подразделений и работников банка. Права и обязанности главного бухгалтера определяются статьей 7 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» № 3321-ХII от 18.10.1994.

Учет и использование бланков строгой отчетности ведется в соответствии с Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 196 от 18.12.2008, Инструкцией по использованию и бухгалтерскому учету бланков строгой отчетности банками Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Совета директоров Национального банка Республики Беларусь № 273 от 24.08.2009 и локальными нормативными правовыми актами Банка.

Банк осуществляет бухгалтерский учет в соответствии с:

планом счетов бухгалтерского учета в банках Республики Беларусь;

указаниями по применению плана счетов бухгалтерского учета в банках Республики Беларусь;

нормативными правовыми актами Национального банка, регламентирующими вопросы отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций, совершаемых банком, а также иными актами законодательства Республики Беларусь, устанавливающими единые методологические основы бухгалтерского учета и отчетности.

 

Организация учетной работы в банке направлена на:

обеспечение единого подхода к срокам отражения операций в регистрах бухгалтерского учета, совершаемых в течение дня;

прием (оформление), контроль первичных учетных документов при осуществлении операций и отражении их в бухгалтерском учете;

распределение обязанностей и полномочий между исполнителями по приему (оформлению), контролю первичных учетных документов при осуществлении операций и отражении их в бухгалтерском учете, формированию отчетности;

соблюдение установленного банком документооборота и учетной политики в целях снижения операционного риска.

Поскольку баланс в банке составляется ежедневно, то отражение в бухгалтерском учете операций требует ограничения времени в течение календарного дня для обслуживания клиентов и совершения операций банка. Такое время ограничивается понятием «операционный день».

Основными составляющими организации операционного дня в банке являются:

обеспечение единого подхода к срокам отражения операций, совершенных в течение операционного дня, в регистрах бухгалтерского учета;

прием (оформление), контроль первичных учетных документов при осуществлении операций и отражении их в бухгалтерском учете;

распределение обязанностей и полномочий между ответственными исполнителями по приему (оформлению), контролю первичных учетных документов при осуществлении операций и отражению их в бухгалтерском учете, формированию отчетности;

соблюдение установленного банком документооборота с учетом требований нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь, учетной политики банка в целях снижения операционного риска [13].

Операционный день - деятельность банка в течение рабочего дня, которая связана с приемом, оформлением, контролем первичных учетных документов клиентов и банков, отражением их в бухгалтерском учете, завершением обработки информации и формированием ежедневного баланса.

Операционный день банка состоит из банковского дня и времени завершения обработки информации с обязательным формированием ежедневного баланса не позднее начала следующего операционного дня. Время начала и завершения операционного дня определяется приказом (распоряжением) руководителя банка в пределах календарного дня, кроме государственных праздников и праздничных дней, установленных и объявленных нерабочими в соответствии с законодательством.

Банковский день - часть операционного дня банка, в течение которого происходит обслуживание клиентов и структурных подразделений банка, то есть прием, оформление, контроль первичных учетных документов и отражение операций по этим документам в бухгалтерском учете. Время начала и окончания банковского дня с учетом режима работы платежных систем устанавливается в приказе руководителя банка и доводится до сведения клиентов.

Все операции по документам клиентов, поступившим в течение банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете в этот же день, а по документам, поступившим по истечении времени банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете не позднее следующего банковского дня.

Операции, осуществленные в выходные дни, объявленные банком или установленные законодательством рабочими днями, отражаются в бухгалтерском учете в порядке, определенном для рабочих дней.

Операции, осуществленные в обычный выходной день, отражаются в бухгалтерском учете в первый рабочий день, следующий за ним.

Расчетные и кассовые документы оплачиваются с текущих (расчетных) счетов за счет средств на этих счетах на начало операционного дня с соблюдением очередности платежей, установленной законодательством. Порядок использования средств, поступивших в течение банковского дня, может быть предусмотрен в договоре текущего счета с учетом требований законодательства.

Организация учетной работы предполагает осуществление банком внутреннего контроля. Внутренний контроль направлен на:

обеспечение сохранности денежных средств и ценностей;

соблюдение требований по оформлению первичных учетных документов;

своевременное исполнение первичных учетных документов;

перечисление и зачисление денежных средств в соответствии с реквизитами, указанными в первичных учетных документах.

Внутренний контроль бывает текущий и последующий.

Текущий контроль осуществляется при открытии счетов, приеме первичных учетных документов к исполнению, на всех этапах обработки информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете. В целях усиления контрольных функций банк самостоятельно определяет перечень операций, по которым осуществляется дополнительный контроль, то есть такие операции не могут быть совершены единолично одним исполнителем.

Последующий контроль предусматривает проверку правильности учета и оформления соответствующими документами совершенных операций. Последующий контроль направлен на вскрытие причин выявленных нарушений порядка совершения операций и ведения бухгалтерского учета и на принятие мер к устранению недостатков.

При отражении операций в бухгалтерском учете могут быть допущены ошибки, как в составлении бухгалтерских записей, так и в перечислении неправильных сумм. Поэтому появляется необходимость исправить допущенные ошибки. Отличительной особенностью бухгалтерского учета в банках является то, что при исправлении ошибок необходимо совершить бухгалтерскую проводку.

Исправление ошибочных записей в результате технической ошибки осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Национального банка [13].

Бухгалтерская проводка по исправлению ошибок в банке оформляется мемориальным ордером, в котором указываются:

дата совершения ошибки;

номер и дата документа, по которому была совершена ошибка;

причина возникновения ошибки;

ссылка на заявление банка или клиента (в случае поступления такого заявления).

Ошибки классифицируются на ошибочные записи и технические ошибки.

