Телеграмма, направляемая по каналам ведомственной связи          ФСИН России

 

148.  Телеграмма, направляемая по каналам ведомственной связи       ФСИН России, оформляется без реквизитов бланка в одном экземпляре            (при регистрации в управлении делами снимается электронная копия                     с подписанной телеграммы, оригинал с отметкой об отправке помещается             в номенклатурное дело структурного подразделения) следующим образом:

а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы. Например: СРОЧНАЯ;

 

б) под категорией телеграммы размещается реквизит «Наименованиедокумента» – ТЕЛЕГРАММА;

в) после наименования документа помещается реквизит «Адресат »
с обязательным указанием города, наименования конкретного учреждения или органа УИС, фамилии его руководителя, при направлении другим организациям номера его абонентского телеграфа. При направлении телеграммы в несколько адресов адресная часть текста при количестве 5 адресатов пишется в телеграмме, свыше 5 – составляется рассылочная ведомость (в этом случае в реквизите «Адресат» указывается общее наименование учреждений и органов УИС) (приложение№ 15);

г) текст телеграммы оформляется, как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами);

д) визы собираются на оборотной стороне последнего листа телеграммы;

е) после текста телеграммы размещается реквизит «Подпись»
с указанием должности, специального звания (классного чина), фамилии
и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму.

Телеграммы подписывают директор ФСИН России и его заместители,
в исключительных случаях (по поручению директора ФСИН России или лица, исполняющего его обязанности) – руководители структурных подразделений;

ж) под реквизитом «Подпись» в левом нижнем углу телеграммы указываются фамилия исполнителя с инициалами и его телефон.

Изменения в тексте должны быть заверены подписью должностного лица, подписавшего телеграмму.

Разрешение на отправку подписанной телеграммы с отметкой «СРОЧНАЯ» визируется должностным лицом, подписавшим телеграмму,
в верхнем поле документа.

Электронный документ

149. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным
в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется
по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.

150. Для подтверждения подлинности электронных документов
в ФСИН России используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок), создаваемых в электронной форме,
в системе электронного документооборота ФСИН России могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

Электронные документы исполняются в файлах с расширениями, используемыми Microsoft Office Word и Microsoft Office Excel. При подготовке электронного документа в другом формате исполнитель в электронном сообщении указывает программное средство для открытия этого документа.

Общий объем передаваемой информации не должен превышать 2 Мб.

При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФСИН РОССИИ

151.  Движение документов в ФСИН России с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образуют документооборот, который состоит из следующих документопотоков:

входящий;

исходящий;

внутренний.

Доставка документов

152.  Доставка документов вФСИН России осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, электрической связи
и по каналам межведомственного электронного документооборота.

153.  Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской и специальной связью – срочная корреспонденция органов государственной власти Российской Федерации; электрической связью – факсимильные и электронные сообщения.

154.  В управлении делами ФСИН России для доставки документов
в пределах г. Москвы в исключительных случаях назначаются специально выделенные работники, которым сдаются пакеты для отправки.

155.  Доставка документов осуществляется на специально закрепленных
за управлением делами ФСИН России для этих целей автомобилях, которые должны быть оборудованы средствами радиосвязи. Перевозка служебных документов городским и общественным транспортом запрещена.

156.  Ответственность за организацию отправки и доставки документов возлагается на начальника управления делами ФСИН России.

157. Доставка (отправка) документов осуществляется по реестру или разносным книгам. Служебные документы адресатам в пределах г. Москвы могут передаваться работниками управления делами ФСИН России
по принадлежности под роспись в реестре через экспедиторов, фельдъегерей, курьеров или под роспись в разносной книге.