ВОПРОС 5 Контроль как функция менеджмента.

Контроль – это управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы предприятия; процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей.

Контроль устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины.

Контроль называют также обратной связью. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. Цель контроля состоит не в том, чтобы «поймать», «уличить», «схватить», главное – оказать работникам помощь в осуществлении желательной линии поведения
Необходимость контроля (назначение): Исчезает неопределенность.
Никакие тщательно разработанные планы и программы не смогут учесть всё, что нужно.

Контроль нужен для того, чтобы корректировать деятельность фирмы и устранять неопределенность:

- изменение законов
- специализация и разделение труда
- изменение технологии
- неправильно выбранная структура
- конкуренция
- человеческие ресурсы
• Предупреждение возникновения кризисных ситуаций.
Ошибки и проблемы, возникающие в работе, переплетаются, если их вовремя не исправить, с помощью контроля можно фиксировать ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
• Поддержание успеха.
Контроль выявляет не только ошибки, но и успех. Он помогает определить, какие именно направления деятельности наиболее эффективны.

Контрольный «Трезубец»:
1.Предварительный контроль – ведется до начала работы.

контролируются ресурсы – человеческие, материальные, финансовые.

2.Текущий контроль – измеряются фактические результаты работы, идет информация, работает обратная связь с исполнителями, корректируются отклонения.
3.Заключительный контроль – фиксируют итоговые результаты, оцениваются движение к цели и отклонения, определяются санкции (вознаграждение или наказание).

Требования к контролю:1. Стратегическая направленность;2. Ориентация на результаты; 3. Соответствие делу;4. Своевременность;5. Гибкость 6. Простота.7. Экономичность.

 

Формы:

1. предварительный контроль: управленческий (позволяет определить, принято ли управленческое решение, правильно ли оно оформлено, доведено ли это решение до исполнителя, понимают ли они это решение, компетентность, добросовестность служащих) и ресурсный (достаточно ли ресурсов, качество сырья и материалов).

Проводится до фактического начала работ, призван предотвращать потенциальные ошибки. Но возможно смещение ответственности (виновный будет валить вину на контролера, говоря, что эту ошибку он должен был предотвратить).

2. текущий контроль – основная форма. Контроль за тем как идет ход выполнения работ. Характерен для производственных процессов. Требует быстрого поступления информации по каналу обратной связи. Выступает как учет материальных ресурсов, необходим также в отношении персонала, но не должен превышать определенного уровня.

3. итоговый контроль определяет результаты работы. Включает контроль качества. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

ВОПРОС 6 Сущность функции планирования. Виды и этапы внутрифирменного планирования.

Содержание планирования как функция управления предприятием состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития производства с учетом материальных источников его обеспечения и спроса рынка.

Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития всей организации и каждого подразделения в отдельности на установленный период, определения хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации, выявления материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.

Таким образом, назначение планирования как функции менеджмента состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятий. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным подразделением и всем предприятием.

Внутрифирменное планирование – это процесс разработки и корректировки плана, включающий предвидение, обоснование, концентрацию и описание деятельности организации на ближайшую и отдаленную перспективу.

Утвержденный руководителем план организации имеет силу приказа для указанных в нем лиц и структурных единиц.

В плане указываются:

- цель деятельности организации и ее структурных подразделений на плановый период и количественно выраженная система показателей;

- средства достижения цели (финансовые, материальные, трудовые и информационные ресурсы);

- методы и сроки увязки целей и средств по этапам на весь период действия плана;

- этапы и сроки выполнения работ;

- исполнители плана по срокам и видам работ;

- методы, этапы и средства контроля выполнения плана.

Планирование включает следующие этапы:

- определение и обоснование основной цели и задач организации;

- установление конкретных показателей и заданий, необходимых для выполнения поставленных задач;

- детализация заданий по видам и объемам работ, конкретным рабочим местам и срокам исполнения;

- детальные расчеты затрат и получаемых результатов на весь период планирования

Виды планов:

1) По длительности планового периода:

- стратегические планы составляются на 10-15 лет на основе прогнозов виденья организации в будущем;

- долгосрочные планы составляются на базе стратегического плана на 5-10 лет. Они носят описательный характер и определяют общую стратегию деятельности организации;

- среднесрочные планы составляются исходя из долгосрочного плана и содержат конкретные цели и цифры на 2-5 лет;

- текущие (годовые) планы разрабатываются на основе среднесрочных планов и уточняют его показатели;

- оперативно-производственные планы уточняют задания годового плана на более короткие отрезки времени (месяц, декада, смена, час) и по отдельным производственным подразделениям (цех, участок, бригада, рабочее место).

2) По функции назначения:

- производственные (изготовление продукции);

- коммерческие (сбыт готовой продукции и материально-техническое обеспечение предприятия);

- инвестиционные и способствующие техническому развитию производства;

- планы по труду и заработной плате;

- финансовые планы.

3) По уровням управления предприятия:

- общефирменные (по организации в целом);

- цеховые;

- планы работ отделов, лабораторий;

- планы работ участков и бригад.