Ошибочная запись - это запись в лицевом счете, произведенная в результате ненадлежащего исполнения ответственным исполнителем документов, используемых при оформлении и совершении внутрибанковских операций.

Исправление ошибочной записи производится путем «сторно», т.е. обратной проводкой по тем счетам, по которым была допущена ошибочная запись, или путем отражения сумм на соответствующих счетах по экономическому смыслу.

Например, была совершена следующая запись:

Дт 3014

Кт 3114

а необходимо было сделать запись:

Дт 3014

Кт 3404

Исправление можно сделать путем обратного «сторно»:

Дт 3114

Кт 3014,

 

а затем совершить правильную запись:

Дт 3014

Кт 3404

Либо путем отражения сумм на соответствующих счетах по экономическому смыслу:

Дт 3114

Кт 3404

При неправильном перечислении суммы «сторно» можно сделать либо в полной сумме, а затем перечислить правильную сумму, либо путем частичного сторнирования суммы, например, перечислено 150000 рублей со счета 3014 на счет3114, а необходимо было перечислить 15000 рублей. При полном сторнировании совершается проводка:

Дт 3114

Кт 3014 на сумму 150000 рублей

и затем перечисляется правильная сумма:

Дт 3014

Кт 3114 на сумму 15000 рублей.

При частичном сторнировании совершается проводка на разницу между правильной суммой и неправильно перечисленной суммой (150000 - 15000 = 135000 рублей):

Дт 3114

Кт 3014 на сумму 135000 рублей

Таким образом, на счете 3114 останется зачисленной сумма 15000 рублей, т.е. сумма, которую необходимо было перечислить первоначально.

Техническая ошибка - это ошибка, допущенная ответственным исполнителем при осуществлении операций по банковскому переводу, повлекшая ненадлежащее исполнение платежных инструкций клиента или банка-корреспондента.

Исправление таких ошибок производится в соответствии с условиями договора текущего счета, заключенного между банком и клиентом в следующем порядке.

В случае необоснованного списания средств, зачисления средств ненадлежащему бенифициару, перевода денежных средств в большей сумме, банк принимает меры к их возврату. Порядок и сроки возмещения клиенту средств оговариваются в договоре.

При переводе или зачислении средств в меньшей сумме банк переводит или зачисляет недостающую сумму, если в договоре не предусмотрены другие условия.

Возврат средств, зачисленных в большей сумме, зачисленных ненадлежащему бенифициару осуществляется на основании платежных инструкций бенифициара, если в договоре не оговорено иное, либо в судебном порядке.

Учет и использование бланков строгой отчетности ведется в соответствии с Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 196 от 18.12.2008, Инструкцией по использованию и бухгалтерскому учету бланков строгой отчетности банками Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Совета директоров Национального банка Республики Беларусь № 273 от 24.08.2009 и локальными нормативными правовыми актами Банка.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств. Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем банка. Результаты годовой инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете по соответствующим счетам до даты утверждения годового отчета.

Финансовая (бухгалтерская) отчетность составляется на основании данных синтетического и аналитического учета, подтверждается первичными учетными и другими документами и содержит показатели финансовой деятельности банка.

Финансовая отчетность подразделяется на:

Годовую финансовую отчетность - годовой отчет банка;

Промежуточную финансовую отчетность.

Формы финансовой (бухгалтерской) отчетности, форматы файлов и сроки представления информации регламентируются нормативными правовым актами Национального банка Республики Беларусь.

При составлении годового отчета банк руководствуется Инструкцией по составлению годового отчета банками Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.11.2006 №323, Инструкцией по составлению отчета о движении денежных средств, утвержденной Постановлением Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 06.12.2007г. №373, а также действующими на момент составления отчетности Национальными стандартами финансовой отчетности, утвержденными Постановлениями Совета директоров Национального банка Республики Беларусь.

В состав годового отчета входят:

Бухгалтерский баланс;

Отчет о прибыли и убытках;

Отчет об изменении капитала, включая сведения о совокупном доходе;

Отчет о движении денежных средств;

Пояснительная записка, включающая информацию об основе подготовки годового отчета, принятой банком учетной политике, раскрытии информации, требуемой действующими национальными стандартами финансовой отчетности, другой дополнительной информации.

Годовой отчет составляется в валюте Республики Беларусь - белорусских рублях. Все активы и обязательства в иностранной валюте отражаются в национальной валюте по официальному курсу, установленному Национальным банком Республики Беларусь к соответствующей иностранной валюте на последний календарный день отчетного года.

Финансовая отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером банка либо лицами, ими уполномоченными. На всех формах годового отчета проставляется дата их подписания.

Годовой отчет банка подлежит обязательной проверке и подтверждению независимой аудиторской организацией.

Ответственность за своевременное, полное и качественное составление годового отчета возлагается на руководителя и на главного бухгалтера банка.

Учетная политика обеспечивает формирование полной и достоверной информации о финансовом положении, финансовых результатов деятельности и движения денежных средств Банка.

Таким образом, учетная политика - это ряд процедур и методов бухгалтерского учета, выбранных и последовательно применяемых организацией, считающей, что именно данные процедуры и методы наилучшим образом, соответствующим условиям деятельности и требованиям полного представления результатов и финансового положения. А назначение же учетной политики состоит в том, чтобы четко объяснить пользователям бухгалтерской и налоговой отчетности, на основании каких конкретных правил сформирована отчетность организации. Организационные аспекты очень важны, т.к. без них невозможно формирование полноценной учетной политики.

Инструкция предоставляет руководителю и специалистам банка больше свободы и возможностей при выборе и определении системы организации бухгалтерского учета и отчетности в банке.