Повышаем эффективность работы секретаря

 

Итак, что сделать, чтобы ваши секретари не оптимизировали работу под себя и не выполняли ее так, как, по их мнению, лучше?

Для начала вам следует понять, что секретарь выступает в роли проводника, который по нужной вам дороге приводит людей к вам на собеседование. Поскольку он продает работу по телефону, очень важно, что он говорит позвонившим соискателям.

Первое, что нужно сделать, – составить вместе с секретарем полный продающий текст. Не забывайте, что информация дается по телефону, а значит, ограничена в количестве. Его основная задача – заинтересовать, заинтриговать и заставить людей прийти на собеседование.

Таким образом, в вашем тексте должна быть краткая информация о компании и работе, выгоды соискателя и фильтры, позволяющие отсеять профнепригодных, плюс призыв к действию.

Очень важно, чтобы текст был составлен и написан. Однако когда звонит соискатель, вести разговор строго по тексту получается редко. Всегда есть отступления на дополнительные вопросы потенциального работника.

Нужно сообщить секретарю о необходимости подходить к вам за ответами на те вопросы, которые отсутствуют в написанном тексе.

Очень важно контролировать, чтобы все дополнительные вопросы проходили через вас. Если секретарь не получит правильного ответа от вас, он придумает его сам, сделает так, как хочется ему.

Еще нужно строго ограничить информацию, которую секретарь имеет право давать.

Немаловажно, чтобы у вашего сотрудника всегда был перед глазами перечень тем, которые он не должен обсуждать с претендентом. Никогда! Должен быть заготовлен текст, уводящий разговор от запретной темы в нужное вам русло.

Итак, разговор секретаря не подразумевает никакой самостоятельности с его стороны, но дает определенную степень свободы. Его задача – отсеять того, кто не нужен, а всех остальных привести к вам.

 

«Говорилки» для секретаря

 

Чтобы секретарь выполнял поставленные задачи более четко, нужно прописать так называемую «говорилку». В предыдущей главе мы выяснили, насколько это важно.

Поэтому серьезно отнеситесь к подготовке текста для вашего, по сути, менеджера по персоналу. Текст должен чем‑то напоминать рекламный и состоять из нескольких частей.

1. Фильтр – на первом этапе секретарь должен отсеять тех, кто не подходит вам по определенным критериям, которые вы обозначили: возраст, пол, опыт, наличие автомобиля и т. д. Это необходимо для того, чтобы не тратить время на ненужного соискателя.

2. Небольшой рекламный текст с информацией о вашей компании, работе, обязанностях и выгодах соискателя, средней заработной плате. Этот блок должен преподнести вашу работу исключительно с позитивной стороны.

3. Запись на собеседование. На этом этапе секретарь выясняет, где человек территориально находится, чтобы понять, на какое время назначить собеседование. Эффективнее всего проводить его в день звонка. Если вы переносите собеседование на другой день, у соискателя появляется время найти себе другую работу. Претендентам нельзя давать такую возможность. Поэтому задача секретаря – пригласить позвонившего приехать к вам на собеседование в тот же день.

4. Необходимые документы. Задача секретаря – сказать соискателю о необходимости приехать к вам с полным комплектом документов, необходимых для проведения собеседования. Он вполне может озвучить, что при отсутствии паспорта разговор не состоится.

 

Продать работу на собеседовании

 

Уходим от резюме

 

А как же резюме?

 

После рекомендаций, данных выше секретарю, у вас может возникнуть вопрос: а как же резюме? Ведь вы привыкли их собирать. Чтобы получить ответ, обратимся к поисковику, например «Яндексу».

Он выдаст минимум 13 миллионов самых разных ответов по этой теме. Сейчас ни для кого не составит труда зайти в Интернет и скопировать оттуда отлично написанное резюме.

Таким образом, на сегодняшний день бумажные резюме себя просто исчерпали, поскольку правду в них почти никто не пишет. Сегодня они чаще всего составляются с единственной целью – обдурить работодателя. Соискатель красиво преподносит себя, вместо того чтобы вы ему красиво продали свою работу.

Так вот, самое лучшее резюме для вас – сбить с толку человека, которого мы ждем на работу, нестандартной анкетой. На третьем этапе продажи работы ваша задача – дать анкету человеку, пришедшему на собеседование.

 

Что скрывает анкета?

 

Итак, что мы подразумеваем, говоря о нестандартной анкете?

Прежде всего то, что их должно быть две – малая и большая.

При помощи малой анкеты вы должны получить от соискателя обязательную информация: ФИО, паспортные данные, сведения о регистрации и хотя бы об одном родственнике, а также о последнем месте работы с указанием телефонов.

Дальше можете писать все, что вам интересно узнать о претенденте и его опыте работы.

На первом собеседовании у соискателя обязательно должен быть с собой паспорт. Нет смысла тратить время на человека, который пришел без документа. На первом месте всегда должна быть безопасность – чем больше вы знаете о приходящих к вам людях, тем лучше.

То же относится к вопросу о родственниках и информации о последнем месте работы. Это необходимо, чтобы после собеседования вы могли собрать о претенденте максимально полную информацию.

Не менее важен вопрос о кредитах. Это позволяет понять величину обязательств и соотнести их с будущей зарплатой соискателя.

Если кредит не будет съедать весь его доход у вас, с человеком можно спокойно работать, поскольку заем станет в некотором роде стимулом к качественному выполнению своей работы.

Если же вы видите, что заработной платы, которую вы готовы платить, не будет хватать на покрытие кредита, рисковать не стоит. Хотя здесь решение принимать вам.

Итак, маленькая анкета заменяет резюме, заполняется, когда человек пришел на собеседование, и дает вам ряд преимуществ.

Во‑первых, вопросы задаете вы. Во‑вторых, у человека нет времени придумать красивые байки и возможности обмануть.

Так осуществляется подготовка к собеседованию. Человеку дают маленькую анкету, он ее заполнил. Не советуем разговаривать с тем, кто отказался это сделать. Это влияет на его подсознание. Претендент должен понимать, что действует порядок, который ради него никто нарушать не будет.

Только после этого мы переходим к следующему важному этапу рекрутинга – собеседованию. Посмотрим, что нужно, чтобы правильно его провести.