VII. Документальный фонд ФСИН России

 

7.1. Разработка и ведение номенклатурных дел

 

277.  ФСИН России формирует свой документальный фонд
из образующихся в процессе его деятельности документов. Разрабатывает
и утверждает по согласованию с Федеральным архивным агентством перечень архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений
и органов УИС, с указанием сроков хранения.

278.  Формирование документального фонда осуществляется управлением делами ФСИН России путем составления номенклатуры дел ФСИН России (далее – номенклатура дел, если иное не оговорено особо), формирования
и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив ФСИН России.

279.  Номенклатура дел ФСИН России – ежегодно оформляемый
в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, отражающих всю документационную деятельность структурных подразделений, а также личные дела, документы, присланные для сведения.

280.  Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков
их хранения и поиска документов.

281.  Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения.

282.  Номенклатура дел составляется на основании Положения
о ФСИН России, Регламента ФСИН России о структурных подразделениях
и других документов, регламентирующих деятельность ФСИН России,
а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности ФСИН России.

 

 

283.  В ФСИН России составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 18) и ФСИН России (приложение № 19).

 Номенклатура дел в структурном подразделении составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом ФСИН России, управлением делами ФСИН России, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется
до 1 октября текущего года в управление делами ФСИН России.

284. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в управление делами
ФСИН России.

285. Номенклатура дел ФСИН России составляется управлением делами ФСИН России из номенклатуры дел структурных подразделений.

286. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архив ФСИН России и Центральная экспертная комиссия ФСИН России (далее – ЦЭК ФСИН России)

287. Номенклатура дел ФСИН России (один раз в 5 лет) согласовывается
с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее – ЭПК Государственного архива Российской Федерации),
в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности ФСИН России документы Архивного фонда Российской Федерации. Номенклатура дел, подписанная начальником управления делами ФСИН России, согласовывается с ЦЭК ФСИН России и до 20 декабря текущего года утверждается директором ФСИН России. Номенклатура дел вводится
в действие с 1 января следующего года.

288. После утверждения номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел.

289. Номенклатура дел ФСИН России готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело управления делами ФСИН России, второй используется в управлении делами ФСИН России как рабочий экземпляр, третий – применяется в архиве ФСИН России, четвертый направляется в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел ФСИН России. Рабочий экземпляр номенклатуры дел ФСИН России может вестись
в управлении делами ФСИН России и в электронном виде.

290. В случае изменения функций и структуры ФСИН России номенклатура дел ФСИН России подлежит переработке и согласованию
с ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

291. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

292. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления служебной деятельности ФСИН России
в соответствии с Положением о ФСИН России.

293. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей
из следующих граф:

а) В графе 1 «Индексы дел» проставляются индексы каждого
дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного
в ФСИН России цифрового обозначения структурного номера (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в разделе, например: индекс дела 1-1, где 1 – структурный номер управления делами  ФСИН России, 1 – порядковый номер заголовка дела «Федеральные конституционные законы, федеральные законы. Копии».

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дел для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

Для переходящих дел индекс дела сохраняется.

б) В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов документов или разновидностей документов, в заголовке дела указывается наименование видов документов, например: «Приказы ФСИН России
по основной деятельности».

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и др.), вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов                «ФСИН России» или «структурного подразделения»; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанными последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (обзоры, сводки, аналитические справки, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о командировках сотрудников управления (справки, докладные записки, акты и др.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: «Переписка
 с территориальными органами ФСИН России по организационно-штатным вопросам».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка
 по финансово-хозяйственной деятельности» или «Переписка по вопросам отвода земельных участков и капитального строительства».

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Минюстом России по вопросам основной деятельности ФСИН России».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц указывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка
с архивами субъектов Российской Федерации по организации
и ведению архивной работы»;

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с прокуратурой Красноярского края по вопросам содержания осужденных».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты по финансово-хозяйственной деятельности  ФСИН России» или «Полугодовые планы основных мероприятий ФСИН России»,
или «Квартальные планы работ управления».

Заголовок дела может быть дополнен следующими элементами:

наименование учреждения или органа УИС или других учреждений, органов и организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты только копии документов).

 Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем по необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования
и оформления дел.

в) Графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года.

г) В графе 4 «Срок хранения дела, номера статей» указывается срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных  документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций,
с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558  (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный номер № 18380) (далее – Перечень типовых документов), перечнем управленческих архивных документов, образующихся
в процессе деятельности учреждений и органов УИС, с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом ФСИН России, или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве срок хранения;

д) В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел
(в том числе в электронном виде), о переходящих делах, выделении дел
к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для их продолжения.

Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

 По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись
о количестве заведенных дел (томов).

294. Закрытая номенклатура дел структурных подразделений текущего года представляется в управление делами ФСИН России до 15 марта следующего года.

 

7.2. Формирование номенклатурных дел

 

295. Исполненные документы в целях обеспечения их учета, сохранности
и быстрого поиска формируются в дела.

296. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела
в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

297. Дела в ФСИН России формируются децентрализованно,
т.е. в структурных подразделениях.

298. В каждом структурном подразделении выделяются работники (исполнители), ответственные за сохранность документов и формирование их
в дела. Руководители структурных подразделений и указанные работники (исполнители) обеспечивают сохранность документов и дел.

299. Документы постоянного и временного хранения формируются
в разные дела. В дела помещаются только исполненные документы.

300. Документы, исполненные и направленные работниками «В дело», группируются в дела текущего делопроизводства одного года, за исключением переходящих дел.

301.  В дела объединяются документы одного вида или содержания (тематики) и срока хранения.

302. Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру, определяются
в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

303. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок работником (исполнителем) формируются в дела в соответствии
с номенклатурой дел.

304. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:

а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие
по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в) помещать приложения вместе с основными документами;

г) группировать в дело документы одного календарного года,
за исключением переходящих дел;

д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

ж) помещать в дела факсограммы, телеграммы на общих основаниях;

з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);

к) по объему дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
не должно превышать 250 листов, а дело временного (до 10 лет включительно) хранения толщина не должна превышать 4 см. При превышении данных объемов заводится второй том.

л) при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2».

305. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или их сочетании.

306. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам
и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов
по личному составу.

Приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по личному составу
по командировкам, отпускам работников.

 

307. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

308. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

309. Документы коллегии ФСИН России группируются в два дела:
а) протоколы и решения коллегии ФСИН России; б) документы к заседаниям коллегии ФСИН России.

310. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке
по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же,
как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

311. Положения, уставы, инструкции, утвержденные приказами (распоряжениями), являются приложениями к ним и группируются вместе
с указанными документами. Помещаются они непосредственно
за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, уставы, инструкции имеют утверждающий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

312. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки
и другие документы группируются в дела того года, к которому они относятся
по своему содержанию (например, отчеты за 2004 год должны быть отнесены
к делам 2004 года, хотя они и составлены в 2005 году).

313. Карточки лицевых счетов на выплату заработной платы группируются в самостоятельные дела по годам заведения и располагаются
в них строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

314. Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки
по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

315. Исполненные электронные документы систематизируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел ФСИН России, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например: «Переписка
об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы».

316. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

317. Дела со дня их заведения до передачи в архив ФСИН России
или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы
с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

318. В структурных подразделениях дела размещают в рабочих комнатах
и специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их полную сохранность и защиту
от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.

319. Дела документального фонда ФСИН России, находящиеся
на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, а также перед передачей
в архив ФСИН России проводится проверка наличия и состояния документов
и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия
их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится
при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации ФСИН России или ее структурного подразделения.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.

320. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для росписи в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более 30 дней и после его истечения подлежат возврату.

321. Иным органам государственной власти Российской Федерации
и другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов
с разрешения директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) или его заместителей.

 

322. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся
на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование
и хранение дел, а на их место вкладывается карта-заместитель дела с указанием,   когда, кому и на какой срок выдан документ.

323. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается
в исключительных случаях и производится с разрешения директора              ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 

7.3. Правила оформления номенклатурных дел

 

324. Номенклатурные дела ФСИН России оформляются (готовятся
к архивному хранению) управлением делами ФСИН России совместно с другими структурными подразделениями после завершения календарного года.

325. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу, предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела
по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

326. Обложка (титульный лист) дела постоянного и временного хранения
и по личному составу (приложение № 20) оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) производят, как правило, черной тушью. Допускается оформлять обложки дел черными, фиолетовыми, синими чернилами или пастами, разборчиво, без сокращений. Допускается наклеивать титульный лист на обложку дела, оформленный машинописным или типографским способом.

 

327. На обложке дела указываются реквизиты: наименование
ФСИН России и структурного подразделения; делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

а) наименование федерального органа исполнительной власти (Федеральная служба исполнения наказаний) – указывается полностью,
в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования.
В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, ФСИН России была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под прежним его наименованием пишется и новое наименование;

б) наименование структурного подразделения – записывается
в соответствии с утвержденной структурой ФСИН России;

в) делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит
из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома,
на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

г) заголовок (наименование) дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации
(в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам»), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

д) дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания дела
в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию,
а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения), даты которых выходят за крайние даты дела то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы
и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку,
то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа,
а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа,
а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

е) количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа- заверителя дела.

 

ж) реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится
на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки
его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых документов, или
в перечне управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений и органов УИС, с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом ФСИН России (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются,
а сверху или рядом пишутся новые данные).

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

з) архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи
и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется
в архиве ФСИН России чернилами только после включения этих дел
в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

328. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Государственного архива Российской Федерации, в который будут передаваться дела, кодов Государственного архива Российской Федерации
и ФСИН России по Общероссийскому классификатору предприятий
и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

329. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения:
при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

330. Наименования ФСИН России и структурного подразделения, год
и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

331. Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью работника, ответственного за ведение делопроизводства.

332. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, порядковой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

333. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

334. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

335. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные
и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

336. Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.
Если в деле имеется  лист, сложенный и подшитый за середину, то такое дело подлежит переоформлению (перешивке).

337. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов.
Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

338. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются
как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи
и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».

339. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

340. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

341. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом прежние номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом прежняя заверительная надпись зачеркивается,
но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись,
или опись составляется заново.

342. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах
при подготовке их к сдаче в архив ФСИН России допускается
по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

343. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись (приложение № 21), которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.)
и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

344. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов
в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

345. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 22), которая содержит сведения
о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках
и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений
к делу и количество листов внутренней описи.

346. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются
во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

347. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем
с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи
и при необходимости скрепляется печатью.

348. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела и нумеруются арабскими цифрами, порядковой нумерацией. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

349. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками
в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст  на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

350. Поручения руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело, нумеруется очередным порядковым номером.

351. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки)
из документов удаляются.

352. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов
и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

353. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются
в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами
и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений
к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

354. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы
с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы
с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

355. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229x324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

356. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

 

357. Для предохранения документов от механической порчи на первом
и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

358. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

359. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

360. Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, заверительные надписи не составлять.

Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме
(б