Регистрация поступающих документов

167.  Все поступившие документы независимо от способа их доставки
(за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной централизованной регистрации в день поступления группой входящей корреспонденции в электронной базе данных,
в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.

В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются
на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно», передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан –
в течение трех дней.

168. Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу, с обязательным указанием количества листов документа и приложения к нему. В указанный оттиск от руки вписываются дата регистрации документа и его регистрационный номер в электронной базе данных. На первом листе каждого приложения ставится оттиск штампа или указывается: «Приложение к вх. № ______» и дата регистрации.

Реквизит «Регистрационный номер» входящего документа оформляется группой входящей корреспонденции и состоит из его порядкового номера
в пределах календарного года в электронной базе данных.

Если при регистрации поступивших документов, используется технология штрих-кодирования, то на документе помещается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа,
его тематику, краткое содержание, вид документа и др.

При регистрации документа, поступившего в пакете с пометкой «Лично»,
в электронной базе делается запись «Пакет с пометкой «Лично».

169.  На документах, подлежащих возврату, регистрационный штамп
и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа.

170.  При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером.

171.  Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в течение дня направляются адресатам.

172.  Зарегистрированные и предварительно рассмотренные документы для вынесения указания по их исполнению направляются:

начальнику управления делами ФСИН России для доклада директору ФСИН России;

первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России
по направлениям деятельности;

в структурные подразделения.

173.  В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота ФСИН России используются обязательные сведения
о документах:

1) Адресант.

2) Адресат.

3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4) Вид документа.

5) Дата документа.

6) Номер документа.

7) Дата поступления документа.

8) Входящий номер документа.

9) Исходящий номер и дата документа.

10) Краткое содержание документа.

11) Индекс дела.

12) Сведения о переадресации документа.

13) Количество листов основного документа.

14) Количество приложений к документу.

15) Общее количество листов приложений.

16) Указания по исполнению документа.

17) Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18) Отметка о конфиденциальности.

 

Состав обязательных реквизитов при регистрации документа
в зависимости от характера и задач использования информации может дополняться другими реквизитами регистрации: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору, ключевые слова; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа(проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом).

174. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы,
не требующие исполнения, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты; плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы, бланки документов.

 

 

5.4. Порядок рассмотрения документов руководством ФСИН России
и доведение документов до исполнителей

175.  Документы директору ФСИН России (лицу, исполняющему
его обязанности), первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России передаются на рассмотрение только после их регистрации. К ним прилагаются оформленные на отдельных листах проекты поручений, в которые включаются: фамилии, инициалы должностных лиц, которым даются поручения, регистрационные номера входящих документов, инициалы и фамилия директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности), первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, даты поручений.

176.  Проекты поручений директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) оформляются управлением делами ФСИН России.

Проекты поручений первого заместителя (заместителей) директора    ФСИН России оформляются их секретарями.

Тексты подписанных директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями)  директора ФСИН России поручений вносятся управлением делами ФСИН России в электронные регистрационные карточки электронной базы данных.

Подготовку копий документов с поручениями первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России осуществляют их секретари.

177.  После рассмотрения директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России документы возвращаются в управление делами     ФСИН России для перенесения указаний по исполнению документа                       в электронные регистрационные карточки электронной базы данных.

 

 

178.  В соответствии с указаниями по исполнению рассмотренные документы направляются структурным подразделениям только через управление делами ФСИН России. При этом подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения – ответственному исполнителю,
а соисполнителям – электронные копии документов.

179.  Для ознакомления руководителей структурных подразделений
и их работников с полученным документом используется лист ознакомления (приложение № 16).